Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

SZCZEGÓŁOWE PYTANIE

Zwracam się z zapytaniem o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Zapytanie dotyczy realizacji praktyk zawodowych. Uczelnia zwraca się do zakładu pracy z wnioskiem o realizację praktyk zawodowych dla studenta. W wyniku porozumienia zostaje zawarta umowa dotycząca praktyk pomiędzy uczelnią a zakładem pracy. Czy w związku z tym powinna być również zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych lub powinny zostać zastosowane zapisy dotyczące powierzenia w umowie głównej?

ODPOWIEDŹ

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe. Powyższe stanowisko, zostało również potwierdzone przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, z którym można się zapoznać pod linkiem: https://uodo.gov.pl/pl/225/1454.