Sygnanet automatyzuje, zabezpiecza i porządkuje nowe obowiązki prawne pozwalając odbiorcy zgłoszenia skupić się na jego weryfikacji i procedowaniu, zamiast zabezpieczaniu informacji i kontroli dostępu, tworzeniu samodzielnych rejestrów i raportów czy pamiętaniu o ustawowych terminach.
Spełnia wymogi prawne, automatyzuje procesy, zabezpiecza dane i informacje. Prosty w obsłudze, wykorzystywany zarówno do obsługi zgłoszeń anonimowych, jak i jawnych.
Nie wymaga instalacji oprogramowania ani posiadania wiedzy technicznej - jest usługą SaaS. Technologia zabezpiecza zgłoszenia przed kompromitacją danych, ponieważ treści zgłoszeń w systemie są szyfrowane E2E. Wykorzystywana technologia jest rozwijana w Polsce tylko przez firmę SpecFile.
Rozwiązanie gwarantuje w zakresie ochrony danych zgodność z przepisami RODO i ochronę przed karami.
Zgłoszenie naruszenia odbywa się poprzez bezpieczny, w pełni szyfrowany formularz zgłoszeniowy dla sygnalistów, na dedykowanej dla danej firmy stronie www. Strona jest praktycznie pozbawiona grafiki, dominuje tekst, ale można ją dodatkowo „obrandować” logo firmy. To pracodawca decyduje, jaką ostateczną formę przybierze formularz: w pełni anonimową, opcjonalną (czyli taką, w której to sygnalista decyduje czy pozostawi swoje dane) albo jawną (np. podanie danych sygnalisty czy innych informacji jest obowiązkowe).
Do zgłoszenia można dodać załączniki (dowolny format). Przed jego wysłaniem należy wpisać tekst z obrazka (captcha). To standardowe zabezpieczenie, stworzone przez twórców systemu, którego celem jest ochrona organizacji przed SPAMem.
Bezpieczny formularz zgłaszającego dostępny jest również dla osób ze specjalnymi potrzebami.
Jeżeli sygnaliści chcą uzyskać więcej informacji na temat sygnalizowania lub otrzymać wstępną, darmową poradę prawną w sprawie zgłoszenia, mogą wejść na specjalnie dla nich powołany portal pomocdlasygnalisty.pl.
Bezpieczny formularz zgłoszeniowy dla sygnalistów dostępny jest w 14 językach.
Po wysłaniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje potwierdzenie z identyfikatorem i hasłem do skrzynki odbiorczej zgłaszającego, za pomocą której może bezpiecznie korespondować w sprawie zgłoszenia (potwierdzenie nadania wraz z utworzonymi danymi należy pobrać w PDF). Jednocześnie osoba uprawniona do zapoznania się z treścią zgłoszenia, otrzymuje powiadomienie mailowe o nowym zgłoszeniu.
Można w niej sprawdzić status zgłoszenia, pobrać PDF z aktualnym stanem zgłoszenia, napisać wiadomość do odbiorcy zgłoszenia, wysłać dowolny załącznik (dowód) jeśli sygnalista chciałby przekazać coś jeszcze. Komunikacja jest również w tę stronę szyfrowana E2E.
Przesłane zgłoszenia trafia w panelu odbiorcy zgłoszeń do zakładki Zgłoszenia > Nowe. Po kliknięciu w dane zgłoszenie należy je odszyfrować, podając swoje hasło. Dopiero ta akacja pozwoli zapoznać się uprawnionej osobie z treścią zgłoszenia oraz treścią załączników.
Na tym poziomie można zarządzać dostępem do zgłoszenia, oznaczyć je suwakiem jako ważne, spam lub przenieść do archiwum oraz zamknąć zgłoszenie, a także korespondować z sygnalistą. Są przygotowane wzory odpowiedzi, by przyspieszyć i ułatwić pracę odbiorca zgłoszeń. Można pobrać paczkę .zip zawierającą treść zgłoszenia wraz z załącznikami i korespondencją, zobaczyć historię zgłoszenia i stworzyć protokół końcowy, a także opisać etykietę zgłoszenia. System automatycznie tworzy rejestr zgłoszeń w oparciu o informacje uzupełnione w zgłoszeniu. Te wszystkie pomocne funkcje pomagają zarządzać i skupić się odbiorcy na rozwiązaniu i wyjaśnianiu sprawy.
Menu jest dość rozbudowane, zawiera nie tylko zgłoszenia nowe, otwarte, ważne, spam, zamknięte ale także oddzielną zakładkę z nowymi wiadomościami (w ramach korespondencji z sygnalistą) oraz zakładki: wszystkie zgłoszenia i raportach, rejestr zgłoszeń, ustawienia, użytkownicy, kategorie, abonament oraz platformę wdrożeniową (instrukcję obsługi aplikacji wraz z materiałami edukacyjnymi dla odbiorców zgłoszeń i pracowników) i link do dedykowanego formularz zgłoszenia naruszenia firmy.
