Czy podmiot wynajmujący lokal osobie fizycznej może żądać podania numeru PESEL do umowy?

PYTANIE SZCZEGÓŁOWE

Czy podmiot wynajmujący lokal osobie fizycznej może żądać podania numeru PESEL do umowy?

ODPOWIEDŹ

Zgodnie z motywem 18 RODO jego przepisy nie mają zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach działalności czysto osobistej lub domowej, czyli bez związku z działalnością zawodową lub handlową. Jeśli zatem osoba wynajmująca mieszkanie czyni to jako osoba prywatna (nie profesjonalny przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wynajmowaniu mieszkań), to przepisy RODO do takiej sytuacji nie mają zastosowania. Strony mogą więc dowolnie ukształtować treść umowy najmu oraz zakres danych osobowych wpisanych do umowy. Jeśli zaś wynajmujący jest przedsiębiorcą, którego działalność polega na wynajmowaniu lokali osobom fizycznym, to będzie on administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, a zatem będzie obowiązany spełnić wszystkie wymogi nałożone na administratorów danych przez RODO. Niemniej jednak przepisy RODO nie wskazują w żadnym artykule, jakie dane osobowe może przetwarzać administrator danych, a jakich nie może. Administrator danych każdorazowo decyduje, jakie dane osobowe są mu niezbędne do ich przetwarzania w konkretnym celu, na nim więc ciąży obowiązek zapewnienia odpowiedniej ochrony przetwarzanych przez niego danych osobowych.

W zakresie pytania dotyczącego numeru PESEL należy wskazać, że wpisanie do umowy najmu przez administratora takich danych osobowych jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL oraz dane kontaktowe (numer telefonu czy adres e-mail) jest adekwatne do celu przetwarzania. Numer PESEL stanowi bowiem jedyne dane osobowe spośród wymienionych, które pozwalają jednoznacznie zidentyfikować osobę fizyczną. Wpisanie takich danych osobowych przez administratora do umowy najmu nie będzie naruszało przepisów RODO, tj. art. 5 ust. 1 lit. c RODO, czyli zasady minimalizacji danych osobowych.