Szkolenie – jak obsługiwać zgłoszenia sygnalistów?

Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości lub nieetyczne zachowania w miejscu pracy, takie jak oszustwa, nadużycia czy łamanie prawa.

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w promowaniu przejrzystości i odpowiedzialności w organizacjach. Dzięki ich działaniom możliwe jest ujawnienie problemów, które mogą zagrażać bezpieczeństwu lub interesom publicznym.

Warto wiedzieć, że sygnaliści często potrzebują ochrony przed działaniami odwetowymi. Dlatego w ODO 24 pomagamy firmom we wdrożeniu ochrony sygnalistów.

Jeśli w Twojej organizacji według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, to jesteś objęty ustawowym obowiązkiem. Pracodawcy są zobowiązani do stworzenia odpowiednich kanałów zgłoszeniowych oraz procedur, które umożliwią pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny.

Wewnętrzna procedura zgłoszeń dotyczy ustanowienia systemu, który umożliwia pracownikom zgłaszanie naruszeń prawa w sposób bezpieczny i poufny.

Celem procedury jest stworzenie bezpiecznego środowiska dla sygnalistów, aby mogli oni zgłaszać nieprawidłowości bez obawy o działania odwetowe ze strony pracodawcy.

Pracodawcy muszą informować pracowników o procedurze oraz zapewnić dostęp do niej, co powinno nastąpić po konsultacjach z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Zgodnie z artykułem 3 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa.

Oto przykłady naruszeń, które można zgłaszać:

• Korupcja – wszelkie działania związane z przekupstwem lub nadużywaniem władzy.
• Zamówienia publiczne – nieprawidłowości w procesach przetargowych i realizacji zamówień.
• Usługi, produkty i rynki finansowe – naruszenia dotyczące regulacji w sektorze finansowym.
• Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – działania niezgodne z przepisami mającymi na celu zapobieganie tym zjawiskom.
• Bezpieczeństwo produktów – problemy związane z jakością i zgodnością produktów z normami.
• Ochrona środowiska – działania szkodliwe dla środowiska naturalnego.
• Ochrona prywatności i danych osobowych – naruszenia związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Ochrona sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa, została w Polsce uregulowana ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r.

Ustawa zabrania wszelkich działań odwetowych wobec sygnalistów.

🔹Sygnalista nie może być pozbawiony pracy ani doświadczyć negatywnych konsekwencji w zakresie zatrudnienia, takich jak obniżenie wynagrodzenia czy pominięcie przy awansach.

🔹Nie można nałożyć na sygnalistę kar dyscyplinarnych ani finansowych w związku z jego zgłoszeniem.

🔹Zgłoszenie dokonane przez sygnalistę nie może być podstawą do odpowiedzialności cywilnej ani dyscyplinarnej, pod warunkiem, że zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu ochrony sygnalistów? Skontaktuj się z naszymi ekspertami

Skład zespołu do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów może obejmować:

1. Pracownicy działu HR – pracownicy HR mają doświadczenie w obsłudze skarg i wniosków oraz znajomość struktury organizacyjnej.
2. Przedstawiciele działu zarządzania ryzykiem – posiadają wiedzę na temat przepisów prawa oraz procedur wewnętrznych.
3. Eksperci prawni – pomogą w interpretacji przepisów oraz zapewnią zgodność działań z obowiązującym prawem.
4. Przedstawiciele pracowników – w ten sposób zapewnisz różnorodność perspektyw i unikniesz konfliktu interesów.

Warto zapamiętać:

• Skład zespołu powinien być zróżnicowany, aby zapewnić obiektywną ocenę zgłoszeń.
• Osoby rozpatrujące zgłoszenia nie powinny mieć bezpośredniego związku z sytuacją zgłaszaną przez sygnalistę.
• Członkowie zespołu powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony sygnalistów i procedur zgłaszania naruszeń.

Poznaj efektywne sposoby na poinformowanie pracowników o procedurze ochrony sygnalistów:

• Wywieś jasne i czytelne informacje na tablicy ogłoszeń w widocznym miejscu, aby każdy miał do nich łatwy dostęp.
• Prześlij informacje mailem. Upewnij się, że wiadomość jest zwięzła i zawiera najważniejsze punkty.
• Zamieść dokumentację na wewnętrznych zasobach informatycznych.
• Zorganizuj szkolenia, podczas których pracownicy poznają procedurę ochrony sygnalistów oraz zdobędą odpowiedzi na dodatkowe pytania.
• Przygotuj sekcję FAQ oraz broszury lub ulotki informacyjne, które będą dostępne w miejscach pracy.
• Porusz temat ochrony sygnalistów podczas regularnych spotkań zespołowych, aby upewnić się, że wszyscy są świadomi procedur.
• Zainicjuj kampanię informacyjną, wykorzystując plakaty, newslettery czy posty w mediach społecznościowych firmy, aby zwiększyć świadomość na temat ochrony sygnalistów.

Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi procedur ochrony sygnalistów i wiedzą, jak zgłaszać nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny.