Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to środki finansowe, które gromadzi pracodawca, przeznaczone na wsparcie socjalne osób uprawnionych do korzystania z funduszu, czyli pracowników danego zakładu pracy, ich rodzin, ale także emerytów, rencistów – byłych pracowników i innych osób, które mogą z niego korzystać na mocy regulaminu. Z założenia ma on wspierać gorzej sytuowane osoby, a tym samym w miarę możliwości wyrównać ich szanse i pomagać im finansowo wtedy, gdy tego potrzebują. Formy tej pomocy mogą być różne, do najczęstszych zalicza się jednak świadczenia urlopowe, dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej i pomoc materialną (zarówno finansową, jak i rzeczową) np. dla pracownika dotkniętego poważnym zdarzeniem losowym czy samotnie wychowującego dzieci.
Decyzja o przyznaniu ulgowych usług lub świadczeń oraz ich wysokość są uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Oznacza to, że aby ubiegać się o dofinansowanie z ZFŚS, konieczne jest dostarczenie pracodawcy danych, na podstawie których będzie on w stanie podjąć decyzję, czy takiego wsparcia udzielić, a jeśli tak, to w jakiej wysokości i w jakiej formie. Dane te mają oczywiście charakter danych osobowych, ponieważ dotyczą osoby ubiegającej się o wsparcie z ZFŚS (a często także osób trzecich, czyli np. członków rodziny takiej osoby). Co więcej, bardzo często pojawią się tzw. dane wrażliwe, np. w postaci danych dotyczących stanu zdrowia (czyli dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO).
Kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach ZFŚS należy ustalać nie tylko na podstawie samego RODO, lecz także zgodnie z ustawą o ZFŚS (ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowych funduszu świadczeń socjalnych, t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352), która 4 maja 2019 r. została znowelizowana (ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, czyli RODO).
Jak już wspomniano, przyznanie środków z ZFŚS jest uzależnione od sytuacji osoby uprawnionej. O ile do tej pory art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS oprócz tego zakładał jeszcze, że „Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu (…) oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie”, o tyle w znowelizowanej ustawie znalazły się dodatkowe przepisy. Do art. 8 dodano następujące ustępy:
Przykład:
Pracownik ubiegający się o dofinansowanie po stracie członka rodziny deklaruje, że średni dochód na członka jego rodziny wynosi 800 zł miesięcznie. Pracodawca ma prawo zweryfikować tę informację, żądając wglądu choćby do deklaracji PIT i aktu zgonu.
Przykład:
Jak powinno wyglądać takie upoważnienie? Przykładowo, do standardowego wzoru upoważnienia do przetwarzania można dodać następujący akapit:
[TAK/NIE – wybierz właściwe] Niniejszym dodatkowo upoważniam Panią/Pana do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, w ramach obsługi wniosków o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Wskazany w ustawie o ZFŚS okres niezbędny do dochodzenia roszczeń należy rozumieć jako czas, przez który organ skarbowy (rentowy) może dochodzić roszczeń związanych z przyznaniem świadczenia, tj. 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym świadczenie zostało przyznane.
W opinii autorki dane osoby ubiegającej się o dofinansowanie, a także dane innych osób, które podała, w tym dane członków jej rodziny, administrator będzie przetwarzał w celu realizacji obowiązków prawnych na nim ciążących na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie prowadzenia ZFŚS – oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO – w zakresie danych szczególnych kategorii.
Przypominamy, że art. 3 ustawy o ZFŚS nakłada na pracodawców obowiązek utworzenia ZFŚS, jeśli na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub – bez względu na liczbę pracowników – jeśli prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych. Dodatkowo ZFŚS może zostać utworzony na wniosek zakładowej organizacji związkowej przy stanie zatrudnienia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Pierwotnie projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO przewidywał katalog danych osobowych osoby uprawnionej (a także członków jej rodziny i osób pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym), które pracodawca może przetwarzać w związku z ubieganiem się tej osoby o ulgową usługę czy świadczenie. Mogły to być m.in. imię, nazwisko, data urodzenia, stopień pokrewieństwa i inne dane niezbędne do ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Ostatecznie jednak ta propozycja się nie utrzymała – ustawa o ZFŚS nie wymienia danych osobowych, do których przetwarzania może dochodzić w ramach prowadzenia ZFŚS. Tę kwestię pozostawiono pracodawcy do uregulowania w regulaminie ZFŚS.
