Jedną z fundamentalnych kwestii związanych z ochroną danych osobowych na gruncie RODO jest rola inspektora ochrony danych (IOD). IOD pełni ważną rolę w procesie zarządzania tymi danymi, dlatego tak ważne jest, aby rolę tę pełniła osoba posiadająca właściwe kompetencje i aby wykonywała ona swe zadania w sposób niezależny od organizacji, na której rzecz je świadczy i jednocześnie w sposób dla niej najbardziej efektywny.
Rola inspektora ochrony danych
IOD powinien brać czynny udział w procesach dotyczących przetwarzania danych osobowych, pełniąc rolę koordynatora czuwającego nad zgodnością tych procesów z przepisami. CNIL zwrócił uwagę, że we Francji IOD na gruncie RODO zyskał na znaczeniu jakościowym i ilościowym w stosunku do swojego poprzednika (the Correspondant Informatique et Libertés – CIL) na gruncie uprzednio obowiązujących przepisów. Jakościowym – ze względu na przypadającą mu rolę koordynującą i jego pożądany czynny udział we wszystkich aktywnościach związanych z danymi osobowymi, natomiast ilościowym – z uwagi na znaczny wzrost liczby inspektorów ochrony danych, związany z obowiązkiem ich wyznaczania przez określone prawem podmioty.
Odpowiedzialność IOD
IOD nie jest osobiście odpowiedzialny za naruszenie obowiązków przewidzianych w RODO. W tym kontekście odpowiedzialna jest organizacja, dla której pełni on tę funkcję. Nie ma możliwości, aby na inspektora ochrony danych przeniesiono odpowiedzialność spoczywającą na administratorze danych lub podmiocie przetwarzającym.
W przypadku, gdy zalecenia IOD nie są przestrzegane przez administratora lub podmiot przetwarzający, fakt ten może być stosownie udokumentowany przez IOD, a także przez administratora/podmiot przetwarzający wraz określeniem powodów, dla których zalecenie IOD nie zostało uwzględnione.
IOD nie ponosi odpowiedzialności za zgodność procesów przetwarzania z obowiązującymi przepisami, ani za wykonanie innych obowiązków leżących w gestii administratora/podmiotu przetwarzającego (np. przechowywanie nagrań, przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych czy zgłaszanie naruszeń), pełni on jednak znaczącą rolę w zapewnianiu tej zgodności, dlatego tak ważne jest, by miał on możliwość aktywnego uczestniczenia w zachodzących w organizacji operacjach przetwarzania danych. IOD uczestniczy w tych wszystkich procesach, de facto czuwając nad nimi, ale jego rola jest informacyjna, doradcza, o charakterze nadzorczym i ma na celu pomóc kierownictwu organizacji w wypełnieniu jej obowiązków.
IOD powinien służyć kierownictwu organizacji swoją ekspercką opinią, tak aby postępowanie wedle jego wskazówek gwarantowało zapewnienie tej zgodności. Należy przy tym zaznaczyć, że jego działania ukierunkowane są nie tylko na kierownictwo organizacji, ale także na wszystkie inne osoby w organizacji, które uczestniczą w procesach przetwarzania danych osobowych, wśród których powinien on rozpowszechniać kulturę i zasady przetwarzania tych danych (np. poprzez wewnętrzne szkolenia, przekazywanie istotnych informacji, np. w zakresie kar za naruszenia ochrony danych osobowych w sprawach medialnych, a także poprzez bycie wewnętrznym punktem kontaktowym w organizacji w przypadku jakichkolwiek pytań w przedmiocie ochrony danych).
