Usługi RODO dla branży medycyny i kosmetyki

Usługi ODO 24 – nasza misja

Nasza misja to budowanie bezpiecznych środowisk pracy, zapewniających pełną zgodność z regulacjami prawnymi oraz cyberodporność. Wybierając ODO 24, Twoja organizacja zyskuje nie tylko profesjonalne wsparcie, ale także spokój i pewność, że trudne tematy są w najlepszych rękach.

Branża medyczna i kosmetyczna przetwarza dane szczególnych kategorii – w szczególności informacje o stanie zdrowia, przebytych zabiegach, a także dane dotyczące wizerunku i preferencji estetycznych pacjentów. W kontekście RODO kluczowym wyzwaniem jest zapewnienie zgodności z przepisami w warunkach bezpośredniego kontaktu z klientem, często – w szczególności w przypadku branży beauty - bez wsparcia działu prawnego czy IT. Najczęstsze problemy to zbędne lub błędne pozyskiwanie zgód na zabiegi, niewłaściwa archiwizacja dokumentacji medycznej i kosmetycznej, a także korzystanie z systemów rejestracji online i aplikacji mobilnych bez uprzedniej analizy ryzyka. Niski poziom świadomości prawnej wśród personelu zwiększa ryzyko naruszeń, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno prawnych, jak i wizerunkowych.

ODO 24 realizowało projekty RODO dla przychodni, klinik medycyny estetycznej i sieci salonów kosmetycznych. W ramach współpracy przeprowadziliśmy audyty zgodności, wdrożyliśmy wzory zgód i klauzul informacyjnych, opracowaliśmy procedury przetwarzania danych wrażliwych oraz przeszkoliliśmy personel z zasad bezpiecznego gromadzenia i przechowywania dokumentacji. Pomogliśmy również dostosować systemy rejestracji online i formularze zabiegowe do obowiązujących przepisów. Regulowaliśmy zgody na przekazywanie danych do podmiotów trzecich (np. dostawców sprzętu medycznego i czy podmiotów medycznych przeprowadzający badania lekarskie), jak również pozyskiwanie zgód od lekarzy i farmaceutów na wykorzystanie prywatnych numerów telefonów i adresów e-mail do bieżącego kontaktu (z uwagi na dużą rotację personelu). Jednym z wyzwań było również koordynowanie współpracy z lekarzami wykonującymi zabiegi tak, by nie pozostawały żadne wątpliwości co do tego, kto odpowiada za dane osobowe. Nasze rozwiązanie, to dokładne przeanalizowanie możliwych wariantów i przygotowanie dokumentacji na każdą okoliczność, obejmującej w szczególności zgody i klauzule informacyjne. Przygotowaliśmy również gotową dokumentację na sytuacje, gdy to podmiot zewnętrzny (zazwyczaj lekarz) będzie administratorem danych. Regulowaliśmy również monitoring sal w prywatnym szpitalu po nowelizacji przepisów w zakresie monitoringu wizyjnego w podmiotach leczniczych - doradzaliśmy jak zgodnie z prawem wdrożyć taki monitoring, uwzględniając m.in. wytyczne Rzecznika Praw Pacjentów, RODO i dobre praktyki branżowe. Wsparliśmy również szpital w przeprowadzeniu DPIA oraz przygotowaliśmy przystępne klauzule informacyjne dla pacjentów. W branży kosmetycznej przygotowaliśmy dla klienta klauzule informacyjne dla usług spa i wellness.

Obsługujemy lub obsługiwaliśmy m.in. Braster, Sante, JWC (Hotel Czarny Potok Resort & SPA w Krynicy Zdroju), Biobyte (dostawcę systemów IT dla podmiotów medycznych), Polskie Towarzystwo Walki z Mukowiscydozą, Bioton, ITP.

Postępująca cyfryzacja gabinetów, sieci klinik i dużych placówek medyczno-kosmetycznych sprawia, że ochrona danych pacjentów musi wykraczać daleko poza formalne spełnianie wymogów RODO. Elektroniczna dokumentacja medyczna, systemy rezerwacji wizyt, płatności online i zdalne konsultacje to rozwiązania wygodne, ale jednocześnie narażone na cyberataki i wycieki danych szczególnych kategorii – w tym danych zdrowotnych.

W przypadku większych podmiotów sektora ochrony zdrowia zastosowanie mają również wymagania wynikające z dyrektywy NIS2 – obejmujące obowiązek wdrożenia skutecznych procedur cyberbezpieczeństwa, testowania odporności systemów oraz raportowania poważnych incydentów.