Pracodawca może wskazać w regulaminie ZFŚS dokumenty, o których przedstawienie do wglądu może zostać poproszony ubiegający się o świadczenie (przykładowo deklaracje podatkowe czy akty urodzenia/zgonu). Rekomendujemy, aby ta lista nie miała charakteru enumeratywnego, ponieważ w trakcie sporządzania regulaminu trudno przewidzieć wszystkie możliwe dokumenty, które będą niezbędne do potwierdzenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o świadczenie.
Jakie obowiązki pojawiają się po stronie pracodawcy w procesie dostosowywania ZFŚS do wymogów RODO i znowelizowanej ustawy o ZFŚS? Przede wszystkim należy uzupełnić regulamin ZFŚS o kwestie dotyczące danych osobowych. Co do zasady będzie się to sprowadzało do zamieszczenia w nim paragrafu z klauzulą informacyjną, kierowaną do osoby ubiegającej się o świadczenie oraz do osób trzecich, których dane zostały pozyskane za pośrednictwem składającego wniosek o dofinansowanie (co oznacza, że obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony zgodnie z treścią art. 14 RODO).
Druga kwestia to weryfikacja wniosku o udzielenie ulgowej usługi/świadczenia/dopłaty z ZFŚS pod kątem zasady minimalizacji danych. Powinien być on tak skonstruowany, żeby pracownikowi (lub innej osobie ubiegającej się o świadczenie) pozostało jedynie wypełnienie odpowiednich pól. Dzięki temu zostaną zebrane tylko dane niezbędne do rozpatrzenia wniosku – i nic ponad to.
Dodatkowo warto w regulaminie zapisać, że co do zasady dane niezbędne do rozpatrzenia wniosku będą zbierane w formie oświadczeń pracownika (lub innej osoby ubiegającej się o świadczenie), jednak pracodawca ma prawo do weryfikacji złożonych oświadczeń i żądania wglądu do dokumentów, które potwierdzają informacje podane przez pracownika. Należy również pamiętać, aby okres przechowywania danych zebranych w ramach ZFŚS znalazł odzwierciedlenie w procedurze usuwania danych lub innym dokumencie, na podstawie którego organizacja usuwa dane osobowe po ustaniu celu przetwarzania danych osobowych.
Nie ulega wątpliwości, że w ramach prowadzenia ZFŚS pracodawca pełni funkcję administratora danych osobowych osób ubiegających się o świadczenie oraz osób, których dane są przetwarzane w związku ze złożonym wnioskiem. Jednocześnie jest on administratorem samego ZFŚS, przez co należy rozumieć, że jest podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wydatkowanie środków z ZFŚS.
W ramach wykonywania obowiązków wynikających z prowadzenia ZFŚS pracodawca może udostępniać zewnętrznym podmiotom pozyskane w związku z tym dane. Przykładowo takie dane mogą zostać udostępnione podmiotom do tego uprawnionym na podstawie przepisów prawa, jak ZUS czy urząd skarbowy. Informacja o odbiorcach danych powinna znaleźć się w treści klauzuli informacyjnej, zgodnie z art. 13 (lub 14) RODO.
Znaczącą rolę w procesie udzielania świadczeń z ZFŚS odgrywają związki zawodowe (art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Przede wszystkim sam regulamin ZFŚS musi być skonsultowany ze związkami. Co więcej, również przyznawanie świadczeń z ZFŚS jest dokonywane w uzgodnieniu ze związkiem zawodowym. W tej sytuacji związek zawodowy należy uznać za odbiorcę danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO, tj. za podmiot, któremu ujawnia się dane.
Niedawne zmiany w ustawie o ZFŚS nie pozostają bez znaczenia dla kształtu regulaminu ZFŚS i sposobu przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych w ramach ZFŚS. Aby dostosować proces prowadzenia ZFŚS, pracodawca powinien przede wszystkim wprowadzić do regulaminu odpowiednie zmiany, zweryfikować zakres danych zbieranych przy pomocy wniosku o świadczenie, zadbać o spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane przetwarza, a także dopilnować, aby w organizacji nie dochodziło do przetwarzania danych, co do których ustał cel przetwarzania i które zgodnie z ustawą o ZFŚS powinny zostać usunięte.
-
Interaktywny tekst RODO oraz polskiej ustawy wzbogacony
