Czy prywatny monitoring musi być zgodny z RODO?

W dobie coraz łatwiej dostępnych kamer, przystępnych cenowo, gwarantujących coraz lepszą jakość i obszerną pamięć, wiele osób decyduje się na ich zakup i instalację na swojej posesji. Przed ich uruchomieniem natomiast warto zastanowić się, czy nie naruszą one prywatności naszych sąsiadów lub przechodniów. Na co należy zwrócić uwagę? O tym dowiedzą się Państwo w naszym artykule.

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Kamery pozwalają w łatwy sposób odtworzyć wszystko, co działo się na posesji w ciągu dnia. Wydają się więc idealnym rozwiązaniem na problemy związane z nieruchomością, takie jak kradzieże, ale też wandalizm, czy spory z sąsiadami. Są szczególnie przydatne wtedy, gdy sprawcę trudno złapać na gorącym uczynku.

Z drugiej strony kamery gromadzą dużą liczbę  danych – dokładnie rejestrują wygląd ludzi i ich zachowania. Niejednokrotnie kamery rejestrują osoby, które nie wiedzą, że są nagrywane, albo nie chcą, aby ich wizerunek czy zachowania były utrwalane.

Kamera na prywatnej nieruchomości

Kamera obejmująca wyłącznie teren posesji osoby, która ją instaluje, nie jest objęta regulacjami RODO. Art. 2 ust. 2 lit. c RODO przewiduje, że rozporządzenie nie ma zastosowania, gdy dane osobowe są przetwarzane przez osobę fizyczną w ramach działalności o charakterze czysto osobistym lub domowym. Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych nr 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo wskazała również na inne czynniki, które trzeba wziąć pod uwagę: użytkownik monitoringu wizyjnego o charakterze domowym musi rozważyć, czy łączą go jakiekolwiek relacje z osobą, której dane dotyczą, czy skala i częstotliwość monitoringu wskazują na jakąkolwiek działalność zawodową z jego strony, a także potencjalny negatywny wpływ monitoringu na osoby, których dane dotyczą. Obecność któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów niekoniecznie sugeruje, że przetwarzanie wykracza poza zakres wyjątku dla gospodarstw domowych: aby to stwierdzić, należy dokonać ogólnej oceny.

Jeśli ocena konkretnego przypadku wskazuje, że monitoring służy działalności o charakterze czysto osobistym lub domowym, taka sytuacja nie jest objęta przepisami RODO. Sytuacja jednak się zmienia, gdy kamera rejestruje teren znajdujący się poza prywatną posesją.

Właściciele kamer często nie zdają sobie sprawy z tego, jak istotną różnicę z punktu widzenia RODO powoduje choćby przypadkowe, nieprzemyślane nakierowanie kamery również na drogę czy sąsiednią nieruchomość.  

Kamera obejmująca drogę

Monitoring, poza prywatną posesją, często obejmuje również drogę przy posesji. Taki sposób zainstalowania kamery jest dopuszczalny, jednak właściciel kamery, na skutek tak pozornie drobnego działania, staje się administratorem danych osobowych osób, które pojawią się na nagraniach.

Jak stwierdził Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku w sprawie C–212/13, František Ryneš przeciwko Úřad pro ochranu osobních údajů, z dnia 11 grudnia 2014 r., opierając się jeszcze na dyrektywie 95/46, nie zaś na RODO: O ile nadzór kamer wideo, (…), rozciąga się choćby częściowo na przestrzeń publiczną i tym samym jest skierowany poza sferę prywatną osoby dokonującej w ten sposób przetwarzania danych, o tyle nie powinien on być rozumiany jako czynność o czysto „osobistym lub domowym charakterze” (…). Jednocześnie zastosowanie przepisów tej dyrektywy pozwala, w razie konieczności, uwzględnić, (…) uzasadnione interesy administratora danych, które w szczególności obejmują, tak jak w sprawie będącej przedmiotem postępowania głównego, ochronę własności, zdrowia i życia tego administratora, a także jego rodziny. (…) wykorzystywanie systemu (…) zainstalowanego przez osobę fizyczną na jej domu rodzinnym w celu ochrony własności, zdrowia i życia właścicieli domu, który to system monitoruje również przestrzeń publiczną, nie stanowi przetwarzania danych w trakcie czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze w rozumieniu tego przepisu.

Nie ma głupich pytań RODO - są darmowe odpowiedzi!

Teza powyższego wyroku pozostaje aktualna również na gruncie RODO. Gdy monitoring rejestruje teren poza prywatną posesją, przetwarzanie danych osobowych osób, które znajdą się na nagraniach, musi być zgodne z RODO. W szczególności należy ustalić cel monitoringu oraz upewnić się, czy nie jest możliwe zastosowanie innych środków, które pozwolą go zrealizować, a nie będą wymagały gromadzenia tak dużej liczby danych. Konieczne jest również wskazanie uzasadnionego interesu administratora i uzasadnienie, dlaczego nagrywanie konkretnego miejsca jest ważniejsze niż prawo do prywatności osób, które znajdą się na nagraniach.