Inspektor ochrony danych powinien identyfikować operacje przetwarzania, które szczególnie wymagają jego uczestnictwa. CNIL jako przykłady sytuacji, w których zasadny jest stały udział IOD, wskazuje:
- podejmowanie decyzji w zakresie rozpoczęcia przetwarzania lub zwiększenia jego zakresu (w szczególności z uwzględnieniem zasady ochrony danych w fazie projektowania i zasady domyślnej ochrony danych – protection by design and by default),
- rozważanie potrzeby przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i rzeczywiste przeprowadzenie tej oceny,
- tworzenie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,
- tworzenie i aktualizowanie odpowiedniej polityki ochrony danych,
- doradzanie w zakresie koniecznych do podjęcia działań w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych oraz zgłoszenia faktu naruszenia organowi nadzorczemu i poinformowania osób, których dane dotyczą.
Z uwagi na rolę, jaką pełni IOD w organizacji istotne jest, by posiadał on odpowiednie do tego kwalifikacje.
Rola IOD w zakresie monitorowania przestrzegania RODO
Rolą IOD jest monitorowanie, czy przetwarzanie danych odbywa się w zgodzie z obowiązującymi przepisami. IOD dokonuje tego np. poprzez zlecanie zewnętrznego audytu, przez wewnętrzny kontakt czy osobistą weryfikację, dokonywaną przy współpracy z osobami pełniącymi kluczowe funkcje dla procesu przetwarzania. Na gruncie francuskiego porządku prawnego taką osobą jest np. Dyrektor ds. Bezpieczeństwa Informacji (ang. CISO – Chief Information Security Officer). W przypadku podejmowanych wewnątrz organizacji akcji naprawczych lub tworzenia nowych planów działania, IOD monitoruje również te procesy. Im większe jest ryzyko związane z przetwarzaniem danych, tym większą czujność powinien zachować IOD.
Rola IOD w kontaktach z organem nadzorczym
W kontaktach organizacji z organem nadzorczym IOD pełni rolę łącznika, który odpowiada na wezwania organu, bada skargi, konsultuje się w sprawach dotyczących RODO, powiadamia o naruszeniach ochrony danych, etc. Relacja ta nie jest jednak jednostronna, ponieważ IOD może również zwracać się do organu nadzorczego z pytaniami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i pełnionej przez niego funkcji. Niedozwolone jest, aby administrator oraz podmiot przetwarzający nakazywali IOD przesyłanie im takich pytań do sprawdzenia ich poprawności lub w ogóle zabraniali wysyłania takich pytań do organu. Co więcej, francuski organ nadzorczy nie odpowiada na pytania skierowane do niego przez organizację, jeśli ta nie poczyniła starań, aby skonsultować daną kwestię ze swoim inspektorem ochrony danych.
W przypadku postępowania organu nadzorczego prowadzonego na miejscu w organizacji, to IOD jest głównym, choć nie wyłącznym kontaktem między organem a organizacją. Na koniec dnia jest on również odpowiedzialny za weryfikację i podpisanie protokołu. Administrator ma prawo wnieść do niego uwagi po jego otrzymaniu.
Co również istotne, IOD nie może być wyłącznym reprezentantem organizacji w przypadku przesłuchania przed CNIL, gdyż to stanowiłoby dla niego konflikt interesów. Może natomiast towarzyszyć pełnomocnikowi organizacji, wyrażać opinie i odpowiadać na pytania.
Rola IOD w kontaktach z osobami, których dane dotyczą
IOD jest punktem kontaktowym dla osób, których dane osobowe są przetwarzane przez organizację. Mogą one się zwracać do IOD we wszystkich kwestiach związanych z przetwarzaniem ich danych. IOD może również zarządzać organizacją procesu realizacji praw tych osób w przypadku wystąpienia przez nie z takim żądaniem, np. w zakresie prawa dostępu do danych czy też ich przeniesienia, w taki sposób, by nastąpiło to w przewidzianym terminie.
Szczególną uwagę CNIL zwraca na to, że IOD działający jako punkt kontaktowy pomiędzy osobą, której dane dotyczą a CNIL, nie jest uprawniony od przekazywania osobom trzecim, w tym osobie której dane dotyczą, danych kontaktowych osób z ramienia CNIL. Informacje te są przeznaczone wyłącznie dla odbiorcy wiadomości i jego współpracowników.
