Wspólne cele
Współadministratorami może być co najmniej dwóch administratorów, którzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania. Współadministratorzy w drodze wspólnych uzgodnień określają relacje zachodzące pomiędzy poszczególnymi administratorami. W szczególności winni określić zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO.
Uzgodnienia ogólnie dostępne
Zasadnicza treść uzgodnień musi zostać udostępniona osobom, których dane dotyczą. Może to nastąpić przykładowo w formie papierowej we wskazanym punkcie kontaktowym bądź w formie elektronicznej poprzez stronę www. Nadto współadministratorzy mogą wskazać jeden punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą.
Bez wpływu na realizację praw
Administratorzy, którzy w ramach wspólnych uzgodnień będą określać zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO muszą pamiętać, iż niezależnie od treści tych uzgodnień, osoba której dane dotyczą będzie mogła wykonywać przysługujące jej prawa wobec każdego z nich. Uzgodnienia te mają więc moc w relacjach pomiędzy spółkami w grupie ale nie wpływają na realizację praw przez podmiot danych.
Podsumowanie
Wprowadzenie przedmiotowego pojęcia do RODO będzie dużym ułatwieniem zwłaszcza dla grup kapitałowych, których obowiązujące przepisy ustawy o ochronie danych osobowych do tej pory „nie widziały”. Traktowały one bowiem każdą spółkę należącą do konkretnej grupy kapitałowej jako osobnego administratora danych. Wiązało to się z utrudnieniami w przekazywaniu danych osobowych pomiędzy spółkami, jak i zatrudnianiu tych samych pracowników w ramach grupy. Przepisy ochrony danych osobowych wreszcie wyszły naprzeciw grupom przedsiębiorstw upraszczając w ten sposób kwestie związane z procesem przetwarzania danych osobowych.