Kiedy mówimy o procesorze?
To każdy kontrahent, który:
- realizuje zadanie na rzecz naszej firmy,
- przetwarza przy tym dane osobowe,
- działa zgodnie z naszymi instrukcjami (nie samodzielnie decyduje o celu przetwarzania).
Przykład:
Twój dział zleca agencji call center kontaktowanie się z klientami? Albo korzysta z aplikacji działającej „w chmurze”? To może oznaczać współpracę z procesorem – a to z kolei wymaga podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Kto może być procesorem w Twoim otoczeniu?
Poniżej znajdziesz listę kategorii firm, które najczęściej pełnią rolę procesora. Zastanów się, z którymi współpracuje Twój dział – i czy każda z tych relacji została odpowiednio uregulowana:
- Zewnętrzne archiwum dokumentów
- Agencja ochrony
- Firma kadrowa / biuro rachunkowe
- Dostawca usług chmurowych / hosting
- Call center
- Centrum Usług Wspólnych
- Agencja rekrutacyjna
- Biuro tłumaczeń
- Dostawca oprogramowania i systemów IT
- Zarządca budynku (działający na rzecz właściciela)
- Firma konsultingowa
- Firma windykacyjna
- Agencja marketingowa
- Usługodawca pocztowy i firma magazynowa
- Dostawca narzędzia do wysyłki newsletterów
- Platforma do podpisów elektronicznych
- Firma niszcząca dokumenty i nośniki danych
- Firma analizująca zachowanie użytkowników na stronie
- Body leasing IT / punkt serwisowy
- Spółki z grupy kapitałowej (w wybranych przypadkach)
Bezpłatna wiedza o RODO.
Korzystaj do woli!
Webinary, artykuły, poradniki, szkolenia, migawki i pomoc. Witaj w bazie wiedzy ODO 24.
WCHODZĘ W TO
Co warto zrobić?
- Zrób szybki przegląd firm, z którymi współpracuje Twój dział.
- Zastanów się, czy którakolwiek z nich przetwarza dane osobowe w naszym imieniu.
- Upewnij się, że z każdą taką firmą została zawarta umowa powierzenia (jeśli nie – daj znać osobie odpowiedzialnej za RODO w Twojej organizacji).
- Sprawdź, czy te firmy (tzw. procesorzy) zostały odpowiednio zweryfikowane przed rozpoczęciem współpracy – oraz czy podlegają regularnej ocenie, np. raz do roku, pod kątem zgodności z wymaganiami ochrony danych.
Małe niedopatrzenie może mieć duże konsekwencje – a kontrola UODO nie pyta, czy to „ktoś z IT się tym zajmował”, tylko czy umowa jest podpisana.
Jeśli masz wątpliwości – zapytaj. Lepiej dmuchać na RODO, niż potem tłumaczyć się z naruszenia.