Jakie są najczęstsze przypadki związane z brakiem przestrzegania porządku w organizacji?
- Opuszczanie pomieszczenia i niezamykanie drzwi na klucz.
- Pozostawianie kluczy w szafach, w których przechowywana jest dokumentacja.
- Zabieranie kluczy do pomieszczeń czy szaf biurowych ze sobą do domu.
- Pozostawianie kluczy w miejscach ogólnodostępnych, takich jak stołówka pracownicza, szatnia, korytarz, punkt ksero.
Te oraz pewnie jeszcze kilka innych przykładów z życia wielu organizacji pokazują, w jak łatwy sposób osoby trzecie mogą wejść w posiadanie danych osobowych przetwarzanych przez naszą organizację lub innych dokumentów objętych tajemnicą przedsiębiorstwa.
Jak takim sytuacjom zaradzić i ochronić naszą organizację przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich?
Po pierwsze, pamiętajmy o tym, aby każda osoba w naszej firmie przestrzegała kilku prostych zasad, takich jak: zamykanie pomieszczeń biurowych na klucz, zamykanie szaf i biurek za każdym razem, gdy wychodzimy z pomieszczenia, w którym przechowywana jest dokumentacja. Ważne też, aby zwracać szczególną uwagę na to, by nie pozostawiać kluczy w miejscach, do których dostęp mają osoby spoza naszej organizacji.
Po drugie, jako organizacja zwracajmy uwagę na to, jak zachowują się osoby z naszego otoczenia i czy przestrzegają porządku organizacyjnego. Kiedy widzimy, że ktoś wychodzi
z pokoju i nie zamyka drzwi do biura na klucz, zwróćmy mu uwagę. Kiedy zauważymy pozostawione na korytarzu klucze, zabezpieczmy je i zgłośmy ten fakt inspektorowi ochrony danych w naszej firmie. Takie zachowania z pewnością pozwolą nam zbudować dobre nawyki oraz rozwinąć kulturę organizacji, która będzie nastawiona na ochronę danych osobowych.
Na koniec, pamiętajmy, że nasza organizacja musi zapewnić i wdrożyć takie działania, które uchronią dane osobowe przed ich niepożądanym ujawnieniem, kradzieżą czy zniszczeniem. Dlatego dbałość o odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń, mebli a także sprzętu biurowego przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich powinna być w każdej organizacji kluczowym zagadnieniem.