Co więcej, administrator danych musi wyraźnie oznaczyć monitorowany teren, zadbać o bezpieczeństwo nagrań oraz ustalić jak najkrótszy okres ich przechowywania.

Kamera obejmująca posesję sąsiada

Kolejnym częstym przypadkiem są kamery nagrywające (choćby częściowo) posesję sąsiada. W tym przypadku bardzo trudne będzie powołanie się na prawnie uzasadniony interes administratora, który byłby ważniejszy niż prawo do prywatności sąsiada.

Nagrywanie posesji sąsiada będzie możliwe za jego zgodą. Przykładową sprawę pomiędzy sąsiadami opisał irlandzki organ nadzorczy (Data Protection Commission) w opublikowanych wskazówkach dotyczących prywatnego monitoringu. W powyższej sprawie kamery uchwyciły drogę publiczną, chodnik i zieleń publiczną z przodu posesji sąsiada oraz część posesji sąsiada. Irlandzki organ nadzorczy przekazał wytyczne właścicielowi kamery i zwrócił się o dostosowanie kąta ustawienia kamer. W odpowiedzi dostarczono skorygowany materiał filmowy, na którym widać, że kamera rejestruje tylko nagrania do granicy posesji.

Dostarczono również zgodę sąsiada na dalsze rejestrowanie obrazu z jego posesji, ponieważ – jak się okazało – sąsiad również obawiał się o swoje bezpieczeństwo. Jednocześnie organ poinformował, że sąsiad może w każdej chwili wycofać tę zgodę, a w takim przypadku należy natychmiast zaprzestać używania kamer w ten sposób.

Wskazówki irlandzkiego organu nadzorczego (DPC)

W opublikowanych wskazówkach dotyczących monitorowania prywatnych posesji irlandzki organ nadzorczy zwrócił uwagę, że w wielu przypadkach celem instalacji kamer na prywatnej posesji nie jest bezpieczeństwo. Organ wymienił inne częste przyczyny instalowania kamer na prywatnych posesjach, jednocześnie rekomendując, w jaki sposób należy rozpatrywać poszczególne sytuacje.

Organ wskazał, że powodem instalacji monitoringu są często spory między osobami prywatnymi o korzystanie oraz dostęp do wspólnych wejść i obszarów, przemoc fizyczna i psychiczna, zakłócanie porządku i spokoju lub uszkodzenie mienia. Organ podkreślił, że każda taka sprawa wymaga indywidualnego podejścia i rozważenia w kontekście ochrony danych osobowych. Często jednak to nie spór z zakresu ochrony danych osobowych przed organem nadzorczym jest właściwą drogą, a na przykład mediacja przed właściwym organem czy sąsiedzkie porozumienie.

W opublikowanych wskazówkach organ wskazał na sytuacje, kiedy – pomimo, że wydawałoby się, iż jednym z elementów sporu może być spór z zakresu ochrony danych osobowych, choćby jako dodatkowa dolegliwość dla drugiej strony – organ nie uważa za stosowne podejmowania jakichkolwiek działań na gruncie RODO i nie rozpoznaje skarg. Zdaniem organu, w pierwszej kolejności powinna następować ocena, czy faktycznie ma miejsce przetwarzanie danych osobowych – jeśli kamera nie działa albo jest tylko atrapą lub obejmuje wyłącznie użytek osobisty lub domowy, RODO nie ma zastosowania i sprawa nie powinna być rozpoznawana. Jeśli stosowany monitoring faktycznie dotyczy sporu o drogę lub o grunt, organ nadzorczy w ogóle nie będzie badał sprawy z punktu widzenia RODO. Organ zatem nie oceni,  czy ma zastosowanie wyłączenie dotyczące osób lub gospodarstw domowych, ani nie podejmie żadnych działań do czasu rozstrzygnięcia sporu prawnego przez odpowiedni organ.   Działania zostaną podęte wyłącznie wtedy gdy po rozstrzygnięciu sporu przetwarzanie danych będzie kontynuowane.

Jednocześnie organ podkreślił, że w sytuacjach, gdy dane osobowe są faktycznie przetwarzane, będzie współpracował ze stronami w celu rozwiązania problemu, doradzając im, aby urządzenie zostało dostosowane do wyłączenia i było stosowane wyłącznie w celach o charakterze czysto osobistym lub domowym.

W świetle wyżej opisanych wskazówek, podejście organu nadzorczego należy więc ocenić jako bardzo praktyczne i mające na celu możliwe ograniczenie stosowania RODO w codziennych  drobnych sprawach czy sporach sąsiedzkich. Jednocześnie organ jest otwarty na pomoc, szczególnie poprzez udzielanie wskazówek i opinii na temat tego, jak rozwiązać spór i zakończyć sprawę bez korzystania z szeregu regulacji przewidzianych w RODO.

quiz

Sprawdź co pamiętasz - za poprawną odpowiedź nagroda!

Kiedy dopuszczalne jest zainstalowanie monitoringu na prywatnej posesji bez konieczności spełnienia wymogów przewidzianych w RODO?

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".