Opis aplikacji dla sygnalistów

Wybrane funkcjonalności

e-SDS został wyposażony w zaawansowane funkcjonalności, które odpowiadają na konkretne potrzeby użytkowników:

Obsługa wielu firm:
System e-SDS umożliwia tworzenie kont głównych dla firm, które mogą zarządzać wieloma podmiotami podległymi w jednym środowisku. Każda z tych jednostek ma swoje odrębne rejestry i ustawienia, co pozwala na efektywne zarządzanie zgłoszeniami przy jednoczesnym zachowaniu pełnej autonomii poszczególnych podmiotów.
Automatyzacja procesów: System wykorzystuje zaawansowane mechanizmy automatyzacji, dzięki którym rutynowe zadania, takie jak sortowanie zgłoszeń czy powiadamianie odpowiednich osób, są wykonywane automatycznie, co znacząco przyspiesza pracę i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
Wybór metody zgłoszeń: Użytkownik ma możliwość wyboru metody zgłaszania - jawnej lub anonimowej, dostosowując tym samym poziom prywatności do indywidualnych potrzeb.
Anonimizacja danych: System zapewnia zaawansowane mechanizmy anonimizacji, umożliwiając zarówno sygnalistom, jak i użytkownikom pełne zabezpieczenie ich tożsamości. Administrator ma elastyczną możliwość zarządzania poziomem anonimizacji, w tym decydowania o tym, czy oraz w jaki sposób sygnalista może dokonać anonimizacji swoich danych.
Bezpieczne połączenie: za pomocą unikalnego tokena, sygnaliści komunikują się z administratorem bez ujawniania swojej tożsamości.
Grupy uprawnień: System umożliwia tworzenie kont operatorów obsługujących zgłoszenia oraz administratorów zarządzających aplikacją bez dostępu do zgłoszeń, zapewniając rozdział ról i ochronę danych.
Statusowanie zgłoszeń: sygnalista, jak i operatorzy mogą śledzić postępy w procesie zgłoszenia poprzez informację zawartą w statusach.
Załączniki: System umożliwia dodawanie załączników do zgłoszeń, które są szyfrowane, gwarantując ich pełne bezpieczeństwo.
Kompatybilność z urządzeniami: Aplikacja jest w pełni dostosowana do pracy na różnych urządzeniach - od komputerów stacjonarnych, przez tablety, aż po smartfony.
Alertowanie w czasie rzeczywistym: System wysyła natychmiastowe powiadomienia o nowych zgłoszeniach lub ważnych zmianach, co pozwala na szybkie reagowanie.
Rejestr podjętych działań:
Operatorzy i administratorzy mogą odnotowywać wszystkie kroki podjęte w ramach obsługi zgłoszenia. System zapisuje te informacje i wyświetla je w formie „linii czasu”.
Dostosowanie klauzul informacyjnych:
System umożliwia wgranie dokumentu PDF z klauzulą lub bezpośrednie wpisanie treści klauzuli do system.
Statystyki i raporty: Aplikacja umożliwia generowanie raportów, co pozwala na analizę i optymalizację procesów zgłaszania.
Integracja z innymi systemami: e-SDS jest dostosowany do integracji z innymi systemami.

Interfejs i dostosowanie

Aplikacja e-SDS wyróżnia się nowoczesnym i minimalistycznym wyglądem, zoptymalizowanym pod kątem przejrzystości i ergonomii użytkowania. Intuicyjny pulpit prezentuje esencjalne dane dotyczące zgłoszeń i zapewnia bezpośredni dostęp do formularza zgłoszeniowego. Ponadto, użytkownik ma łatwy dostęp do dedykowanego linku zgłoszeń, który może udostępniać innym osobom w organizacji.

W zakładce rejestr zgłoszeń, operatorzy mają dostęp do szczegółowego widoku wszystkich zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów. Prezentowane są one w formie przejrzystej tabeli, która umożliwia łatwe filtrowanie zgłoszeń według różnych kryteriów, takich jak data zgłoszenia, status czy kategoria naruszenia. W tym miejscu użytkownicy systemu mogą również wygenerować raport rejestru zgłoszeń, który zapisze się na dysku użytkownika
w formacie xlsx.

W szczegółach zgłoszenia operatorzy mogą interweniować dodając komentarze i uwagi. Funkcjonalność komentarzy została zaprojektowana tak, aby umożliwić komunikację zarówno między operatorami, jak i bezpośrednio z sygnalistą, z zachowaniem pełnej poufności i bezpieczeństwa danych.

Formularz zgłoszeniowy, został zaprojektowany z myślą o maksymalnej użyteczności dla sygnalisty. Jego układ i zawartość zostały tak dobrane, aby sygnalista od razu wiedział, jakie informacje są potrzebne do przesłania zgłoszenia. Niezależnie od urządzenia (smartfon, tablet, laptop) formularz zgłoszeniowy zawsze zachowuje ten sam układ i funkcjonalność.

Istnieje możliwość dostosowania interfejsu do własnych potrzeb, w tym personalizacji formularzy oraz modyfikacji grafiki.

Administracja publiczna

System e-SDS został dostosowany do wymagań administracji publicznej, oferując funkcje odpowiadające na potrzeby takich instytucji. Jednym z przykładów tego dostosowania jest możliwość prowadzenia dwóch odrębnych rejestrów naruszeń, co ułatwia zarządzanie różnymi typami zgłoszeń. Dodatkowo, dzięki funkcji współdzielenia zasobów, system pozwala na jednoczesną pracę kilku jednostek w ramach jednego środowiska, przy zachowaniu pełnej odrębności rejestrów dla każdej z nich.

Bezpieczeństwo

Transmisja danych między użytkownikami a systemem jest szyfrowana. Załączniki oraz informacje o tożsamości sygnalistów są przechowywane w formie zaszyfrowanej, z możliwością zastosowania klucza szyfrującego po stronie użytkownika. Aplikacja jest również chroniona przez firewall aplikacyjny (WAF) oraz skanuje załączniki pod kątem szkodliwej zawartości, zapewniając dodatkowy poziom ochrony.

Wsparcie i wdrożenie

Użytkownicy e-SDS mogą liczyć na profesjonalne wsparcie techniczne oraz merytoryczne. Dostępna jest również kompletna baza FAQ oraz praktyczny podręcznik użytkownika w formie PDF, który zawiera krok po kroku instrukcje obsługi aplikacji, zarówno z perspektywy sygnalisty, jak i administratora.

ute;w, który łączy w sobie bezpieczeństwo, elastyczność i zgodność z przepisami. Szybkie wdrożenie, pełna anonimowość sygnalistów i zaawansowane funkcje zarządzania zgłoszeniami sprawiają, że jest to rozwiązanie idealne dla firm każdej wielkości. Dedykowany panel, automatyzacja procesów oraz możliwość personalizacji systemu zapewniają pełną kontrolę nad zgłoszeniami. Dzięki AMODIT organizacje mogą skutecznie chronić swoich sygnalistów, jednocześnie usprawniając procesy wewnętrzne i minimalizując ryzyko działań odwetowych.