Dlaczego to ważne?
Praca w domowym zaciszu może powodować, że tracimy czujność w kwestii ochrony danych osobowych. Członkowie rodziny, choć nie mają złych intencji, mogą nieświadomie uzyskać dostęp do poufnych informacji. Może to skutkować przypadkowym ujawnieniem danych, co jest naruszeniem przepisów RODO. Ważne jest, aby przestrzegać zasad ochrony danych osobowych także w domowym biurze.
Jakie są zagrożenia?
Nieautoryzowany dostęp do sprzętu służbowego.
Wspólne korzystanie z komputerów czy tabletów może prowadzić do sytuacji, w której domownicy uzyskują dostęp do służbowych plików. Dzieci mogą przypadkowo otworzyć dokumenty zawierające dane osobowe lub zmienić ustawienia zabezpieczeń.
Rozmowy o pracy w obecności domowników.
Rozmowy telefoniczne lub wideokonferencje prowadzone w obecności członków rodziny mogą prowadzić do ujawnienia poufnych informacji. Dzieci, współmałżonek czy goście mogą usłyszeć szczegóły dotyczące klientów, projektów lub strategii firmy.
Niezabezpieczony sprzęt służbowy.
Pozostawienie niezabezpieczonego laptopa, telefonu czy tabletu w domu może spowodować, że osoby postronne uzyskają dostęp do danych. W przypadku kradzieży lub zgubienia sprzętu konsekwencje mogą być poważne.
Przykład z życia
W jednej z firm pracownik zdalny, korzystając ze swojego służbowego laptopa w domu, pozostawił go na stole kuchennym bez zabezpieczenia, gdy zajął się innymi obowiązkami domowymi. Jego nastoletni syn, chcąc szybko sprawdzić coś w Internecie, zaczął korzystać z tego laptopa. Przypadkowo otworzył plik, który zawierał dane klientów, w tym szczegółowe informacje kontaktowe oraz notatki dotyczące ich preferencji biznesowych.
Zaciekawiony tym, co zobaczył na ekranie, syn zrobił zdjęcie widocznych danych, myśląc, że to zabawne i nietypowe. Następnie, nie zdając sobie sprawy z powagi sytuacji, opublikował to zdjęcie na swoim profilu w mediach społecznościowych, dodając żartobliwy komentarz.
Zdjęcie szybko zaczęło zdobywać popularność i rozprzestrzeniło się poza grono jego znajomych. W efekcie dane klientów firmy stały się publicznie dostępne, co doprowadziło do poważnego naruszenia przepisów RODO.
Co możesz zrobić?
Zabezpiecz sprzęt.
Zawsze blokuj komputer, telefon lub tablet, gdy odchodzisz od nich, nawet jeśli jesteś w domu. Używaj silnych haseł i, jeśli to możliwe, aktywuj funkcję automatycznego blokowania po krótkim czasie bezczynności.
Ustal zasady w domu.
Ustal z domownikami, że sprzęt służbowy nie jest do użytku innych osób. Wyjaśnij im, dlaczego ochrona danych jest ważna i jakie mogą być konsekwencje ich nieuprawnionego dostępu do informacji.
Uważaj na rozmowy.
Podczas rozmów telefonicznych lub wideokonferencji wybieraj miejsca, w których możesz zachować prywatność. Unikaj omawiania poufnych kwestii w obecności osób trzecich.
Przechowuj sprzęt w bezpiecznym miejscu.
Gdy nie korzystasz ze sprzętu, przechowuj go w zamkniętym miejscu, np. w szufladzie lub specjalnej torbie na laptopa. W przypadku kradzieży zabezpieczy to dane przed nieuprawnionym dostępem.
Pamiętaj
Praca zdalna wymaga dodatkowej czujności w zakresie ochrony danych osobowych. Choć dom to nasza twierdza, musimy zadbać o to, by służbowe informacje były w niej równie bezpieczne, jak w biurze. Wprowadzenie prostych zasad może zapobiec nieprzyjemnym konsekwencjom, zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojej firmy.