Czy zaznaczenie przez pracownika w systemie CRM informacji, że osoba wyraziła zgodę na przesłanie oferty handlowej jest wystarczające?
ODPOWIEDŹ
Zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie (zasada rozliczalności). Ponadto zgodnie z art. 7 ust. 1 RODO, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.
W przypadku zgód obieranych telefonicznie najczęstszą stosowaną formą jest nagrywanie rozmowy, albowiem nagranie będzie stanowiło dla administratora dowód i będzie dawało możliwość wykazania, że osoba, której dane dotyczą taką zgodę rzeczywiście wyraziła. Samo zaznaczenie przez pracownika w CRM informacji o wyrażeniu zgody może zostać ocenione jako niewystarczające celem wykazania, że zgoda rzeczywiście została wyrażona. Rekomendowane będzie zatem nagrywanie rozmów, o ile zgody są odbierane w tej formie lub poprzez drogę mailową - elektroniczną. Będzie to stanowiło zabezpieczenie dla administratora danych.
