Nowe obowiązki dotyczące
przechowywania dokumentacji pracowniczej

Szacowanie

Nowy rok to nowe obowiązki dla wszystkich pracodawców w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej. Na dostosowanie się do nowych wymagań pracodawcy mieli rok.

Czy wszyscy ten czas wykorzystali dobrze? Wydaje się, że nie – część pracodawców jest zaskoczona bowiem nowymi obowiązkami.


Nie wszyscy pracodawcy uporali się ze zmianami wynikającymi z RODO. Nie ukrywajmy – przetwarzanie danych osobowych w procesach związanych z zatrudnieniem pracowników nie jest łatwe, a na horyzoncie pojawiły się już kolejne zmiany.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy mieli 12 miesięcy na dostosowanie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, które określono w przedmiotowym rozporządzeniu (§ 22).

Zgodnie z przepisem § 8 tego rozporządzenia, mającym zastosowanie od 1 stycznia 2020 r.:

„Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”.

Problematyczne dla pracodawcy jest jednak zdefiniowanie odpowiedniej wilgotności i temperatury. W lutym 2019 r. w tym zakresie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a stanowisko to potwierdziła Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). W ocenie Ministerstwa pracodawcy – w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej – powinni brać pod uwagę parametry wilgotności i temperatury określone w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

    Parametry te wynoszą:
  • dla wilgotności względnej powietrza – od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%
  • dla temperatury – od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.,

Należy podkreślić, że powyższe parametry dotyczą oczywiście podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, a nie wszystkich pracodawców, jednak również pracodawcy samodzielnie przechowujący dokumentację powinni wziąć je pod uwagę. Niezależnie od zastosowanych przez pracodawcę parametrów wilgotności i temperatury to w kompetencji PIP będzie leżała ocena, czy ewentualnie popełnił on wykroczenie, o którym mowa w art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy, tj. polegające na pozostawieniu dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, które podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Na marginesie warto zaznaczyć, że do pomiaru temperatury służą termometry, a do pomiaru wilgotności – przyrządy zwane higrometrami (wilgotnościomierze). W naszym kraju temperaturę mierzymy w stopniach Celsjusza, a wilgotność powietrza – w procentach.

-
Udostępnij na: -

Najpopularniejsze

Najnowsze


Adw. Marcin Zadrożny
13 stycznia 2020

Zapisz się na biuletyn

  • Najważniejsze informacje
  • Nowości, narzędzia, gratisy
  • Raz w miesiącu

Zapisz się