Pozyskiwanie danych z rejestru sprawców przestępstw na tle seksualnym

Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym utworzono na podstawie Ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym. Gromadzone są w nim dane osób skazanych za większość przestępstw przeciwko wolności seksualnej, wymienionych w rozdziale XXV Kodeksu karnego. Rejestr jest prowadzony w systemie teleinformatycznym przez Ministra Sprawiedliwości i składa się z 3 oddzielnych baz danych:

1. Rejestru z dostępem ograniczonym,
2. Rejestru publicznego,
3. Rejestru osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw wyjaśniania przypadków czynności skierowanych przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wobec małoletniego poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Zakres gromadzonych danych

Jeżeli chodzi o zakres gromadzonych danych, to już Rejestr publiczny, który jest publikowany na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Sprawiedliwości i dostępny jest dla każdego bez ograniczeń, dostarcza wielu informacji o widniejących w nim osobach. Na jego podstawie możemy uzyskać informacje o imionach, nazwisku, w tym nazwisku rodowym, dacie urodzenia, miejscowości i państwie urodzenia, obywatelstwie, płci, miejscowości przebywania, miejscowości popełnienia czynu, a także o wydanym orzeczeniu i karze. Poza powyższymi informacjami, w Rejestrze publicznym publikowany jest również wizerunek. W Rejestrze z ograniczonym dostępem znajdują się ponadto dane takie jak: imiona rodziców skazanego (z nazwiskiem rodowym matki), PESEL, aktualny adres zameldowania i faktyczny adres pobytu, wiek małoletniego pokrzywdzonego.

Co więcej, w Rejestrze o ograniczonym dostępie ujęte są dane pobierane z Krajowego Rejestru Karnego, a zatem nie tylko informacje o skazaniu za przestępstwa seksualne, ale także za inne przestępstwa. W pewnym zakresie te informacje można pozyskać również z Rejestru publicznego, jeżeli tym samym wyrokiem skazano kogoś także za inne czyny.

Obowiązek pozyskania informacji

Przetwarzanie danych osobowych, dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa, na podstawie art. 10 RODO zostało ograniczone jedynie do przypadków, gdy odbywa się pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli jest dozwolone przepisami prawa krajowego lub unijnego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Przepisem dającym możliwość takiego przetwarzania jest art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, na mocy którego przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi, pracodawcy lub organizatorzy w zakresie takiej działalności są obowiązani do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw wyjaśniania przypadków czynności skierowanych przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wobec małoletniego poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie do Rejestru.

Z powyższego przepisu wynika zatem po stronie pracodawcy (podmiotu zatrudniającego) obowiązek weryfikacji, czy dane osoby zostały zamieszczone w powyższych rejestrach, co oznacza, że podstawę przetwarzania takich danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Kto podlega weryfikacji?

Jeżeli chodzi o krąg osób podlegających weryfikacji, nie powinien on zostać ograniczony wyłącznie do osób, które mają zostać zatrudnione w oparciu o umowę o pracę. Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, weryfikacji powinny zostać poddane osoby dopuszczone do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi, a zatem również osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Wspomniana powyżej regulacja budzi wątpliwości dotyczące tego, czy obowiązek weryfikacji występowania w Rejestrze ma dotyczyć także osób zatrudnionych przez pracodawcę prowadzącego działalność związaną z szeroko rozumianą opieką nad dziećmi, a których obowiązki nie będą z tym bezpośrednio związane (w sytuacji, w której dana osoba nie będzie miała bezpośredniego kontaktu z dziećmi). Z uwagi na cel wprowadzonej regulacji, w tym w szczególności zwiększenie bezpieczeństwa małoletnich, jak również brzmienie samego przepisu, należałoby przyjąć, że obowiązek weryfikacji powinien dotyczyć wszystkich zatrudnionych, bez względu na to, czy obowiązki danej osoby są bezpośrednio związane z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi.

Kolejna wątpliwość dotyczy konieczności weryfikacji pracowników i współpracowników kontrahentów w przypadku korzystania z usług innych podmiotów przy wykonywaniu działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi.

W tym przypadku ponownie należy wziąć pod uwagę cel regulacji oraz brzmienie samego przepisu, z którego jednoznacznie wynika obowiązek weryfikacji osoby w Rejestrze przed dopuszczeniem jej do działalności związanej z pracą z dziećmi. Powyższe będzie oczywiście wiązało się z koniecznością udostępniania danych osób podlegających weryfikacji pomiędzy kontrahentami.

Udostępnianie informacji z Rejestru z ograniczonym dostępem

Podmioty wymienione enumeratywnie w ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, w tym organy publiczne oraz wspomniani wcześniej pracodawcy i organizatorzy prowadzący działalność związaną z szeroko rozumianą opieką nad dziećmi, uzyskują informacje z Rejestru z dostępem ograniczonym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Ministra Sprawiedliwości. Informacje udostępniane są poprzez konto użytkownika indywidualnego albo konto użytkownika instytucjonalnego. Uzyskanie danych z systemu jest możliwe po podaniu identyfikatora użytkownika oraz hasła, wypełnieniu zapytania oraz opatrzeniu go podpisem elektronicznym. W celu weryfikacji osoby w systemie należy wskazać numer PESEL osoby wyszukiwanej, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji z tego Rejestru. Ponadto można wskazać inne dane personalne osoby wyszukiwanej, tj. pierwsze imię, nazwisko, nazwisko rodowe, imię ojca, imię matki oraz datę urodzenia.

Biorąc jednak pod uwagę określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasadę minimalizacji danych, zasadne jest pozyskiwanie danych osobowych wyłącznie niezbędnych do weryfikacji danej osoby czy numeru PESEL, a dopiero w przypadku braku posiadania przez daną osobę numeru PESEL – posłużenie się innymi danymi osobowymi wspomnianymi powyżej.

Jeśli kwestie przetwarzania danych osobowych są dla Ciebie niejasne, skontaktuj się z Marcinem Kuźniakiem – naszym doradcą ds. ochrony danych.

Brak sprawdzenia – kara!

Jak zostało wskazane powyżej, weryfikacja, czy dana osoba nie figuruje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, jest obowiązkiem podmiotu, którego działalność związana jest z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi. Dopuszczenie do pracy lub do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi osoby bez uzyskania stosownej informacji z Rejestru lub sama wiedza, że dane tej osoby są zamieszczone w tym Rejestrze, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł. Z uwagi na powyższe przepisy podmiot zobowiązany do uzyskania informacji z Rejestru powinien być w stanie wykazać uzyskanie stosownej informacji. Należy również mieć na uwadze, że nieuprawnione uzyskanie danych z Rejestru z ograniczonym dostępem zagrożone jest grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.