Dokumentacja pracownicza - jakie dokumenty pracodawca może przechowywać, a jakie powinien pobierać tylko do wglądu?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika. Dokumentację pracowniczą dzieli się na dwie części, tj. akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Powyższe nakłada na pracodawcę szereg różnych obowiązków w zakresie tego, co powinno się w takiej dokumentacji znaleźć.

Dokumentacja pracownicza

Jeżeli chodzi o akta osobowe, składają się one z czterech części:

  1. Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

    Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
    ODBIERZ PAKIET
    dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  2. dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  3. dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
  4. miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownikaodpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Ponadto, oddzielnie od akt osobowych pracodawca prowadzi również dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dokumentacja pracownicza obejmuje zatem szereg dokumentów, a tym samym bardzo dużą liczbę danych osobowych pracownika. Pracodawca powinien więc zachować szczególną ostrożność i gromadząc dokumentację postępować w zgodzie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 lit. c RODO. Zasada minimalizacji nakazuje, aby administrator, a w omawianym przypadku – pracodawca, przetwarzał dane osobowe, które pozostają adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Niewątpliwie, w zgodzie z zasadą minimalizmu będzie pozyskiwanie dokumentów, które pracodawca jest zobligowany gromadzić na podstawie przepisów prawa. Będą to wszelkie dokumenty składające się na dokumentację pracowniczą i wskazane wprost w treści Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: „Rozporządzenie”).  Lista dokumentacji wskazanej w Rozporządzeniu jest listą otwartą, co oznacza, że w poszczególnych częściach pracodawcy mogą przechowywać dodatkowe dokumenty, które wiążą się z przebiegiem zatrudnienia pracownika, np. polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z treścią Rozporządzenia, w aktach osobowych pracowników prowadzonych w postaci papierowej powinny zostać gromadzone jedynie kopie dokumentów, które są dostarczane przez pracownika w ramach onboardingu czy też w trakcie trwania stosunku pracy lub odpisy tych dokumentów. W związku z tym pracodawca ma prawo dokonywać kopii i przechowywać takie dokumenty jak np. świadectwo pracy, dyplom ukończenia studiów wyższych, certyfikaty/zaświadczenia potwierdzające umiejętności i kompetencje pracownika etc. Natomiast oryginałów takich dokumentów pracodawca może żądać jedynie do wglądu.

RODO w HR

Oczywiście nie jest tak, że pracodawca ma prawo wykonania kopii dowolnych dokumentów,  dlatego w zakresie gromadzenia dokumentacji pracowniczej powinien korzystać przede wszystkim z katalogu dokumentów, o którym mowa w treści Rozporządzenia.

Jakie dokumenty tylko do wglądu?

Niejednokrotnie pracodawcy mają potrzebę zweryfikowania poprawności danych osobowych, które przekazuje pracownik, czy też weryfikacji stanu faktycznego na potrzeby udzielenia określonych świadczeń. W związku z tym często pojawia się pokusa pozyskiwania kopii dodatkowych dokumentów, takich jak dowód osobisty, paszport, prawo jazdy czy też akt zgonu, akt urodzenia dziecka lub akt małżeństwa – w związku z wnioskiem o udzielnie urlopu okolicznościowego.

W tym miejscu należy podkreślić, że sporządzanie i przechowywanie kopii takich dokumentów, które z reguły zawierają dużo szerszy zakres danych osobowych o pracowniku niż ten, który realnie pozostaje niezbędny dla pracodawcy, stanowi działanie niezgodne z zasadą minimalizacji danych, a także prowadzi do przetwarzania przez pracodawcę danych bez właściwej podstawy prawnej. W związku z tym pracodawca w razie uzasadnionej potrzeby może jedynie żądać okazania ww. dokumentów do wglądu w celu zweryfikowania poprawności danych oraz oświadczeń pracownika, np. w przypadku złożenia przez pracownika oświadczenia o udzielenie urlopu okolicznościowego pracodawca ma prawo zażądać okazania do wglądu dokumentów uzasadniających udzielenie tego urlopu.

Innym przykładem może być żądanie przez pracodawcę okazania do wglądu dokumentu prawa jazdy, jeśli pracownik składa oświadczenie w zakresie posiadanych uprawnień do kierowania pojazdami lub prośba o okazanie dokumentu tożsamości w celu zweryfikowania danych wypełnionych przez pracownika w kwestionariuszu osobowym.    

Wyjątek w przypadku zatrudnienia cudzoziemców

Zakres dokumentacji gromadzonej w aktach pracownika będącego cudzoziemcem jest rozszerzony, co wynika ze szczególnych obowiązków ciążących na podmiocie zatrudniającym cudzoziemca. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, do świadczenia przez cudzoziemca pracy na terenie Polski niezbędne jest posiadanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracę, a także ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu w Polsce. Z kolei pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii tych dokumentów przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. W przepisach nie zostało jednak sprecyzowane, gdzie pracodawca powinien przechowywać kopie wspomnianych dokumentów.

W związku z tym przyjmuje się, że kopie takich dokumentów jak paszport, wiza, czy też dokumentów potwierdzających legalność pobytu i zatrudnienia pracownika będącego cudzoziemcem, mogą być przechowywane w jego aktach osobowych.

quiz

Sprawdź co pamiętasz - za poprawną odpowiedź nagroda!

Czy pracodawca ma prawo żądać od pracownika aktu urodzenia dziecka w związku z ubieganiem się przez tego pracownika o urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia mu się dziecka?

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".