Rekrutacje „ślepe” i „ukryte”

Czy rekrutacje „ukryte” są zgodne z RODO?

Pracodawcy często decydują się na prowadzenie rekrutacji „ukrytych”, zwanych również często rekrutacjami „ślepymi”. Niekiedy decyzja o utajnieniu procesu wynika z potrzeby zastąpienia pracownika, z którym umowa nie została jeszcze wypowiedziana, niejednokrotnie też spowodowana jest chęcią powiększania przez pracodawców swoich baz kandydatów i gromadzenia ich danych „na zapas”.

W ogłoszeniach zamieszczanych w ramach tego typu rekrutacji utajnia się podmiot, który poszukuje pracownika, a ujawnia wyłącznie nazwę stanowiska oraz wymagania w stosunku do pracownika, który miałby podjąć pracę na tym stanowisku, jak również często branżę/obszar działalności poszukującej firmy i opis tego co oferuje przyszłemu pracownikowi, w szczególności zakres ewentualnych benefitów. Osoba aplikująca na stanowisko  ramach rekrutacji „ukrytej” nie wie, jakiemu podmiotowi przekazuje swoje dane osobowe, a więc nie posiada informacji o administratorze danych. Sytuacja taka prowadzi do kolizji z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z zasadą przejrzystości, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit a RODO.

Zgodnie z zasadą przejrzystości osoba, której dane dotyczą, w momencie pozyskiwania przez administratora jej danych osobowych powinna otrzymać informacje zarówno o tożsamości administratora, jak również szereg pozostałych informacji, o których mowa w art. 13 RODO. Administrator powinien więc wypełnić tzw. obowiązek informacyjny względem kandydata, który udostępnia swoje dane osobowe w ramach składanych dokumentów aplikacyjnych. W tym celu na etapie publikacji ogłoszenia o pracę powinna być zachowana transparentność relacji pomiędzy tym, kto przekazuje dane osobowe, a tym, komu są one przekazywane. Jeśli osoba aplikująca nie posiada tej podstawowej wiedzy, zaburzona zostaje przejrzystość procesu.

Bezpośrednią konsekwencją rekrutacji „ukrytych” jest więc brak możliwości korzystania przez kandydata z przysługujących mu na gruncie RODO praw, ponieważ kandydat nie posiada informacji do kogo miałby kierować odpowiednie wnioski w tym przedmiocie. Rekrutacje ślepe pozostają zatem w sprzeczności z zasadami przetwarzania danych, a więc są niezgodne z RODO. UODO w swoim Poradniku podkreśla również, że wtórne spełnienie obowiązku informacyjnego tj. przekazanie kandydatowi klauzuli informacyjnej w odpowiedzi na otrzymaną aplikację nie spełnia wymogów RODO, ponieważ administrator ma obowiązek poinformowania osoby, której dane dotyczą m.in. o swojej tożsamości na etapie zbierania danych osobowych, nie zaś na etapie ich utrwalania. UODO wskazuje również, że przekazanie tej informacji na samym początku procesu pozyskiwania danych jest istotne dla zapewnienia poczucia bezpieczeństwa u kandydata i eliminowania sytuacji, w których za pomocą zamieszczanych ogłoszeń o prace dochodzi do wyłudzeń danych osobowych przez nieuczciwe podmioty do ich własnych celów, niezwiązanych z zatrudnianiem pracowników.

Podmioty specjalizujące się w prowadzeniu rekrutacji starają się zorganizować proces rekrutacji „ukrytych” w taki sposób, aby odpowiadał aktualnym wymaganiom stawianym przez przepisy. Rozwiązaniem, które daje możliwość pracodawcy utrzymania anonimowości na etapie zamieszczania ogłoszenia o pracę jest skorzystanie z usług profesjonalnego podmiotu zewnętrznego jakim jest np. agencja zatrudnienia, który to podmiot zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe kandydatów w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

Pracodawca korzystając z usług agencji zatrudnienia ma szanse na utrzymanie anonimowości na etapie publikacji ogłoszenia o pracę, ponieważ agencja publikuje przedmiotowe ogłoszenie we własnym imieniu, pozostając administratorem pozyskiwanych w ten sposób danych osobowych kandydatów. Agencja z reguły ujawnia jedynie branżę/obszar działalności przyszłego pracodawcy, dla którego poszukuje na rynku odpowiednich kandydatów. Następnie  - przy zapewnieniu odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania jak np. zgoda kandydata – agencja udostępniana dane osobowe kandydatów swojemu klientowi (poszukującemu pracodawcy). W momencie otrzymania przedmiotowych danych przez pracodawcę, pracodawca staje się ich odrębnym administratorem i wówczas aktualizuje się po jego stronie obowiązek przekazania kandydatowi, którego dane otrzymał od agencji, treści klauzuli informacyjnej, o której mowa w art. 14 RODO.