Zapewnienie dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych
Rzetelne prowadzenie dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych (takiej jak rejestr czynności przetwarzania, rejestr naruszeń i podjętych działań, dokumentacja dotycząca oceny skutków dla ochrony danych, ewidencja zgód, procedury dotyczące wykonywania praw, umowy powierzenia danych etc.) ma fundamentalne znaczenie dla inspektora ochrony danych. Dokumentacja ta może mu bowiem dostarczyć kompleksowej wiedzy na temat procesów przetwarzania w organizacji i pozwolić na planowanie zarządzania tymi kwestiami.
Zgodnie z art. 30 RODO, obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania spoczywa na administratorze lub podmiocie przetwarzającym. Jak jednak zwraca uwagę CNIL, w praktyce często zdarza się, że to IOD przejmuje realizację tego zadania. CNIL uważa wręcz taką sytuację za pożądaną, aby zakres obowiązków IOD uwzględniał właśnie prowadzenie takiego rejestru, przy jednoczesnym zobowiązaniu, aby informacja dotycząca każdego przetwarzania była mu przekazywana przez odpowiedzialne za te procesy osoby lub przez osoby, które te procesy wdrażają.
IOD nie musi osobiście odpowiadać na każde zapytanie kierowane do niego przez CNIL lub inne podmioty danych, musi jednak mieć pewność, że każde zapytanie będzie należycie procedowane przez kompetentną kadrę, a odpowiedź zostanie udzielona w wyznaczonym terminie.
Ustanowienie IOD – kto może zostać inspektorem danych osobowych
Praktyczny kurs IOD
potwierdzi Twoje wysokie kompetencje
W przypadku gdy osoba wybrana na IOD nie posiada specjalistycznej wiedzy przed podjęciem tej funkcji, konieczne jest stosowne przeszkolenie tej osoby i to – jak zaznacza CNIL – w bardzo krótkim okresie czasu.
CNIL zwraca także uwagę, by osoba pełniąca tę funkcję cechowała się wysokim poziomem etyki zawodowej oraz kompetencjami miękkimi, jak np. umiejętność komunikowania się.
IOD a inne obowiązki
IOD może wykonywać inne obowiązki w organizacji, niemniej CNIL zaznacza, że nie mogą to być takie obowiązki, w ramach których posiada on uprawnienia decyzyjne w zakresie ustalania celów i sposobów przetwarzania, nie powinien on być bowiem jednocześnie, jak to określa CNIL, „sędzią i ławą przysięgłych”.
Ocena, czy nie zachodzi konflikt interesów powinna być dokonywana w każdym indywidualnym przypadku. Zaleca się, aby dokumentować dokonanie analizy, w wyniku której wykluczono istnienie takiego konfliktu. CNIL przedstawił również przykłady stanowisk, względem których prawdopodobny jest konflikt interesów, mianowicie: dyrektor zarządzający (Managing Director), dyrektor operacyjny (Chief Operating Officer), lekarz naczelny (Chief Medical Officer), kierownik działu marketingu (Marketing Department Manager), menadżer zasobów ludzkich (Human Resources Manager), kierownik działu IT (IT Department Manager) etc. CNIL zastrzega również, że także na niższych szczeblach struktury w organizacji mogą występować stanowiska, w przypadku których również może zaistnieć konflikt.
CNIL podaje również inne sytuacje, wskazujące na konflikt interesów, np. co do zasady przedstawiciel administratora danych lub podmiotu przetwarzającego, którzy nie mają siedziby w UE, nie może zostać wyznaczony na inspektora ochrony danych dla tej organizacji, ponieważ stanowiłoby to konflikt interesów.
