Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO
Szukamy!
Proces zatrudnienia pracownika rozpoczyna się jednak w zupełnie innym miejscu i wymaga wcześniejszych, najczęściej długotrwałych przygotowań. Rzecz w tym, że aby zatrudnić odpowiednią osobę na wolne stanowisko niejednokrotnie należy się porządnie natrudzić, bowiem rekrutacja to proces niełatwy. Zaczynamy zawsze od stwierdzenia zapotrzebowania w naszej organizacji. Tu sposoby zgłoszenia takiego zapotrzebowania mogą być różnorodne i zależą od wewnętrznych procedur lub dobrych praktyk. Jeśli już jednak we własnych strukturach upewnimy się kogo potrzebujemy wtedy zaczyna się właściwa rekrutacja i …pole minowe.
Pamiętajmy
Pracodawca szukając kandydata musi być szczególnie ostrożny jakich informacji żąda w samym ogłoszeniu jak i podczas rozmowy rekrutacyjnej. Ustawodawca precyzyjnie określił jakich danych można żądać i jest to katalog zamknięty.
Pracodawca choćby bardzo chciał, nie może zapytać o więcej ani o stan rodzinny, ani o plany osobiste na najbliższą przyszłość, ani o posiadanie stopnia niepełnosprawności. Dodatkowe komplikacje zaczynają się, gdy szukamy specjalisty o szczególnych, rzadko spotykanych umiejętnościach lub takich o których rynek walczy bez wytchnienia. Wtedy niejednokrotnie musimy posłużyć się firmą zewnętrzną która wesprze nas w prowadzonym procesie lub sami szukamy przeróżnymi kanałami, jak również z wykorzystaniem portali społecznościowych w szczególności tych dedykowanych specjalistom. I jeśli wydaje się komukolwiek, że wsparcie się firmą zewnętrzną spowoduje, że tym samym z naszych barków zdjęte zostaną wszystkie obowiązki związane z rekrutacją, to wielokrotnie nic bardziej mylnego.
Wszystko zależy bowiem od tego, jaki model rekrutacji wybierzemy, tj. czy firma zewnętrzna będzie prowadziła poszukiwania w naszym imieniu jako administratora czy w swoim, pytając następnie kandydata czy zgodzi się na przekazanie danych do docelowego pracodawcy.
W żadnym z wyżej wymienionych przypadków nie można zapomnieć o konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego, w ramach którego powinna znajdować się także podstawa prawna do przetwarzania danych szczególnej kategorii co będzie dotyczyło tych kandydatów, którzy dostaną skierowanie na badanie wstępne.
Nie znalazłem pracownika i co teraz?
Aktualna sytuacja na rynku pracy zmusza pracodawców do dwóch rzeczy, w szczególności do zachowywania spływających CV nawet po zakończeniu toczącego się procesu rekrutacyjnego oraz poszukiwania osób do pracy pośród tych, którzy nie posiadają polskiego obywatelstwa, a więc wśród cudzoziemców. Pozostawianie CV przez czas dłuży niż tocząca się rekrutacja jest możliwe, jeśli posiadamy zgodę na przetwarzanie danych w dalszych procesach rekrutacyjnych.
Dobrą praktyką jest ograniczenie tego czasu, bowiem pamiętajmy, że te dokumenty jak żadne inne, niezwykle szybko tracą na aktualności.
Zatrudnianie cudzoziemców natomiast związane jest z koniecznością biegłej znajomości przepisów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców, gdzie obowiązują zasady szczególne. Dodatkowo pamiętajmy o tym, że zatrudnianie cudzoziemców może mieć także wymiar wymykający się przepisom regulującym zatrudnianie cudzoziemców.
Zdarza się w ostatnim czasie co raz częściej, że kandydaci do pracy informują pracodawcę o wyznawanych poglądach religijnych na okoliczność niemożliwości podejmowania pracy we wskazanym przez nich czasie, który nie pokrywa się z dniami ustawowo wolnymi od pracy obowiązującymi w naszym kraju. Nie może także umknąć, że poza przepisami szczególnymi które regulują zagadnienie zatrudniania cudzoziemców i jednocześnie kwestie przetwarzania danych osobowych ich dotyczących, RODO chroni prawa wszystkich osób przebywających na terenie Unii, niezależnie od tego skąd osoba ta pochodzi.
Oznacza to, że wszelkie wymagania wynikające z RODO także znajdują do nich zastosowanie.
Zatrudniam!
Proces zatrudnienia otwiera kolejne drzwi do pokoju zagadek w tematyce ochrony danych osobowych. Zacząć trzeba od tego, że jak w przypadku rekrutacji dane jakich może żądać pracodawca są w stosunku do pracownika są ograniczone, choć w ostatecznym rozrachunku zakres ten jest stosunkowo szeroki, jeśli weźmiemy pod uwagę nie tylko przepisy Kodeksu pracy, ale również konieczność zgłoszenia pracownika do ZUS czy rozliczenia go z Urzędem Skarbowym.
Należy jednak pamiętać, że dane te różnicuje cel w jakim są przetwarzane oraz okresy ich przechowywania. Dodatkowo, dalej utrzymującą się praktyką, poza sytuacjami, gdy jest to z mocy przepisów obowiązkowe, jest nadawanie wszystkim pracownikom upoważnień do przetwarzania danych, co ma świadczyć o tym, że pracodawca dopuścił daną osobę do przetwarzania danych.
To co natomiast często idzie w zapomnienie, to konieczność spełnienia obowiązku informacyjnego w stosunku do pracowników, który aktualizuje się w chwili pozyskiwania danych. W trakcie trwania stosunku pracy, występuje szereg kolejnych sytuacji, gdy pracodawca przetwarza dane pracowników wcale niekoniecznie w związku z wykonywaniem obowiązków w stosunku do nich. Mowa oczywiście o konkursach, działaniach marketingowych z wykorzystaniem wizerunku pracowników, dodatkowych programach wsparcia, piknikach, czy innych wydarzeniach mających integrować pracowników często wraz z ich rodzinami.
Nie zapominajmy o:
różnorodnej i wielokrotnie zaskakującej palecie przysługujących pracownikom oraz członkom jego rodziny benefitów. W każdym z tych przypadków przetwarzanie będzie odbywało się inaczej w tym chociażby z wykorzystaniem różnorodnych odbiorców.
Zatrudnienie, to przecież gromadzenie danych nie tylko o pracowniku. W ramach działu kadr gromadzone są również dane o członkach rodziny pracownika. Dane te pracodawca gromadzi nie tylko w sytuacji związanej ze zgłoszeniem członka rodziny do ubezpieczenia, ale także chociażby w ramach prowadzonego Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych czy w przypadku gromadzenia danych osób, które zawiadomi w razie wypadku.
Co jeszcze?
Zagadnienia opisane powyżej to jedynie kilka wybranych kwestii związanych z zatrudnieniem i realizacją umów o pracę oraz ogólnymi relacjami pracodawca-pracownik. Pozostają przecież jeszcze związki zawodowe, pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe, monitorowanie pracowników, staże, wolontariaty, programy poleceń …… jest tego wiele.