W zakładce Użytkownicy można przypisać konkretne uprawnienia poszczególnym użytkownikom systemu: głównego odbiorcy zgłoszeń, odbiorcy zgłoszeń, administratora oraz audytora. Główny odbiorca zgłoszeń pełni najważniejszą rolę w systemie, otrzymuje powiadomienia o wszystkich zgłoszeniach oraz może odczytać zgłoszenie, zmienić jego status, korespondować z sygnalistą, zarządzać kategoriami i użytkownikami. Odbiorca zgłoszeń otrzymuje powiadomienia o zgłoszeniach tylko z kategorii, które zostały mu przydzielone, może odczytać takie zgłoszenie, zmienić jego status i korespondować z sygnalistą. Odbiorca zgłoszeń może również odczytać inne zgłoszenie (z innej kategorii), które zostało mu udostępnione przez głównego odbiorcę zgłoszeń. Administrator pełni rolę zarządzającą użytkownikami, ustawieniami i kategoriami. Może to być tzw. osoba techniczna, np. pracownik działu IT. Audytor ma tylko i wyłącznie wgląd w zgłoszenia (może je odczytać).
W poniższej zakładce wprowadza się różne kategorie zgłoszeń, które możemy dodać na formularzu zgłoszenia naruszenia. Dzięki kategoriom możemy połączyć wskazanego odbiorcę lub odbiorców zgłoszeń z konkretnymi kategoriami naruszeń, które tylko i wyłącznie wskazane osoby w organizacji mają odbierać/procedować. Zarządzanie dostępem do zgłoszeń można też realizować na poziomie każdego zgłoszenia.
Poniżej przedstawiono zakładkę Wszystkie/Raporty z możliwością filtrowania zgłoszeń pod kątem określonych parametrów i pobierania raportu zgłoszeń jednym kliknięciem.
Zakładka Rejestr zgłoszeń zawiera wszystkie wymagane przez ustawodawcę informacje potrzebne do prowadzenia rejestru. Rejestr zgłoszeń tworzony jest automatycznie, a część zawartych w nim informacji zostało zaszyfrowanych, ponieważ są to informacje poufne.
Uprawniony użytkownik, po podaniu swojego hasła, może zapoznać się z wszystkimi elementami rejestru oraz pobrać go z systemu korzystając z filtrów.
W zakładce Ustawienia można dopasować formularz zgłoszenia naruszenia do potrzeb danej organizacji: wprowadzić pola danych osobowych i kontaktowych sygnalisty, pola wyboru, tekst i linki oraz dodać logo firmy. Formularz zgłoszeniowy może przybrać trzy formy: anonimową, jawną lub opcjonalną (sygnalista sam decyduje, czy poda swoje dane). W taj zakładce uzupełnimy także stopkę pobieranych z systemu dokumentów oraz w zakładce LOGOWANIE - włączymy dwuetapowe logowanie (które odbywa się poprzez powiązany z systemem adres email, dzięki czemu nie musimy mieć telefonu służbowego, aby skorzystać z tej opcji).
Na uwagę zasługuje platforma wdrożeniowa.
To bardzo rozbudowana instrukcja, jak korzystać z systemu i jak zgłaszać naruszenia. Są tam również materiały video (tutoriale, prezentacje PDF), instrukcja dla pracowników jak dokonać zgłoszenia, instrukcja dla firm jak zredagować różne wersje formularza zgłoszenia, a także dodatkowe poradniki oraz gotowe plakaty i ulotki dla pracowników. Dodano także specjalną platformę wiedzy dla odbiorców zgłoszeń, przygotowaną we współpracy z doświadczonymi praktykami z branży prawnej, RODO i compliance. To ostatnie pozwala na podniesienie wiedzy w zakresie wyjaśniania zgłoszeń i tematyki pracy z nimi od ekspertów z rynku. W cenie narzędzia udostępniany jest także wzór regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i szkolenie wideo dla pracowników, przygotowane na zlecenie Sygnanet przez wyspecjalizowaną w whistleblowing kancelarię prawną dr Moniki Wieczorek.
Potwierdź swój adres e-mail
Tylko jedno kliknięcie dzieli Cię od bezpłatnego pakietu poradników i szkoleń. Potwierdź swój adres e-mail klikając w link, który znajdziesz w wiadomości od ODO 24.
Jeżeli e-mail do Ciebie nie dotrze - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Oznacz jako wiadomość pożądaną").
Zapisz się na biuletyn ODO 24
Biuletyn z nowościami z obszaru ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji wysyłamy raz w miesiącu.
Potwierdź swój adres e-mail
Tylko jedno kliknięcie dzieli Cię od bezpłatnego pakietu poradników i szkoleń. Potwierdź swój adres e-mail klikając w link, który znajdziesz w wiadomości od ODO 24.
Jeżeli e-mail do Ciebie nie dotrze - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Oznacz jako wiadomość pożądaną”).
