Dlaczego to ważne?
W treściach tłumaczonych online bardzo często znajdują się:
- imiona i nazwiska klientów
- adresy e-mail i numery telefonów
- numery umów, zamówień, PESEL, dane zdrowotne
- informacje o sprawach firmowych
Po wklejeniu do tłumacza:
- dane trafiają do zewnętrznego systemu
firma traci nad nimi bezpośrednią kontrolę - nie zawsze wiadomo, gdzie są przetwarzane i jak długo
Przykład z życia:
Podczas jednego z audytów w firmie handlowej odkryto, że pracownicy działu obsługi klienta regularnie wklejali do ogólnodostępnych tłumaczy całe wiadomości od klientów z zagranicy, łącznie z danymi kontaktowymi, numerami zamówień, a czasem także informacjami o reklamacjach związanych ze stanem zdrowia. Nikt nie miał złych intencji, chodziło wyłącznie o szybkość działania. Jednak po analizie incydentu firma musiała potraktować sprawę formalnie jako naruszenie ochrony danych. Zdarzenie zostało zgłoszone do UODO, a wewnętrznie ustanowiono jasne zasady korzystania z narzędzi online.
Co możesz zrobić?
- Tłumacz bez danych
Jeśli to możliwe usuń imiona, nazwiska, numery umów i inne identyfikujące informacje przed wklejeniem tekstu.
- Korzystaj z narzędzi zatwierdzonych w firmie
Jeśli firma ma własne systemy tłumaczeń lub narzędzia AI, używaj tylko ich.
- W razie wątpliwości zapytaj
Lepiej zapytać IOD lub IT niż nieświadomie przekazać dane na zewnątrz.
- Krótsze fragmenty, nie całe dokumenty
Nie wrzucaj pełnych umów, skanów ani całej korespondencji.
Pamiętaj!
Tłumacz online to nie „sprytny słownik”. To zewnętrzny system, któremu przekazujesz treść, często razem z danymi osobowymi.
Zasada jest prosta: im mniej danych wklejasz, tym bezpieczniej dla Ciebie i firmy.