Jakie dane osobowe powinny się znaleźć na upoważnieniu do podejmowania różnych czynności w imieniu osoby fizycznej?

PYTANIE SZCZEGÓŁOWE

Zwracam się z prośbą o podanie informacji związanej z nadawaniem upoważnień w DPS. Pracownik socjalny otrzymuje od mieszkańca DPS upoważnienie do podejmowania różnych czynności związanych z jego bezpieczeństwem, np. upoważnienie do odbioru renty lub przesyłek. Czy na upoważnieniu powinien być zawarty PESEL mieszkańca i pracownika socjalnego, czy wystarczy imię i nazwisko, jeżeli jesteśmy w stanie na podstawie innych dokumentów zidentyfikować pracownika i mieszkańca?

ODPOWIEDŹ

Kwestia nadawania upoważnień do określonych czynności prawnych nie jest uregulowana przepisami z zakresu ochrony danych osobowych (RODO), lecz przepisami procedury cywilnej. Z punktu widzenia przepisów prawa powinno się nadawać pełnomocnictwo (nazywane często właśnie upoważnieniem do wykonania określonej czynności). Kwestia pełnomocnictwa jest uregulowana w art. 98–109 Kodeksu cywilnego. Nie znajdzie się tam jednak odpowiedzi na pytanie, czy i kiedy podawać numer PESEL na dokumencie. Zagadnienie to nie jest uregulowane jednym określonym przepisem. Wynika to z faktu, że do różnych czynności wymagane są różne informacje i różne dane do weryfikacji tożsamości. 

Osobę fizyczną można zidentyfikować po jej numerze PESEL – i jest to tak naprawdę jedyny przykład danych osobowych, które przez całe życie pozostają niezmienne. Pozostałe dane, takie jak nazwisko, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, są danymi zmiennymi.

Jak wskazałam powyżej, do różnych czynności mogą być wymagane różne dane czy informacje. W celu identyfikacji tożsamości najczęściej wystarczają imię i nazwisko oraz właśnie numer PESEL albo numer dowodu tożsamości.

Jeśli w tym określonym przypadku nie ma konieczności wskazywania takich danych na upoważnieniu, ponieważ osobę fizyczną można zidentyfikować na podstawie imienia i nazwiska oraz na przykład stanowiska służbowego, to w mojej ocenie, kierując się zasadą minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO, należy posługiwać się jak najmniejszą ilością danych i ograniczyć się tylko do tych, które są niezbędne do osiągnięcia celu.