Dokumentacja pracownicza - jakie dokumenty pracodawca może przechowywać, a jakie powinien pobierać tylko do wglądu?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika. Dokumentację pracowniczą dzieli się na dwie części, tj. akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Powyższe nakłada na pracodawcę szereg różnych obowiązków w zakresie tego, co powinno się w takiej dokumentacji znaleźć.

Dokumentacja pracownicza

Jeżeli chodzi o akta osobowe, składają się one z czterech części:

  1. Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

    Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
    ODBIERZ PAKIET
    dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  2. dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  3. dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
  4. miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownikaodpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Ponadto, oddzielnie od akt osobowych pracodawca prowadzi również dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dokumentacja pracownicza obejmuje zatem szereg dokumentów, a tym samym bardzo dużą liczbę danych osobowych pracownika. Pracodawca powinien więc zachować szczególną ostrożność i gromadząc dokumentację postępować w zgodzie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 lit. c RODO. Zasada minimalizacji nakazuje, aby administrator, a w omawianym przypadku – pracodawca, przetwarzał dane osobowe, które pozostają adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Niewątpliwie, w zgodzie z zasadą minimalizmu będzie pozyskiwanie dokumentów, które pracodawca jest zobligowany gromadzić na podstawie przepisów prawa. Będą to wszelkie dokumenty składające się na dokumentację pracowniczą i wskazane wprost w treści Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: „Rozporządzenie”).  Lista dokumentacji wskazanej w Rozporządzeniu jest listą otwartą, co oznacza, że w poszczególnych częściach pracodawcy mogą przechowywać dodatkowe dokumenty, które wiążą się z przebiegiem zatrudnienia pracownika, np. polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z treścią Rozporządzenia, w aktach osobowych pracowników prowadzonych w postaci papierowej powinny zostać gromadzone jedynie kopie dokumentów, które są dostarczane przez pracownika w ramach onboardingu czy też w trakcie trwania stosunku pracy lub odpisy tych dokumentów. W związku z tym pracodawca ma prawo dokonywać kopii i przechowywać takie dokumenty jak np. świadectwo pracy, dyplom ukończenia studiów wyższych, certyfikaty/zaświadczenia potwierdzające umiejętności i kompetencje pracownika etc. Natomiast oryginałów takich dokumentów pracodawca może żądać jedynie do wglądu.

RODO w HR

Oczywiście nie jest tak, że pracodawca ma prawo wykonania kopii dowolnych dokumentów,  dlatego w zakresie gromadzenia dokumentacji pracowniczej powinien korzystać przede wszystkim z katalogu dokumentów, o którym mowa w treści Rozporządzenia.

Jakie dokumenty tylko do wglądu?

Niejednokrotnie pracodawcy mają potrzebę zweryfikowania poprawności danych osobowych, które przekazuje pracownik, czy też weryfikacji stanu faktycznego na potrzeby udzielenia określonych świadczeń. W związku z tym często pojawia się pokusa pozyskiwania kopii dodatkowych dokumentów, takich jak dowód osobisty, paszport, prawo jazdy czy też akt zgonu, akt urodzenia dziecka lub akt małżeństwa – w związku z wnioskiem o udzielnie urlopu okolicznościowego.

W tym miejscu należy podkreślić, że sporządzanie i przechowywanie kopii takich dokumentów, które z reguły zawierają dużo szerszy zakres danych osobowych o pracowniku niż ten, który realnie pozostaje niezbędny dla pracodawcy, stanowi działanie niezgodne z zasadą minimalizacji danych, a także prowadzi do przetwarzania przez pracodawcę danych bez właściwej podstawy prawnej. W związku z tym pracodawca w razie uzasadnionej potrzeby może jedynie żądać okazania ww. dokumentów do wglądu w celu zweryfikowania poprawności danych oraz oświadczeń pracownika, np. w przypadku złożenia przez pracownika oświadczenia o udzielenie urlopu okolicznościowego pracodawca ma prawo zażądać okazania do wglądu dokumentów uzasadniających udzielenie tego urlopu.

Innym przykładem może być żądanie przez pracodawcę okazania do wglądu dokumentu prawa jazdy, jeśli pracownik składa oświadczenie w zakresie posiadanych uprawnień do kierowania pojazdami lub prośba o okazanie dokumentu tożsamości w celu zweryfikowania danych wypełnionych przez pracownika w kwestionariuszu osobowym.    

Wyjątek w przypadku zatrudnienia cudzoziemców

Zakres dokumentacji gromadzonej w aktach pracownika będącego cudzoziemcem jest rozszerzony, co wynika ze szczególnych obowiązków ciążących na podmiocie zatrudniającym cudzoziemca. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, do świadczenia przez cudzoziemca pracy na terenie Polski niezbędne jest posiadanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracę, a także ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu w Polsce. Z kolei pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii tych dokumentów przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. W przepisach nie zostało jednak sprecyzowane, gdzie pracodawca powinien przechowywać kopie wspomnianych dokumentów.

W związku z tym przyjmuje się, że kopie takich dokumentów jak paszport, wiza, czy też dokumentów potwierdzających legalność pobytu i zatrudnienia pracownika będącego cudzoziemcem, mogą być przechowywane w jego aktach osobowych.

quiz

Sprawdź co pamiętasz - za poprawną odpowiedź nagroda!

Czy pracodawca ma prawo żądać od pracownika aktu urodzenia dziecka w związku z ubieganiem się przez tego pracownika o urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia mu się dziecka?

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia

Szkolenie RODO od podstaw

Szkolenie dla osób, które zaczynają swoją „przygodę” z RODO i z funkcją inspektora ochrony danych.

Zobacz więcej
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".

Czy umowy powierzenia zawieramy raz w roku czy musimy auaktualniać?

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry. Lorem Ipsum has been the industry's standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry. Lorem Ipsum has been the industry's standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

R.pr. Katarzyna Szczypińska