Prywatny adres e-mail oraz prywatny numer telefonu komórkowego to dane osobowe podawane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie. Czy pracodawca może je wykorzystać do realizacji obowiązków pracowniczych, kontaktów służbowych czy zawodowych bez zgody pracownika?

Mężczyzna patrzący w ekran komputera

Ubiegając się o zatrudnienie przekazujemy ewentualnemu przyszłemu pracodawcy nasze prywatne dane kontaktowe, aby podczas procesu rekrutacji na określone stanowisko pracy mógł on się z nami skontaktować, zaprosić na rozmowę lub przekazać decyzję, czy będziemy zatrudnieni, czy też nie.

Nasze prywatne dane kontaktowe są przekazywane najczęściej poprzez umieszczenie ich w CV lub przesłanie e-maila do potencjalnego pracodawcy z prośbą o rozważenie naszej kandydatury. Jeśli nie przekażemy ich z własnej inicjatywy, pracodawca ma prawo żądać podania przez nas danych kontaktowych na podstawie art. 221 Kodeksu Pracy.

Które dane kontaktowe są niezbędne? Czy istnieje dobrowolność?

Polski ustawodawca, umieszczając w katalogu dane osobowe, jakie pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie w ramach art. 221§1 wskazał na „dane kontaktowe”. Nie wskazał jednak precyzyjnie, jakie to mają być dane kontaktowe, pozostawiając wybór w tym zakresie samej osobie ubiegającej się o zatrudnienie. Przyszły pracownik może zatem zdecydować, czy woli podać swój numer telefonu czy adres e-mail, czy też obie formy łącznie lub wskazać na jeszcze inną wybraną przez siebie formę kontaktu. Kodeks pracy nie wskazuje bowiem, że ma to być numer telefonu czy adres poczty elektronicznej.

Żądając podania od kandydata do pracy danych osobowych w postaci danych kontaktowych pracodawca może je przetwarzać tylko w celach rekrutacyjnych. Nie ma zatem prawa w oparciu o wskazaną podstawę prawną z art. 221 Kodeksu pracy przetwarzać tych danych osobowych w innym celu. Oznacza to tym samym, że po zatrudnieniu danej osoby na określone stanowisko pracy pracodawca nie ma prawa przetwarzać prywatnych danych kontaktowych podanych przez kandydata w procesie rekrutacji argumentując, że jest to przetwarzanie niezbędne do wypełnienia przez administratora obowiązku prawnego, który wynika z zawartej przez strony umowy o pracę.

Czy w przypadku realizacji obowiązków pracowniczych zgoda jest niezbędna?

Aby pracodawca mógł wykorzystać prywatne dane osobowe pracownika do realizacji obowiązków pracowniczych w celu skontaktowania się z nim w celach służbowych lub zawodowych, musi on uzyskać zgodę pracownika na taki cel przetwarzania. Poza uzyskaniem zgody pracownika (najlepiej pisemnej), ważne jest, aby strony ustaliły zasady, warunki tego kontaktu – np. wyraźne rozgraniczenie godzin pracy i kontaktu po godzinach pracy.

RODO w HR

Należy jednak pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych z art. 6 ust. 1 lit. a RODO to przede wszystkim dobrowolne oświadczenie woli. Jeśli zatem pracownik uzna, że nie wyraża zgody lub też wyrazi ją, a następie cofnie na podstawie art. 7 ust. 3 RODO, nie może to być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Podsumowanie

Możliwość wykorzystania przez pracodawcę prywatnych danych kontaktowych, czy to numeru telefonu, czy adresu e-mail pracownika do realizacji bieżących, codziennych obowiązków pracowniczych uzależniona jest zatem od uzyskania od pracownika dobrowolnej zgody na taki cel przetwarzania danych osobowych. Zgoda na to co do zasady powinna zostać wyrażona na piśmie, tak aby pracodawca na podstawie art. 7 ust. 1 RODO oraz art. 5 ust. 2 RODO był stanie wykazać przestrzeganie przepisów rozporządzenia. Jednocześnie wskazać należy, że takie samo stanowisko zajął Urząd Ochrony Danych Osobowych w dniu 17 sierpnia 2020 roku.