Opis aplikacji e-SDS (System Dla Sygnalistów)

Opis aplikacji

e-SDS to zaawansowane narzędzie umożliwiające zgłaszanie naruszeń w sposób bezpieczny, zaprojektowane przez Codefellow sp. z o.o. w ścisłej współpracy z Data Protection Advisory Group sp. z o.o. Dzięki połączeniu nowoczesnych technologii z głęboką wiedzą w dziedzinie ochrony danych osobowych, aplikacja zapewnia maksymalne bezpieczeństwo informacji.

Platforma działa w oparciu o model SaaS, ale oferuje także opcję instalacji na lokalnych serwerach klienta. Zaimplementowane mechanizmy zabezpieczające spełniają najwyższe standardy branżowe, gwarantując niezawodność i ochronę przekazywanych danych.

Wybrane funkcjonalności

e-SDS został wyposażony w zaawansowane funkcjonalności, które odpowiadają na konkretne potrzeby użytkowników:

• Automatyzacja procesów: System wykorzystuje zaawansowane mechanizmy automatyzacji, dzięki którym rutynowe zadania, takie jak sortowanie zgłoszeń czy powiadamianie odpowiednich osób, są wykonywane automatycznie, co znacząco przyspiesza pracę i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
• Wybór metody zgłoszeń: Użytkownik ma możliwość wyboru metody zgłaszania - jawnej lub anonimowej, dostosowując tym samym poziom prywatności do indywidualnych potrzeb.
• Anonimizacja danych: System umożliwia usuwanie i modyfikowanie danych użytkownika, aby nie można było ich przypisać do konkretnej osoby.
• Bezpieczne połączenie: za pomocą unikalnego tokena, sygnaliści komunikują się z administratorem bez ujawniania swojej tożsamości.
• Grupy uprawnień: System posiada zróżnicowane grupy uprawnień, co pozwala administratorowi na tworzenie kont dla operatorów z dedykowanymi uprawnieniami, skoncentrowanymi wyłącznie na obsłudze zgłoszeń.
• Statusowanie zgłoszeń: sygnalista, jak i operatorzy mogą śledzić postępy w procesie zgłoszenia poprzez informację zawartą w statusach.
• Załączniki: System umożliwia dodawanie załączników do zgłoszeń, które są szyfrowane, gwarantując ich pełne bezpieczeństwo.
• Kompatybilność z urządzeniami: Aplikacja jest w pełni dostosowana do pracy na różnych urządzeniach - od komputerów stacjonarnych, przez tablety, aż po smartfony.
• Łatwa komunikacja: System umożliwia komunikację administratora z sygnalistą na poziomie zgłoszenia.
• Alertowanie w czasie rzeczywistym: System wysyła natychmiastowe powiadomienia o nowych zgłoszeniach lub ważnych zmianach, co pozwala na szybkie reagowanie.
• Zgodność z regulacjami: System jest w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz Dyrektywą UE w sprawie ochrony sygnalistów.
• Statystyki i raporty: Aplikacja umożliwia generowanie raportów co pozwala na analizę i optymalizację procesów zgłaszania.
• Integracja z innymi systemami: e-SDS jest dostosowany do integracji z innymi systemami.

Interfejs i dostosowanie

Aplikacja e-SDS wyróżnia się nowoczesnym i minimalistycznym wyglądem, zoptymalizowanym pod kątem przejrzystości i ergonomii użytkowania. Intuicyjny pulpit prezentuje esencjalne dane dotyczące zgłoszeń i zapewnia bezpośredni dostęp do formularza zgłoszeniowego. Ponadto, użytkownik ma łatwy dostęp do dedykowanego linku zgłoszeń, który może udostępniać innym osobom w organizacji.

W zakładce z listą zgłoszeń, operatorzy mają dostęp do szczegółowego widoku wszystkich zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów. Prezentowane są one w formie przejrzystej tabeli, która umożliwia łatwe filtrowanie zgłoszeń według różnych kryteriów, takich jak data zgłoszenia, status czy kategoria naruszenia. Dzięki temu operatorzy mogą szybko i skutecznie odnaleźć się w każdej sytuacji oraz efektywnie zarządzać zgłoszeniami.

W szczegółach zgłoszenia operatorzy mogą interweniować dodając komentarze i uwagi. Funkcjonalność komentarzy została zaprojektowana tak, aby umożliwić komunikację zarówno między operatorami, jak i bezpośrednio z sygnalistą, z zachowaniem pełnej poufności i bezpieczeństwa danych.

Formularz zgłoszeniowy, został zaprojektowany z myślą o maksymalnej użyteczności dla sygnalisty. Jego układ i zawartość zostały tak dobrane, aby sygnalista od razu wiedział, jakie informacje są potrzebne do przesłania zgłoszenia. Niezależnie od urządzenia (smartfon, tablet, laptop) formularz zgłoszeniowy zawsze zachowuje ten sam układ i funkcjonalność.

Istnieje możliwość dostosowania interfejsu do własnych potrzeb, w tym personalizacji formularzy oraz modyfikacji grafiki.

Wsparcie i wdrożenie

Użytkownicy  e-SDS mogą liczyć na profesjonalne wsparcie techniczne oraz merytoryczne. Dostępna jest również kompletna baza FAQ oraz praktyczny podręcznik użytkownika w formie PDF, który zawiera krok po kroku instrukcje obsługi aplikacji, zarówno z perspektywy sygnalisty, jak i administratora.

Aplikacja e-SDS jest dostępna w modelu SaaS, co umożliwia szybkie wdrożenie i dostosowanie do indywidualnych potrzeb klienta. Dodatkowo, oferujemy miesięczny abonament próbny, który można aktywować po prostu rejestrując się na naszej stronie. Dzięki temu potencjalni klienci mają możliwość przetestowania wszystkich funkcjonalności przed podjęciem decyzji o dłuższej współpracy.