CNIL porusza również kwestię, czy osoba prawna może być jednocześnie podmiotem przetwarzającym i inspektorem danych osobowych w tej samej organizacji. Organ nadzorczy wskazał, że nie ma automatycznego zakazu, aby dostawca usługi, który jest podmiotem przetwarzającym, był jednocześnie inspektorem ochrony danych dla swojego klienta. Może to bowiem stanowić odrębną usługę na rzecz klienta, która nie byłaby przeprowadzana w ramach instrukcji administratora danych. Każdorazowo jednak powzięcie decyzji w tym zakresie powinno być poprzedzone analizą danego przypadku, czy taka sytuacja nie będzie godziła w niezależność IOD w wykonywaniu jego obowiązków. Analiza ta powinna być częścią dokumentacji administratora i podmiotu przetwarzającego. Może się również zdarzyć sytuacja, że konieczne będzie wdrożenie środków gwarantujących taką niezależność. Każdorazowo jednak IOD, aby być wolnym od konfliktu interesów, nie może być osobą pełniącą funkcję kierownika ani dyrektora w organizacji.
Ta sama osoba może być ustanowiona IOD zarówno dla administratora, jak i podmiotu przetwarzającego, warunkiem jednak jest – podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej – aby osoba taka miała zapewnioną niezależność. W stosownej dokumentacji powinny być uwzględnione ustalenia w tym zakresie, w szczególności powinno być określone, w jaki sposób zapewnia się tę niezależność w sytuacji, gdy oba te podmioty mają rozbieżne interesy.
Konkludując, możliwe jest powierzenie IOD innych zadań, jednak pod warunkiem, że nie utrudni to wykonywania mu tej roli oraz nie będzie rodziło konfliktu interesów. CNIL, powołując się na przeprowadzone badania, wskazał, że jedynie jedna czwarta wewnętrznych IOD pełni tę funkcję w pełnym wymiarze czasu pracy.
Niezależność IOD
CNIL wskazuje, że niezależność IOD powinna opierać się na dwóch rodzajach bezstronności:
- obiektywna bezstronność – nie ma sytuacji, kiedy IOD oceniałby decyzję, w której wydaniu uczestniczył (nie jest jednocześnie sędzią i stroną),
- subiektywna bezstronność – IOD jest wolny od wpływów wynikających z rozbieżnych interesów, które mogłyby oddziaływać na swobodę zajmowanego stanowiska.
Dokumentowanie wyboru IOD
Zgodnie z zasadą rozliczalności, organizacja ustanawiająca IOD powinna móc udowodnić, że osoba wybrana do pełnienia tej funkcji spełnia wymogi przewidziane w RODO. CNIL nie weryfikuje spełnienia tych wymogów w momencie wyznaczenia IOD, natomiast w przypadku audytu organizacja może być poproszona o zaprezentowanie dokumentacji świadczącej o należytym wyborze osoby na to stanowisko.
CNIL przedstawił statystyki dotyczące wykształcenia osób zajmujących funkcję IOD: około 28% posiada wykształcenie IT, około 28 % - wykształcenie prawnicze, a pozostały udział mają osoby o profilu administracyjnym, finansowym, compliance, audytowym etc.
Certyfikacje IOD
Od 2018 roku CNIL zaaprobowało organizacje, które oferują możliwość zdobycia certyfikatu potwierdzającego umiejętności IOD w oparciu o test wielokrotnego wyboru, zawierający minimum sto pytań dotyczących przepisów, odpowiedzialności i bezpieczeństwa. Możliwość zdobycia certyfikatu dotyczy tylko osób z dwuletnim profesjonalnym doświadczeniem w ochronie danych albo po dwóch latach doświadczenia w jakimkolwiek obszarze i co najmniej 35-godzinnym szkoleniu w przedmiocie ochrony danych. Certyfikat ważny jest 3 lata. Stanowi on potwierdzenie należytych kwalifikacji IOD. Dla organizacji szukających specjalistów ds. ochrony danych taki certyfikat jest gwarantem pewności co do posiadanych kwalifikacji. Posiadanie takiego certyfikatu nie jest jednak konieczne, aby być wyznaczonym na stanowisko IOD.