W tej sytuacji kandydat poznaje tożsamość potencjalnego pracodawcy dopiero w momencie gdy agencja – po dokonaniu weryfikacji umiejętności kandydata i porównaniu ich z wymogami swojego klienta - zdecyduje się udostępnić dane kandydata swojemu klientowi. Niemniej kandydatowi od początku znany jest fakt, że rekrutacja prowadzona jest z udziałem agencji zatrudnienia, która na etapie przekazywania przez kandydatów dokumentów aplikacyjnych pozostaje administratorem udostępnianych w ramach tych dokumentów danych osobowych kandydatów. Taki model pozyskiwania danych kandydatów stanowi zgodną z prawem alternatywę dla rekrutacji „ukrytych” i jest obecnie bardzo często wykorzystywany przez pracodawców.

Rekrutacje „ukryte” a rekrutacje „ślepe”

Niejednokrotnie pojęcia rekrutacji „ślepych” oraz rekrutacji „ukrytych” używane są zamiennie. Warto jednak zauważyć, że nie są one tożsame i chcąc być precyzyjnym nie należy ich traktować jak synonimów. Tzw. rekrutacje „ukryte” odnoszą się do rekrutacji, w których kandydat na etapie aplikowania na ogłoszenie o prace nie zna tożsamości potencjalnego pracodawcy, jest to więc model rekrutacji, o którym mowa powyżej. Aplikacja kandydata na takie ogłoszenie odbywa się więc w oparciu o znajomość branży i obszaru działalności poszukującej firmy, a zgodność tego rodzaju rekrutacji z przepisami o ochronie danych osobowych jest kwestionowana przez Prezesa UODO.

Z kolei w przypadku tzw. rekrutacji „ślepych” mechanizm jest odwrotny tj. pracodawca celowo rezygnuje z pozyskiwania określonych informacji na temat pracownika jak np. informacji o płci czy ukończonych szkołach, a nawet imienia i nazwiska kandydata. Rekrutacja prowadzona w taki sposób ma przyczyniać się do zapewnienia wyższego stopnia zróżnicowania zatrudnianych pracowników oraz wykluczenia dyskryminacji na etapie pozyskiwania i selekcji składanych aplikacji. Często strategia taka przyjmowana jest przez pracodawców przy prowadzeniu rekrutacji na kluczowe stanowiska w firmie, gdzie istotne jest zatrudnianie pracowników reprezentujących różne stanowiska.

W przypadku rekrutacji „ślepych” nie ma mowy o niezgodności postępowania z przepisami o ochronie danych osobowych, ponieważ tożsamość administratora jest ujawniona w treści ogłoszenia a tym samym nie ma przeszkód w zakresie spełnienia przez administratora obowiązku informacyjnego już na etapie publikacji ogłoszenia o pracę. W związku z tym kandydaci, którzy zdecydują się aplikować na takie ogłoszenie otrzymają wszystkie wymagane na gruncie art. 13 RODO informacje w momencie pozyskiwania ich danych przez administratora.

Na zakończenie warto podnieść, że stanowisko Prezesa UODO w zakresie niezgodności rekrutacji „ukrytych” z przepisami o ochronie danych osobowych często komentowane jest przez pracodawców jako zbyt restrykcyjne, gdyż uniemożliwia pracodawcom całkowicie zamieszczanie anonimowych ofert pracy na dedykowanych temu serwisach internetowych. Korzystanie z tego rodzaju rozwiązań niewątpliwe jest tańszą i szybszą opcją, która nie wymaga podjęcia przez pracodawcę współpracy z zewnętrznym podmiotem, świadczącym profesjonalne usługi wsparcia w procesie rekrutacji (tak jak ma to chociażby miejsce w przypadku korzystania z usług agencji zatrudnienia). Niemniej z perspektywy kandydatów obowiązek zapewnienia przejrzystości od samego początku tj. już na etapie gromadzenia ich danych osobowych jest rozwiązaniem bardzo korzystnym i przyczynia się do zwiększenia poczucia bezpieczeństwa przy udostępnianiu danych osobowych.