Platforma pozwala nie tylko na otrzymywanie zgłoszeń, ale także na udzielanie informacji zwrotnej, inicjowanie i dokumentowanie postępowań wyjaśniających, wyznaczanie osób odpowiedzialnych, kierowanie sprawy do eskalacji, generowanie raportów oraz analizowanie skuteczności infolinii i zespołu reagowania.
Panel sygnalisty
- Klienci mogą korzystać z kilku oddzielnie oznaczonych portali z różnymi formularzami ankiet, podłączonych do jednego systemu zarządzania sprawami:.
- dla firm wielobrandowych,
- dla spółek holdingowych,
- dla różnych procesów biznesowych - na przykład osobny portal dotyczący BHP i osobny portal dla sesji „ask me anything”.
- Dostępny w 70+ języków. Wbudowane tłumaczenie maszynowe i dostępne tłumaczenie manualne, jeśli język sygnalisty i język interfejsu prowadzącego sprawę są różne.
- Adaptacyjna koncepcja graficzna zapewnia optymalne wyświetlanie na różnych ekranach. Możliwa jest konfiguracja liczby ekranów, kolejności tekstów i przycisków. Każde pytanie może uruchamiać określony proces logiczny, zarówno w kwestionariuszu, jak i w automatycznych regułach biznesowego przetwarzania. Przykładowo:
- Odnośnie wybrania jednostki lub kategorii zgłoszenia
- jeśli sygnalista wskazał o przeciętności oficera compliance, system eskaluje zgłoszenie, aby uniknąć konfliktu interesów. Dostępne kilka typów eskalacji.
- Katalogi jednostek lub kategorii zgłoszeń łączą się z systemem zarządzania sprawami i aktualizują się automatycznie.
- Złożoność haseł do informacji zwrotnych jest również konfigurowalna.
- Po przesłaniu zgłoszenia sygnaliści otrzymują kod zabezpieczający do zalogowania się do swojej osobistej skrzynki.
- Każde zgłoszenie sygnalisty trafia do odrębnej osobistej skrzynki, która pozostaje dla niego dostępna nawet po zamknięciu sprawy.
Panel administratora
- Pokazuje, jak sprawnie firma reaguje na zgłoszenia.
- Automatycznie śledzi okres przedawnienia sprawy i przypomina osobom odpowiedzialnym.
- Jeśli osoby odpowiedzialne zwlekają z rozpatrzeniem zgłoszenia, można skonfigurować powiadomienie przełożonych lub automatyczne przekazanie spraw innym osobom odpowiedzialnym.
- Automatycznie generuje kolejkę rozpatrywania w zależności od priorytetu i terminu.
Strona sprawy
- Tu są rejestrowane wszystkie czynności w sprawie i wnioski dochodzenia.
- Tu odbywa się komunikacja z sygnalistą.
- Akta sprawy zawierają następujące sekcje:
- Rejestracje osób zaangażowanych, w tym sprawców.
- Komentarze zespołu wewnętrznego
- Zadania zespołu z możliwością pobierania harmonogramów zadań.
- Dokumenty przesłane przez zespół reagowania.
- Ustrukturyzowany opis faktów, które można powiązać z materiałami (dowodami) i zaangażowanymi osobami.
- Wnioski zespołu.
- Wszystkie zmiany w toku sprawy są widoczne w dzienniku akcji. Ponadto raport w sprawie jest zawsze gotowy do wglądu.
- Aplikacja wyśle do osób uprawnionych powiadomienie o wszystkich działaniach podjętych w toku sprawy.
- Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego zespół reagowania uzupełnia stronę ustaleń grupy. Tu można wpisać wnioski i oszacować wysokość szkód spowodowanych zdarzeniem.
Analityka
- Większość zgromadzonych informacji jest dostępna do dalszej analizy.
- Za pomocą zaawansowanego zestawu filtrów możliwe jest zarządzanie sekcjami analizy według kategorii, statusów, regionów, jednostek, dat, osób uprawnionych do dostępu i innych atrybutów.
- Aplikacja może automatycznie wysyłać e-mailem tygodniowe lub miesięczne raporty o stanie lub skonsolidowane raporty do wybranej listy osób.
- Możliwe jest wygenerowanie wielu odpowiednich globalnych wskaźników dotyczących poziomu wiarygodności, czasu trwania postępowań wyjaśniających czy szybkości reakcji.
- Raporty są w dostępne w różnych formatach graficznych i nadają się do wykorzystania w prezentacjach firmowych.