Obowiązek wyznaczenia IOD
Nie w każdym przypadku wyznaczenie inspektora ochrony danych jest obowiązkowe. Zgodnie z RODO, jest to konieczne wówczas, gdy:
- przetwarzania dokonuje organ lub podmiot publiczny (z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości);
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę; lub
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych lub danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.
Zaleca się, aby – poza powyższymi obowiązkowymi przypadkami – IOD ustanawiać także wtedy, gdy organizacja napotyka problemy odnoszące się do ochrony danych osobowych. Wówczas szczególnie zasadne jest ustanowienie osoby, która – mając odpowiednią wiedzę i doświadczenie – będzie w stanie właściwie skoordynować te procesy.
Wskazuje się również, że dobrą praktyką jest wyznaczanie IOD przez podmioty prywatne, którym zlecono zadania na rzecz interesu publicznego.
Główna działalność administratora
W poradniku CNIL określa jak rozumieć pojęcie „głównej działalności administratora”, wskazując, że główna aktywność organizacji powinna korespondować z jej głównym przedmiotem działalności. Jeśli przetwarzanie danych osobowych jest kluczowe dla osiągnięcia celów organizacji, wówczas kryterium głównej działalności zostaje spełnione. Jako przykład CNIL podaje klinikę, której główną działalnością jest zapewnienie opieki medycznej swoim pacjentom. Ta aktywność wymaga przetwarzania danych pacjentów dotyczących zdrowia i w tym przypadku przetwarzanie tych danych należy uznać główną działalność organizacji.
Regularne i systematyczne monitorowanie
Ponieważ pojęcie „regularnego i systematycznego monitorowania” osób, których dane dotyczą, nie zostało zdefiniowane w RODO, w poradniku CNIL powołuje się na EROD, że przez regularność należy rozumieć stałe monitorowanie lub regularne, cyklicznie powtarzające się monitorowanie przez pewien określony czas. Systematyczność natomiast rozumiana jest jako część strategii, pojawiająca się zgodnie z ustalonym systemem, metodycznie, w sposób uprzednio zaplanowany i zorganizowany, w ramach ogólnego programu ochrony danych. Jako przykłady takiego regularnego i systematycznego monitorowania podano działania marketingowe, których personalizacja opiera się na danych osobowych, profilowanie dla celów związanych z szacowaniem ryzyka, geolokację przez telefon, monitorowanie samopoczucia, zdrowia czy danych dotyczących kondycji za pomocą urządzeń przenośnych.
Przetwarzanie na dużą skalę
CNIL odnosi się do szacowania, o którym mowa w motywie 91 RODO, kiedy dane są przetwarzane na dużą skalę, wskazując, że nie ma progu, którego przekroczenie wskazywałoby na to, że właśnie takie przetwarzanie ma miejsce – konieczne do tego jest analizowanie każdego indywidualnego przypadku. Jak wskazuje CNIL, analiza taka powinna uwzględniać następujące czynniki:
- liczbę osób, których przetwarzanie dotyczy (w odniesieniu do pozostającej w kręgu zainteresowania grupy osób, nie zaś do wielkości organizacji),
- liczbę i zakres przetwarzanych danych,
- czas trwania lub trwałość czynności przetwarzania,
- zasięg geograficzny operacji przetwarzania.
Jako przykłady przetwarzania na dużą skalę CNIL podaje przetwarzanie danych pacjentów szpitala, które stanowi przedmiot jego głównej działalności, przetwarzanie danych pasażerów korzystających z transportu publicznego (np. możliwych do namierzenia przez bilet), przetwarzanie danych za pośrednictwem wyszukiwarki internetowej dla celów reklamy spersonalizowanej.
Sprawdź co pamiętasz - za poprawną odpowiedź nagroda!
Inspektor ochrony danych osobowych: