W ramach licencji Klient otrzymuje dedykowaną stronę z formularzem zgłoszeniowym, informującą sygnalistów o zasadach dokonywania zgłoszeń. Zgłoszenia są przesyłane poprzez wypełnienie ustawionego przez Klienta formularza (pola obligatoryjne i/lub fakultatywne). Do zgłoszenia mogą zostać dołączone załączniki. Administrator może w łatwy sposób skonfigurować ilość oraz rodzaj pól do wypełnienia, czy też włączyć lub wyłączyć zgłoszenia anonimowe.
System generuje sygnaliście numer zgłoszenia oraz hasło, a także potwierdzenie zgłoszenia. O każdej aktywności w systemie sygnalista jest informowany mailowo. Po zalogowaniu się do zgłoszenia sygnalista może śledzić jego aktualny stan, prowadzić konwersację z administratorem oraz uzupełnić zgłoszenie. Ma również możliwość przeglądania i pobrania historii zgłoszenia.
Administratorzy systemu (osoby obsługujące zgłoszenia) są informowani o napływających zgłoszeniach, którymi mogą zarządzać po zalogowaniu się do panelu. Na głównym ekranie administrator jest informowany o ilości zgłoszeń, najważniejszych terminach i czynnościach do podjęcia.
Zgłoszenia umieszczane są automatycznie w rejestrze, który umożliwia filtrowanie po wybranych parametrach. Umożliwia również wygenerowanie aktualnego rejestru do zewnętrznego pliku PDF.
Zarządzanie zgłoszeniami odbywa się z poziomu szczegółów zgłoszenia, gdzie znajdują się wszystkie informacje dotyczące toczących się postępowań. Linia czasu przypomina o termiach w jakich muszą zostać wykonane określone w kroki. Dostępna jest pełna historia czynności związanych ze zgłoszeniem. Najważniejszym elementem tego modułu jest część, w której administrator wykonuje kolejne kroki wynikające z przepisów. System na każdym etapie podpowiada, jakie działania należy podjąć, minimalizując ryzyko błędu. System generuje automatyczne wzory wiadomości, które administrator może modyfikować i uzupełniać o dodatkowe informacje.
Oprócz przyjmowania i obsługi zgłoszeń aplikacja ma również funkcjonalności pomagające w prowadzeniu postępowań wyjaśniających. Możliwość dodawania notatek oraz załączników pozwala gromadzić wszystkie materiały w jednym miejscu, dostępnym tylko dla upoważnionych osób, zapewniając dzięki temu poufność.
SygnaApp daje możliwość dodawania zgłoszeń także z innych kanałów, dzięki czemu zapewnia kompleksową obsługę procesu w organizacji. System przypomina o obowiązujących terminach wysyłając alerty.
W przypadku obsługi zgłoszeń przez większą ilość administratorów, umożliwia zróżnicowanie uprawnień każdego z nich na wielu poziomach. Możliwe jest ustawienie automatycznego przydzielania zgłoszeń do jednego lub wielu administratorów. Zgłoszenia mogą być przekazywane innym administratorom. System pozwala również konfigurować ustawienia związane z kasowaniem zgłoszeń.
Oprócz wcześniej wymienionych możliwości zarządzaniem formularzem, system pozwala również zarządzać rodzajami naruszeń oraz na dodawanie lokalizacji i/lub jednostek organizacyjnych, które sygnalista może wskazać w formularzu.
Administrator może również zarządzać treścią strony dla sygnalistów oraz treścią systemowych wiadomości e-mail.
Aby zwiększyć bezpieczeństwo, system daje możliwość skorzystania z dwuetapowej weryfikacji (2FA). Czynności związane z konfiguracją systemu przez administratorów oraz te związane z obsługą zgłoszeń są zapisywane do logów systemowych, podobnie jak działania sygnalistów.
System generuje szczegółowe statystyki, które można eksportować do pliku PDF.
System posiada polską i angielską wersję językową. Na życzenie Klienta jest możliwe dodanie kolejnych wersji językowych.
Potwierdź swój adres e-mail
Tylko jedno kliknięcie dzieli Cię od bezpłatnego pakietu poradników i szkoleń. Potwierdź swój adres e-mail klikając w link, który znajdziesz w wiadomości od ODO 24.
Jeżeli e-mail do Ciebie nie dotrze - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Oznacz jako wiadomość pożądaną”).
Zapisz się na biuletyn ODO 24
Biuletyn z nowościami z obszaru ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji wysyłamy raz w miesiącu.
Potwierdź swój adres e-mail
Tylko jedno kliknięcie dzieli Cię od bezpłatnego pakietu poradników i szkoleń. Potwierdź swój adres e-mail klikając w link, który znajdziesz w wiadomości od ODO 24.
Jeżeli e-mail do Ciebie nie dotrze - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Oznacz jako wiadomość pożądaną”).
