Czy pracownik może żądać od pracodawcy kopii wszystkich dokumentów, które podpisał, sporządził lub które zawierają jego dane osobowe?
PYTANIE SZCZEGÓŁOWE
Czy mogę od pracodawcy żądać podania spisu, gdzie zostały użyte moje dane osobowe, czy to w dokumentach, mailach, czy w wiadomościach wysyłanych z telefonów służbowych, i czy mam prawo zobaczyć treść tych wiadomości?
ODPOWIEDŹ
Co do zasady osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od administratora kopii swoich danych osobowych na podstawie art. 15 ust. 3 RODO. Prawo to obejmuje jednak w tym wypadku ściśle dane osobowe pracownika, a nie informacje, jakie zostały przekazane lub sporządzone razem z tymi danymi. Takie stanowisko zostało wyrażone zarówno w komentarzach do przepisów RODO, jak i w wyjaśnieniach samego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zgodnie z obowiązującą doktryną:
W wyniku wykonania prawa dostępu do danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię danych osobowych we wskazanym przez siebie formacie. Jeżeli jednak zwraca się ona o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej. Jak się wydaje, w takim przypadku dane powinny zostać przesłane przy użyciu tego samego środka porozumiewania się, przy użyciu którego osoba, której dane dotyczą, skierowała swoje żądanie do administratora danych. Szczególne znaczenie należy tutaj przywiązać do stanowiska PUODO wyrażonego w decyzji z 22.3.2019 r. (ZSZZS.440.660.2018, https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSZZS.440.660.2018, dostęp: 31.1.2021 r.), w którym organ wskazał, że „udostępnienie kopii danych zawartych w dokumentach (np. w pismach urzędowych), zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO, nie jest równoznaczne z obowiązkiem udostępnienia kopii dokumentów. Administrator nie ma bowiem obowiązku udostępniania osobie zainteresowanej nośnika, na którym przetwarzane są dane osobowe oraz danych, które nie stanowią danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO i nie dotyczą wnioskującego. Realizując obowiązek wynikający z art. 15 ust. 3 RODO, administrator może poprzestać na wskazaniu treści danych dotyczących osoby, z wyłączeniem pozostałych informacji zawartych na nośniku. Wykonanie obowiązku określonego w art. 15 ust. 3 RODO może być zatem realizowane zarówno poprzez sporządzenie kopii lub odpisu dokumentu (nośnika) zawierającego dane osobowe oraz inne dane, jak i poprzez podanie uprawnionemu treści jego danych osobowych, z pominięciem informacji znajdujących się w nośniku, które nie są danymi osobowymi w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO”. W ocenie PUODO nie ma zatem konieczności udostępniania każdego z posiadanych dokumentów, jeżeli zakres danych, który jest w nich zawarty, jest taki sam.
Stąd też pracownik nie ma prawa żądać kopii dokumentów, które zostały przez niego podpisane w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, ani kopii e-maili lub wiadomości tekstowych zawierających jego dane. Może natomiast żądać informacji o tym, jakie jego dane osobowe zostały wykorzystane w określonych działaniach.
