RODO: PYTANIA I ODPOWIEDZI

Retencja dokumentacji RODO – jak długo przechowywać dowody na kontrolę UODO?

ODPOWIEDŹ

Uważam, że odpowiedź w tym przypadku powinna być analogiczna do tej, jakiej udzieliliśmy w kontekście przechowywania dokumentacji dotyczącej naruszeń ochrony danych.

RODO nie określa wprost, przez jaki okres należy przechowywać dokumentację naruszeń. Zgodnie jednak z Wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD), jeżeli dokumentacja ta zawiera dane osobowe, administrator jest zobowiązany do ustalenia odpowiedniego okresu przechowywania na podstawie ogólnych zasad przetwarzania danych – w szczególności celowości, minimalizacji i ograniczenia przechowywania – oraz przy uwzględnieniu podstawy prawnej przetwarzania.

Zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO administrator musi dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych i być w stanie, na żądanie organu nadzorczego, przedstawić dowody na przestrzeganie tego przepisu. Obowiązek ten wpisuje się również w szerszą zasadę rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).

W kontekście ustalania okresu przechowywania warto również odnieść się do przepisów krajowych. Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. odsyła w zakresie postępowania administracyjnego do Kodeksu postępowania administracyjnego. Ten zaś (art. 189g KPA) przewiduje, że administracyjna kara pieniężna nie może zostać nałożona po upływie pięciu lat od dnia naruszenia prawa lub wystąpienia jego skutków. Może to stanowić racjonalny punkt odniesienia przy ustalaniu okresów retencji dokumentacji związanej z naruszeniami, które zawierają dane osobowe.

W przypadku natomiast, gdy dokumentacja nie zawiera danych osobowych, UODO – zgodnie z najnowszymi zaleceniami zawartymi w swoim poradniku – postuluje jej przechowywanie możliwie jak najdłużej, ze względu na jej znaczenie dowodowe i analityczne.

Czytaj także:


"Nie potrzebujemy
żadnych narzędzi do RODO"

Jesteś tego pewien?

Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-812) przy ul. Kamionkowskiej 45. Twoje dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi biuletyn informacyjny na zasadach określonych w Regulaminie ŚUDE. Więcej informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci praw uzyskasz w Polityce prywatności.
Potwierdź swój adres e-mail
Wejdź na swoją skrzynkę pocztową, otwórz wiadomość od ODO 24 i potwierdź adres e-mail, klikając w link.
Jeżeli nie znajdziesz naszej wiadomości - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Oznacz jako wiadomość pożądaną").
Odbierz bezpłatny pakiet 4 poradników
i 4 szkoleń e-learningowych RODO
4x4 - Odbierz bezpłatny pakiet 4 poradników i 4 szkoleń RODO
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-812) przy ul. Kamionkowskiej 45. Twoje dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi biuletyn informacyjny na zasadach określonych w Regulaminie ŚUDE. Więcej informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci praw uzyskasz w Polityce prywatności.
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o. o. >>>