Wzory standardowych klauzul umownych zgodne z RODO – transfer danych poza EOG

Od 27 czerwca 2021 r. obowiązują nowe wzory standardowych klauzul umownych (SKU), których celem jest zabezpieczenie transferu danych osobowych do państw trzecich. Każdy administrator powinien rozważyć ich zastosowanie, jeżeli udostępnia dane osobowe poza EOG, na przykład w związku z międzynarodową współpracą, bądź przy okazji korzystania z usług podmiotów zagranicznych.

Wprowadzenie nowych wzorów standardowych klauzul umownych

W dniu 4 czerwca 2021 r. Komisja Europejska wydała decyzję wykonawczą w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, na mocy której przyjęto nową treść SKU.

SKU zaktualizowano w związku z wprowadzeniem RODO, jak i w konsekwencji wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) z dnia 18 lipca 2020 r., w sprawie Schrems II.

CZYTAJ WIĘCEJ: Projekt nowej decyzji Komisji Europejskiej

Dotychczasowa treść SKU, które zawierały podmioty transferujące dane osobowe poza EOG, oparta była na decyzji Komisji Europejskiej z dnia 5 lutego 2010 r., wydanej na podstawie dyrektywy 95/46/WE, a obowiązującej jeszcze przed wprowadzeniem RODO.

Obowiązywanie nowych SKU

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Nowe SKU weszły w życie w dniu 27 czerwca 2021 r. Stare SKU zostały uchylone w 27 września 2021 r., po upływie trzymiesięcznego okresu przejściowego.

Umowy, które zostały zawarte do 27 września 2021 r. mogą dalej obowiązywać w niezmienionej postaci do 27 grudnia 2022 r. (zob. komunikat na stronie UODO).

Każda nowa umowa zawarta po 27 września 2021 r. wymaga rozważenia zastosowania nowych SKU, jeżeli w toku jej wykonywania nastąpi udostępnienie, bądź inna forma transferu danych osobowych  poza EOG.

Modułowa konstrukcja nowych SKU

Treść nowych SKU zawarta w decyzji wykonawczej Komisji, stanowi dokument liczący 31 stron (w wersji polskiej), który kryje w sobie cztery alternatywne wzory umowy, nazywane modułami. Odpowiedni moduł  powinien być zawarty dla danej relacji pomiędzy podmiotami, które biorą udział w transferze danych osobowych poza EOG:

  1. Moduł pierwszy: umowa pomiędzy między dwoma administratorami, w tym jednym administratorem poza EOG;
  2. Moduł drugi: umowa pomiędzy administratorem, a procesorem poza EOG;
  3. Moduł trzeci: umowa pomiędzy dwoma procesorami, w tym jednym procesorem poza EOG;
  4. Moduł czwarty: umowa pomiędzy procesorem, a administratorem w państwie trzecim.

Część postanowień SKU ma charakter ogólny i jest tożsama dla każdego modułu. Pozostałe fragmenty są specyficzne dla poszczególnych modułów, co obrazuje następujący przykład:

Klauzula 18
Wybór forum i jurysdykcji

Moduł pierwszy: przekazywanie między administratorami
Moduł drugi: przekazywanie przez administratora podmiotowi przetwarzającemu
Moduł trzeci: Przekazywanie między podmiotami przetwarzającymi
a) Wszelkie spory wynikające z klauzul są rozstrzygane przez sądy państwa członkowieskiego UE.
b) Strony uzgadniają, że są to sądy: .......... (należy wskazać państwo członkowskie).
c) Osoba, której dane dotyczą, moęż również wszcząć postępowanie sądowe przeciwko podmiotowi przekazującemu dane lub podmiotowi odbierającemu dane przed sądami państwa członkowskiego, w którym znajduje się jej miejsce zwykłego pobytu.
d) Strony uzgadniają, że będą podlegały jurysdykcji tych sądów.
Moduł czwarty: Przekazywanie przez podmiot przetwarzający administratorowi
Wszelkie spory wynikające z niniejszych klauzul są rozstrzygane przez sądy ......... (należy wskazać państwo).

Celem zawarcia SKU jest zabezpieczenie podstawy prawnej transferu danych do państwa trzeciego. Oznacza to, że treść poszczególnych modułów nie powinna być modyfikowana, z wyłączeniem wyboru odpowiedniego modułu i jego uzupełnienia we fragmentach wskazanych przez unijnego ustawodawcę.

Praktyka gospodarcza - dodatkowe 60 stron umowy z partnerem handlowym z USA

Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) z 16 czerwca 2020 r.  w sprawie Schrems II unieważnił decyzję wykonawczą Komisji 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE–USA (Privacy Shield).

Tarcza prywatności w znacznym stopniu ułatwiała transfer, w tym udostępnianie danych osobowych do kontrahentów w USA. Po jej unieważnieniu, to właśnie nowe SKU stanowić mogą powszechnie wybieraną przez przedsiębiorców podstawą udostępniania oraz innych form transferu danych do USA.

Funkcja IOD - to się dobrze przekazuje

Nie sposób przy tym pominąć, że zawieranie nowej, dodatkowej umowy opartej na SKU, może przedłużyć negocjacje partnerów handlowych. Podmiot działający na rynku polskim jest zwykle zainteresowany zawarciem umowy w języku polskim, zaś podmiot zagraniczny - umową w języku angielskim.

Zawarcie umowy w dwóch wersjach językowych, w oparciu o wzór udostępniony przez instytucje unijne, oznacza konieczność podpisania dodatkowego, ponad 60-stronicowego dokumentu.

Cztery wzory opracowane przez ODO 24

Wzory do pobrania
W odpowiedzi na oczekiwania rynku, w celu uproszczenia i przyspieszenia Państwa negocjacji z międzynarodowymi partnerami handlowymi, zespół ODO 24 opracował cztery wzory standardowych klauzul umownych, zgodnych z RODO, ale „odchudzonych” ze zbędnej treści.

Każdy ze wzorów zawiera wyłącznie treść odpowiedniego modułu, w dwóch wersjach językowych, tj. polskiej i angielskiej:
- Moduł pierwszy: ADO - ADO;
- Moduł drugi: ADO - PP;
- Moduł trzeci: PP - PP;
- Moduł czwarty: PP - ADO;

Dodatkowe obowiązki

Każdy z powyższych wzorów należy uzupełnić we wskazanych polach, w celu dostosowania dokumentu do konkretnego transferu danych pomiędzy kontrahentami.

Należy przypomnieć, iż samo zastosowanie nowych SKU może nie być wystarczającą podstawą transferu danych poza obszar EOG. W orzeczeniu Schrems II, Trybunał sprawiedliwości zwrócił uwagę, że w pewnych okolicznościach konieczne są dalsze środki, oprócz SKU, w celu ustanowienia odpowiedniego poziomu ochrony danych w państwie trzecim. W szczególności podmioty transferujące dane nie zostają zwolnione z obowiązku samodzielnej oceny prawa i praktyki w zakresie danych osobowych w państwie trzecim, do którego zamierzają transferować dane.

CZYTAJ WIĘCEJ: Jak zabezpieczyć transfer danych do państw trzecich?

W razie wątpliwości co do wymaganego zakresu właściwych działań i zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, warto rozważyć konsultacje z ekspertami w dziedzinie ochrony danych osobowych.

quiz

Sprawdź co pamiętasz - za poprawną odpowiedź nagroda!

Które z poniższych twierdzeń jest błędne:

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Outsourcing, czyli przekazanie funkcji IOD to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów.

Zobacz więcej
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".