Dlaczego to ważne?
WeTransfer, mimo swojej popularności, nie zawsze jest zgodny z firmowymi politykami bezpieczeństwa. Przesyłanie plików bez zgody pracodawcy, zwłaszcza jeśli zawierają dane osobowe lub poufne informacje, może narazić firmę na naruszenie przepisów RODO. Używanie nieautoryzowanych usług może skutkować brakiem kontroli nad przekazywanymi danymi i ich ochroną, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Jakie są zagrożenia?
- Brak kontroli nad danymi
- Korzystanie z WeTransfera bez zgody pracodawcy oznacza, że firma traci kontrolę nad tym, gdzie i w jaki sposób przesyłane są dane. WeTransfer nie zapewnia pełnego szyfrowania danych w darmowej wersji, co zwiększa ryzyko ich przechwycenia lub nieautoryzowanego dostępu.
- Brak rejestrowania transferów
W przypadku, gdy firma nie posiada informacji o tym, jakie pliki zostały wysłane i do kogo, niemożliwe jest monitorowanie i audytowanie przepływu danych. To może być problematyczne w razie naruszenia bezpieczeństwa danych. - Nieświadome naruszenie przepisów RODO
Przesyłanie danych osobowych za pomocą WeTransfera bez zgody może naruszać zasady ochrony danych, ponieważ firma nie ma pewności, czy usługa spełnia wszystkie wymogi związane z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z RODO. To może prowadzić do nałożenia kar przez organy nadzorcze.
Przykład z życia
W jednej z firm dział IT otrzymał zgłoszenie od pracownika działu sprzedaży, który miał problem z dostępem do pewnych plików. Aby szybko rozwiązać sprawę, postanowił przesłać dokumenty z danymi klientów za pomocą WeTransfera, nie konsultując tego z działem IT. Pracownik przesłał link do pobrania plików swojemu współpracownikowi, ale przypadkowo pomylił adresy e-mail. Link trafił do osoby spoza firmy, która miała możliwość pobrania plików zawierających szczegółowe dane kontaktowe klientów oraz informacje o ich preferencjach biznesowych.
Firma dowiedziała się o tym dopiero po kilku dniach, kiedy jeden z klientów poinformował, że otrzymał niepokojące e-maile od osoby, która miała dostęp do jego danych. Sytuacja wymusiła zgłoszenie naruszenia do organu nadzorczego, co nie tylko zaszkodziło reputacji firmy, ale także wiązało się z kosztami związanymi z powiadomieniem klientów i wdrożeniem dodatkowych zabezpieczeń.
Co możesz zrobić?
- Używaj autoryzowanych narzędzi
Zawsze korzystaj z narzędzi i usług zatwierdzonych przez Twoją firmę do przesyłania plików. - Konsultuj przesyłanie danych
Jeśli musisz wysłać pliki zawierające dane osobowe, zawsze skonsultuj to z działem IT lub osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w firmie. Upewnij się, że wybrana metoda transferu jest zgodna z polityką bezpieczeństwa. - Zabezpiecz pliki przed wysłaniem
Przed przesłaniem plików zawsze sprawdź, czy są one odpowiednio zabezpieczone (np. zaszyfrowane). Jeśli musisz skorzystać z zewnętrznej usługi, upewnij się, że dostęp do plików jest chroniony hasłem. - Pamiętaj o odpowiedzialności
Niezależnie od tego, jak wygodna może wydawać się usługa, pamiętaj, że za ochronę danych osobowych odpowiada zarówno pracodawca, jak i pracownik. Każdy błąd w tej kwestii może prowadzić do poważnych konsekwencji dla firmy.
Pamiętaj
Korzystanie z nieautoryzowanych usług do przesyłania plików może narazić firmę na poważne ryzyko związane z naruszeniem ochrony danych osobowych. Zawsze upewniaj się, że przestrzegasz firmowych zasad dotyczących bezpieczeństwa i ochrony danych, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji zarówno dla siebie, jak i dla organizacji.