Referencje. EQS Integrity Line jest obecna na europejskim rynku od ponad 20 lat. Z aplikacji korzysta ponad 2500 firm, w tym sama Komisja Europejska.
Bezpieczeństwo i poufność: EQS Integrity Line zapewnia użytkownikom pełne bezpieczeństwo i poufność. Każde zgłoszenie jest traktowane jako poufne i chronione przed dostępem osób nieuprawnionych.
Wielokanałowa platforma: Aplikacja umożliwia zgłaszanie incydentów i skarg za pomocą różnych kanałów, takich jak aplikacja mobilna, strona internetowa, e-mail, czy też telefon. To pozwala pracownikom i innym zainteresowanym osobom na dostęp do narzędzia w dowolnym miejscu i czasie.
Dostępność 24/7: EQS Integrity Line jest dostępna przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, co pozwala na bieżące reagowanie na incydenty i skargi.
Prosty interfejs użytkownika: Aplikacja została zaprojektowana z myślą o łatwości użytkowania. Jej intuicyjny interfejs umożliwia szybkie zgłaszanie incydentów i skarg, nawet osobom niezaawansowanym technologicznie.
Monitorowanie i zarządzanie zgłoszeniami: EQS Integrity Line umożliwia organizacjom skuteczne monitorowanie zgłoszeń i ich statusu. Możliwość przypisywania zgłoszeń do odpowiednich pracowników oraz śledzenia postępu działań zapewnia efektywny proces reagowania na incydenty.
Raportowanie i analiza danych: Aplikacja generuje szczegółowe raporty i analizy dotyczące zgłoszeń, co pozwala organizacjom zrozumieć trendy i wzorce związane z nieetycznym zachowaniem oraz podejmować odpowiednie działania korygujące.
Integracja z innymi systemami: EQS Integrity Line może być zintegrowana z innymi systemami np. systemami zarządzania ryzykiem i zasobami ludzkimi, co ułatwia pełne i spójne zarządzanie informacjami związanymi z incydentami.
Szkolenia i wsparcie: Organizacje korzystające z EQS Integrity Line mogą skorzystać z dostępnych szkoleń i wsparcia technicznego, aby w pełni wykorzystać potencjał aplikacji.
Zgodność z regulacjami: Aplikacja jest zgodna z regulacjami dotyczącymi zgłaszania incydentów, w tym Dyrektywą Unii Europejskiej o ochronie osób zgłaszających naruszenia oraz polską ustawą wdrażającą przepisy UE, oraz ze standardami RODO, co pozwala organizacjom spełniać wymogi obowiązujących przepisów.
Kultura etyki: EQS Integrity Line wspiera kulturę etyczną w organizacji, zachęcając pracowników do zgłaszania nieetycznego zachowania i czyniąc firmę bardziej transparentną i odpowiedzialną.
Na ekranie startowym można zgłosić naruszenie oraz utworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową.
Zgłoszenie naruszenie odbywa się za pośrednictwem poniższego formularza, w wersji zaproponowanej przez producenta, może on być dostosowany do potrzeb danej firmy i regulacji w poszczególnych krajach. Można dodać załączniki, informację głosową (dźwięk jest anonimizowany, podobnie jak dane w pdf pod kątem metadanych, historii pliku).
Wysyłając zgłoszenie sygnalista tworzy jednocześnie swoją skrzynkę pocztową, która jest zabezpieczona hasłem, dodatkowo prostym działaniem matematycznym do wykonania oraz kodem wygenerowanym po wysyłce zgłoszenia. Zgłoszenie można również wysłać w wersji mobilnej. Obsługujący zgłoszenie (case manager) otrzymuje odpowiednio powiadomienie e-mailem albo SMS-em.
W efekcie wysyłki pojawia się poniższy komunikat.
Logowanie do panelu administratora odbywa się poprzez dedykowaną dla danej firmy stronę.
Po zalogowaniu, w menu głównym pojawiają się statystyki dotyczące zgłoszeń, z podziałem na przypisane do mnie, przeczytane, nieprzeczytane, oczekujące, gotowe i usunięte. Zgłoszenia można też z podziałem na okresy, kategorie naruszeń, według krajów. Jest również średni czas upływający od daty zgłoszenia do daty zamknięcia.
Kategorie naruszeń w tym podane są w wersji polskiej, ustawienia języka są kwestią wyboru organizacji.
Od strony administratora zgłoszenie wygląda jak poniżej. Na tym poziomie case manager może zarządzać zgłoszeniem, komunikować się przez skrzynkę dla sygnalistów, ale też m.in. stworzyć słowny zapis nagrania sygnalisty, którego głos został zanimizowany, zrobić krótki opis zgłoszenia, przypisać mu kategorię naruszenia (praktyka wskazuje, że lepiej nie powierzać tego zadania sygnaliście), zmienić lokalizację (kraj), jeśli została błędnie przypisana przez sygnalistę, przypisać zgłoszenie konkretnej osobie lub dołączyć do folderu, do wiadomości np. zarządu, działu kadr albo zewnętrznej kancelarii prawnej itp.
Można również zlecić automatyczne tłumaczenie zgłoszenia na inny język, jeśli aplikacja działa np. W firmie międzynarodowej. Na poziomie zgłoszenia jest także dziennik aktywności oraz komunikacja wewnątrz firmy. Można również zanimizować treść zgłoszenia, jeśli zawiera dane wrażliwe, które nie muszą być znane wszystkim uczestnikom działań następczych. Anonimizacja odbywa się poprzez zasłonięcie odpowiednich treści (np. imienia i nazwiska). Jest to oczywiście niewidoczne tylko dla wskazanych osób.
Komunikacja z sygnalistą przez bezpieczną skrzynkę pocztową.
Istnieje również możliwość wpisania do aplikacji przez case managera naruszenia zgłoszonego poza systemem, np. telefonicznie.
Na osobistym (przypisanym do danej osoby) pulpicie nawigacyjnym znajduje się lista ostatnio wyświetlanych oraz przypiętych zgłoszeń, z nowymi komentarzami. Po kliknięciu wyświetla się lista zgłoszeń (identyfikator, formularz, kierownik odpowiedzialny za obsługę zgłoszenia).
Istnieje możliwość modyfikacji grafiki, dołączenia własnej polityki prywatności. Usunięcie zgłoszenia wyłącznie z kontrasygnatą. Możliwość eksportu danych i generowania raportów. Przegląd wszystkich działań w systemie – trial audyt.
Potwierdź swój adres e-mail
Tylko jedno kliknięcie dzieli Cię od bezpłatnego pakietu poradników i szkoleń. Potwierdź swój adres e-mail klikając w link, który znajdziesz w wiadomości od ODO 24.
Jeżeli e-mail do Ciebie nie dotrze - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Oznacz jako wiadomość pożądaną”).
Zapisz się na biuletyn ODO 24
Biuletyn z nowościami z obszaru ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji wysyłamy raz w miesiącu.
Potwierdź swój adres e-mail
Tylko jedno kliknięcie dzieli Cię od bezpłatnego pakietu poradników i szkoleń. Potwierdź swój adres e-mail klikając w link, który znajdziesz w wiadomości od ODO 24.
Jeżeli e-mail do Ciebie nie dotrze - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Oznacz jako wiadomość pożądaną”).
