W jaki sposób IOD powinien monitorować przetwarzanie danych?
Regularne audyty i kontrole
Podstawą skutecznego monitorowania są systematyczne audyty wewnętrzne. IOD powinien monitorować zgodność procesów przetwarzania danych z przepisami RODO oraz wewnętrznymi politykami organizacji. W ramach swoich obowiązków IOD może rekomendować przeprowadzenie audytu zgodności oraz wspierać administratora w jego organizacji, np. poprzez dostarczanie wskazówek merytorycznych, udział w przygotowaniu planu audytu czy doradztwo. Za zaplanowanie i przeprowadzenie audytu odpowiada administrator danych. W 2022 roku Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) odnotował 12 772 zgłoszenia naruszeń – podkreśla to znaczenie regularnych audytów w identyfikacji potencjalnych zagrożeń.
Lista naruszeń według UODO. Źródło: www.gdpr.pl/sprawozdanie-uodo-za-2022-r-tendencje-i-statystyki
Szkolenia i podnoszenie świadomości
Edukacja personelu okazuje się kolejnym istotnym elementem. IOD powinien monitorować czy administrator organizuje szkolenia i kampanie informacyjne i ewentualnie rekomendować zmiany w tym zakresie, które zwiększą świadomość pracowników na temat ochrony danych osobowych.
Zapamiętaj!
Świadomy personel jest pierwszą linią obrony przed naruszeniami.
Współpraca z działami IT i bezpieczeństwa
Bliska współpraca z działami IT oraz bezpieczeństwa informacji jest niezbędna. IOD angażuje się w procesy wdrażania nowych technologii, systemów czy aplikacji, aby zapewnić, że spełniają one wymogi RODO. Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) z 2022 roku podkreślają znaczenie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa w ochronie danych.
Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)
Przed wdrożeniem nowych procesów przetwarzania danych – IOD powinien przeprowadzać ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA). Pozwala to na identyfikację i minimalizację potencjalnych ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Monitorowanie naruszeń i reagowanie
IOD na bieżąco monitoruje incydenty związane z ochroną danych. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych obowiązkiem administratora jest dokonanie oceny ryzyka, zgłoszenie incydentu do UODO oraz, jeśli to wymagane, poinformowanie osób, których dane dotyczą.
Inspektor Ochrony Danych (IOD) odgrywa w tym procesie ważną rolę wspierając administratora, pełniąc funkcję doradczą i zapewniając merytoryczne wsparcie. IOD może pomóc w analizie ryzyka, przygotowaniu dokumentacji oraz zapewnieniu zgodności działań administratora z przepisami RODO, odpowiedzialność za podjęcie działań leży wyłącznie po stronie administratora. W 2020 roku liczba zgłoszonych naruszeń w Polsce wyniosła 8 635, co plasuje nasz kraj na 4. miejscu w Europie pod względem liczby zgłoszeń.
Dokumentacja i raportowanie
Prowadzenie dokładnej dokumentacji jest nieodzowne. Inspektor Ochrony Danych (IOD) nadzoruje działania związane z przetwarzaniem danych osobowych w organizacji oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji. Monitoruje zgodność procesów z przepisami RODO, inicjuje działania naprawcze i interweniuje, gdy uzna, że należy podjąć określone kroki (w tym przeprowadzenie szkolenia, audytu lub analiza incydentu). Doradza administratorowi danych, wspierając go w realizacji obowiązków wynikających z przepisów, przy czym odpowiedzialność za podejmowanie działań spoczywa na administratorze. Regularne raportowanie do zarządu organizacji zapewnia transparentność i umożliwia podejmowanie przez organizację świadomych decyzji.
Ciągłe doskonalenie i aktualizacja wiedzy
Przepisy dotyczące ochrony danych oraz nowe technologie nieustannie się rozwijają. Właśnie dlatego jednym z obowiązków IOD jest regularne aktualizowanie swojej wiedzy poprzez udział w szkoleniach, konferencjach oraz śledzenie najnowszych wytycznych EROD i UODO.
„Skuteczne monitorowanie przetwarzania danych przez IOD to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim fundament budowania zaufania w relacjach z klientami i partnerami biznesowymi” – Paweł Radecki, Ekspert ds. compliance, ODO 24.
Podsumowanie
Wspieranie administratora i nadzór nad ochroną danych osobowych w organizacji przez IOD zapewnia zgodność z przepisami, ale również minimalizuje ryzyko naruszeń i potencjalnych kar finansowych. Warto pamiętać, że outsourcing IOD może być efektywnym rozwiązaniem dla organizacji, które nie posiadają wewnętrznych zasobów do realizacji tych zadań.
