Dlaczego to ważne?
Podczas nieformalnych rozmów łatwo jest zapomnieć o zasadach ochrony danych osobowych. Mogą być one przypadkowo ujawnione w trakcie rozmów, pozostawione bez nadzoru na biurku czy niezabezpieczone w komputerze. Ważne jest, aby pamiętać o zasadach RODO nawet w swobodniejszych momentach dnia pracy.
Jakie są zagrożenia?
Nieformalne rozmowy o poufnych danych. Przerwa na kawę to często czas, kiedy dyskutujemy o różnych kwestiach, w tym o pracy. Może się zdarzyć, że nieświadomie ujawnimy poufne informacje, takie jak dane klientów czy szczegóły projektów, w obecności osób, które nie powinny mieć do nich dostępu.
Otwarte dokumenty na biurku. W pośpiechu często zostawiamy na biurku dokumenty zawierające dane osobowe, np. listy klientów, umowy czy notatki z rozmów. Nawet krótkie opuszczenie stanowiska pracy może stwarzać ryzyko ich przejrzenia przez nieuprawnione osoby.
Niezabezpieczone komputery. Wychodząc na przerwę, możemy zostawić otwarte i niezabezpieczone komputery, co umożliwia dostęp do poufnych informacji osobom postronnym.
Przykład z życia
W jednej z dużych korporacji doszło do poważnego incydentu związanego z ochroną danych osobowych. Podczas przerwy na kawę pracownik działu HR zostawił na biurku otwartą teczkę, zawierającą szczegółowe informacje o wynagrodzeniach pracowników. Inny pracownik, przypadkowo przechodząc obok, zauważył dokumenty i zrobił im zdjęcie swoim telefonem komórkowym. Później te zdjęcia trafiły do sieci społecznościowych, co spowodowało poważne problemy w firmie, w tym utratę zaufania pracowników i konieczność zmierzenia się z konsekwencjami prawnymi związanymi z naruszeniem przepisów RODO.
Co możesz zrobić?
Zamykaj dokumenty. Przed wyjściem na przerwę upewnij się, że wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe są zamknięte w szufladzie lub szafce. Dzięki temu unikniesz przypadkowego ujawnienia informacji.
Zabezpiecz komputer. Zawsze blokuj komputer przed odejściem od biurka, nawet jeśli wychodzisz tylko na chwilę. Proste naciśnięcie kombinacji klawiszy (np. Windows + L) może skutecznie zabezpieczyć Twoje dane.
Uważaj na rozmowy. Podczas przerw na kawę unikaj dyskusji na temat poufnych informacji w miejscach, w których mogą być one usłyszane przez osoby nieupoważnione. Staraj się rozmawiać o sprawach zawodowych w sposób ogólny i nieujawniający szczegółów.
Podnoś świadomość. Zachęcaj kolegów i koleżanki do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych. Wspólne dbanie o bezpieczeństwo danych może znacząco zredukować ryzyko ich wycieku.
Przerwy na kawę są ważnym elementem dnia pracy, ale pamiętajmy, że ochrona danych osobowych nie kończy się wraz z przerwą od obowiązków. Dbałość o bezpieczeństwo informacji powinna być naszym priorytetem przez cały czas.