Opis aplikacji EY Virtual Compliance Officer

Opis aplikacji

EY Virtual Compliance Officer (EY VCO) to autorskie narzędzie whistleblowingowe EY spełniające wymogi Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów. System EY VCO jest rozwiązaniem dla klientów poszukujących rozpoznawalnego i wiarygodnego partnera i spełnia oczekiwania zarówno średnich jak i dużych podmiotów, w tym polskich i międzynarodowych grup kapitałowych.

EY VCO umożliwia zarówno zgłaszanie naruszeń oraz kompleksową obsługę zgłoszeń, jak również wsparcie ekspertów EY na każdym etapie, w tym w prowadzeniu postępowań wyjaśniających.

Autorami rozwiązania są eksperci EY Forensics, którzy podczas tworzenia systemu uwzględnili najlepsze praktyki wynikające z postępowań wyjaśniających i interakcji z sygnalistami. Praktyczne, ponad 15-letnie doświadczenie, oparte o realizację ponad 1000 audytów śledczych, zostało połączone z wiedzą ekspertów z branży IT, w wyniku czego EY VCO to proste i bezpieczne rozwiązanie dające możliwość właściwej reakcji na potencjalne nadużycia.

Korzyści z wdrożenia systemu EY VCO

Zarządom i właścicielom przedsiębiorstw zwiększa bezpieczeństwo biznesu zgodne z wymogami prawa poprzez:

• Spełnienie wymogów Dyrektywy UE
• Wczesne wykrywanie i przeciwdziałanie nadużyciom
• Minimalizowanie ryzyka strat związanych z nadużyciami
• Wsparcie ekspertów EY w prowadzeniu postępowań wyjaśniających

Sygnalistom zapewnia anonimowość I komfort zgłaszania naruszeń za pomocą:

• Łatwy dostęp przez stronę internetową i urządzenia mobilne
• Prosty i czytelny formularz do zgłaszania naruszeń
• Podgląd aktualnego statusu zgłoszenia
• Niezależność EY jako dostawcy rozwiązania i gwarancja poufności

Compliance Officerowie korzystający z EY VCO otrzymują niezawodny system i automatyzację procesów, w tym:

• Skuteczne monitorowanie zgłoszeń dzięki powiadomieniom i przypomnieniom
• Narzędzia ułatwiające obsługę i zarządzanie zgłoszeniami (m.in. dostęp do teczki sprawy)
• Bezpieczeństwo danych poufnych - najwyższe standardy bezpieczeństwa IT
• Bezpieczne udostępnianie zgłoszeń uczestnikom postępowania wyjaśniającego

Połączenie technologii z wieloletnim doświadczeniem z zakresu compliance i postępowań wyjaśniających

Wybierając rozwiązanie EY VCO klient zyskuje nie tylko możliwość skorzystania z efektywnego systemu dla sygnalistów opracowanego przez ekspertów EY, spełniającego globalne standardy jakości i bezpieczeństwa, ale również możliwość skorzystania ze wsparcia i wiedzy największego i najbardziej doświadczonego w Europie Środkowo-Wschodniej zespołu zajmującego się zarządzaniem ryzykiem nadużyć. Zespół EY Forensics dysponuje unikalnymi kompetencjami i doświadczeniem w realizacji projektów compliance oraz audytów dochodzeniowych w Polsce i w regionie.

Wsparcie ekspertów EY

Wsparcie zespołu EY może obejmować zarówno wstępną ocenę zgłoszenia nieprawidłowości, propozycję plan postępowania wyjaśniającego, jak i wsparcie w jego przeprowadzaniu (w tym: przegląd procesów, profesjonalne rozmowy wyjaśniające, śledczą analizę danych, usługi e-Discovery itp.).

Intuicyjne i wygodne funkcjonalności dla Compliance Officerów

EY VCO wspomaga codzienną pracę Compliance Officera, w tym przyjmowanie i obsługę zgłoszeń zgodnie z wymogami prawa. Przypomnienia zagwarantują  dotrzymanie istotnych terminów, a automatyczny zapis działań podejmowanych w ramach obsługi zgłoszeń (tzw. ścieżka audytu) udokumentuje należytą staranność postępowania wyjaśniającego. System pozwoli na ograniczenie zaangażowania poprzez automatyzację procesu oraz umożliwi delegowanie uprawnień na poziomie pojedynczego zgłoszenia, co może być szczególnie przydatne w przypadku grup kapitałowych lub przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze terytorialnej. Rozbudowana sekcja graficznej prezentacji danych m.in. umożliwi szybkie zidentyfikowanie nowych zgłoszeń, dostarczy wiedzę o statusie prowadzonych postępowań czy najczęściej zgłaszanych naruszeniach.

Dostosowanie systemu do potrzeb klienta

EY VCO można dostosować do potrzeb organizacji zarówno w zakresie procesu zgłaszania nieprawidłowości, jak i identyfikacji wizualnej. Przykładowo, klient może dostosować treść formularza zgłaszania nieprawidłowości, tak aby jak najlepiej odpowiadał możliwym ryzykom i strukturze firmy, a w warstwie graficznej na stronie powitalnej może dodać własną grafikę oraz logo firmy.

Przejrzysta struktura kosztów i szybki czas wdrożenia

Czas wdrożenia narzędzia zależy od zakresu dostosowania EY VCO do potrzeb klienta, liczby użytkowników i innych indywidualnych ustaleń. Przeciętny czas wdrożenia wynosi 5-10 dni roboczych. Samo wdrożenie jest bezpłatne, klient nie ponosi opłat innych niż koszt subskrypcji EY VCO.

Zaufali nam

Platforma EY VCO od początku była konsultowana z osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Spotkała się z ciepłym przyjęciem po stronie rynku, a pierwsze wdrożenia odbyły się już kilka  lat temu. Dzisiaj z platformy korzysta szereg firm w Polsce i na świecie,  a sama platforma okazała się uniwersalnym narzędziem bez względu na branżę, lokalizację czy wielkość organizacji. Naszymi użytkownikami są m.in.: operator sieci komórkowej , sieć sklepów DIY, deweloper IT, przedstawiciele przemysłu ciężkiego (np. kopalnie), międzynarodowy uniwersytet czy przedstawiciele branży farmaceutycznej.