Na początku warto przytoczyć przepisy regulujące przetwarzanie wizerunku osób fizycznych w tym i pracowników. Głównym aktem prawnym w tej materii jest Kodeks Cywilny, który określa wizerunek jako jedno z dóbr osobistych.
„Dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach.” (1)
Przepis ten pozwala pracownikowi na dochodzenie na gruncie prawa cywilnego zadośćuczynienia z tytułu naruszenia dóbr osobistych od pracodawcy. Sytuacje te najczęściej następują, gdy pracownik zostanie przestawiony na zdjęciu w złym świetle, np. w krępującej sytuacji, otoczeniu lub towarzystwie.
Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO
Warto również przyjrzeć się procesowi rozpowszechniania wizerunku pracownika np. na stronie internetowej. Działanie to jest regulowane m.in. Ustawą o prawach autorskich i prawach pokrewnych.
„Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.” (2)
Przepis ten stawia pracodawcę przed wyborem pomiędzy odebraniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku pracownika i zrzeczeniem się wynagrodzenia z tego tytułu, a zapłatą za ten proces. W związku z powyższym nie wystarczy samo przekazanie zdjęcia przez pracownika dlatego, że jego zezwolenie również musi się pojawić.
Ostatnim aktem prawnym mającym zastosowanie w badanym przypadku będzie Ustawa o ochronie danych osobowych, która nakazuje stosowanie tzw. zasady legalizmu – tj. posiadania podstawy prawnej na przetwarzanie konkretnych informacji o osobach. Przepisy prawa pracy nie wymieniają wizerunku pracownika jako informacji, którą może przetwarzać pracodawca, dlatego należy szukać innej podstawy prawnej.
„Zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Przetwarzanie danych, o których mowa w ust. 1, jest jednak dopuszczalne, jeżeli: osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych; […]” (3)
Należy wskazać, że pobierając dane od osoby fizycznej np. zdjęcie od pracownika trzeba również spełnić obowiązek informacyjny określony w art. 24 ustawy o ochronie danych osobowych.
Najczęściej wizerunek pracownika jest przetwarzany w trzech różnych celach: publikacji zdjęcia pracownika na stronie internetowej w celu jego identyfikacji wizualnej, na potrzeby przygotowania identyfikatora ze zdjęciem, który ma zapewnić wiarygodną kontrolę dostępu do pomieszczeń oraz zamieszczenia w różnych wewnętrznych publikacjach wydawanych przez pracodawcę, typu biuletyny, okólniki i gazetki firmowe.
W pierwszym i ostatnim przypadku należy odebrać zgodę (zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku), które może wyglądać następująco:
|
ZEZWOLENIE NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU |
|
Ja, niżej podpisany/-a ..................................., stanowisko ……………………………, wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w postaci imienia i nazwiska, stanowiska oraz wizerunku jak również zezwalam na nieodpłatne rozpowszechnianie przez ……………………. mojego wizerunku w celach reklamowych, promocyjnych, marketingowych i informacyjnych związanych z prowadzoną działalnością. |
|
Zezwolenie dotyczy fotografii przedstawiającej moją osobę i obejmuje takie formy rozpowszechniania jak: udostępnienie na stronie internetowej oraz za pośrednictwem prasy, jak również zamieszczenie w materiałach promocyjnych i informacyjnych. Zezwalam również na przetwarzanie mojego wizerunku poprzez kadrowanie i kompozycję. |
|
Przyjmuję do wiadomości, że administratorem ww. danych osobowych jest …………………………….. oraz posiadam prawo dostępu do treści moich danych ich poprawiania i podaję je dobrowolnie. |
Natomiast w przypadku przetwarzania wizerunku na identyfikatorach pracowniczych pracodawca, zgodnie z wytycznymi GIODO w niektórych sytuacjach, nie musi odbierać zgody.
„Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas można odstąpić od pozyskiwania takiej zgody w tym właśnie celu.” (4)
Można powiedzieć, że przetwarzanie wizerunku pracownika wiąże się z szeregiem obowiązków po stronie pracodawcy. Jakie mogą być konsekwencje ich zaniedbania?
Przede wszystkim pracowanik może złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z art. 49 Ustawy o ochronie danych osobowych.
„1. Kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
2. Jeżeli czyn określony w ust. 1 dotyczy danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.”
Może on także złożyć skargę na działania pracodawcy do GIODO. W tym celu wymagane jest formalne pismo skierowane do Biura GIODO zgodnie z opisem na stronie internetowej GIODO. (5) W wyniku złożonej skargi GIODO może przeprowadzić kontrolę zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa, co niesie ryzyko stwierdzenia innych niezgodności.
Ostatecznie pracownik może dochodzić zadośćuczynienia w postępowaniu cywilnym, czyli po prostu skierować sprawę na drogę postępowania sądowego. Ten ostatni element potencjalnie stanowi najmniejsze ryzyko. Jednak jeżeli weźmiemy pod uwagę możliwość złożenia pozwu zbiorowego, do złożenia którego wystarczy 10 osób, to ryzyko po stronie pracodawcy znacznie wzrasta.
Podsumowując przetwarzanie wizerunku pracowników przez pracodawców jest tematem złożonym i wymaga zwrócenia uwagi na szereg różnych przepisów prawa oraz na cel jaki pracodawca chce osiągnąć. Zawsze może się okazać, że po przeanalizowaniu planowanego procesu stanie się on nieopłacalny z biznesowego czy praktycznego punktu widzenia. W takich sytuacjach bardzo pomocna jest osoba pełniąca funkcję ABI w organizacji, ale to już temat, który wymaga osobnego opracowania.
