Kolejny etap reformy przepisów o ochronie danych osobowych.

Reforma przepisów związanych z ochroną danych osobowych trwa. Należy zauważyć, że składają się na nie tylko przepisy kluczowego aktu prawnego, jakim jest RODO, lecz także setki regulacji zawartych w polskich ustawach i rozporządzeniach wykonawczych.

Podsumowanie 2018

21 lutego 2019 r. Sejm przyjął ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Została ona opublikowana w Dzienniku Ustaw w połowie kwietnia, a zaczęła obowiązywać na początku maja.

Link do ustawy: http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190000730

Celem ustawy jest niezbędne zharmonizowanie przepisów poszczególnych aktów prawnych z RODO. Dokonuje ona nowelizacji aż w 162 ustawach (w tym m.in. w Kodeksie postępowania administracyjnego, Kodeksie pracy, Prawie bankowym) w celu uregulowania zagadnień związanych z przetwarzaniem danych osobowych, wynikających z RODO. Tak dużej jednorazowej nowelizacji przepisów sektorowych nie było od lat.

Podmioty z sektora zarówno publicznego, jak i prywatnego muszą śledzić zmiany oraz nowe obowiązki, ponieważ dotkną one prawie każdego z nich.

Zmiany w Kodeksie Pracy

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Szczególnie kilka zmian jest bardzo istotnych, dlatego warto je omówić. Zalicza się do nich szeroka nowelizacja Kodeksu pracy, w związku z którą pojawią się nowe wyzwania dla pracodawcy już na etapie rekrutacji pracowników. Należy tutaj zwrócić uwagę na zamknięty katalog danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata. Te dane to: imię, nazwisko, data urodzenia i dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o pracę. Natomiast informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudniania pracodawca może żądać wyłącznie wtedy, gdy są one niezbędne do wykonywania pracy. Po stronie pracodawcy powstał także obowiązek pisemnego upoważnienia pracowników mających dostęp do danych szczególnej kategorii (np. dotyczących zdrowia) do przetwarzania takich danych osobowych.

Zmiany w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Kolejną ważną zmianą jest wskazanie formy udostępnienia danych osobowych pracownika i jego rodziny w przepisach dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Udostępnienie danych osobowych powinno odbyć się przez przekazanie pracodawcy oświadczeń pracownika zamiast dostarczania kopii dokumentów zawierających szeroki zakres danych wrażliwych. Nowe przepisy przewidują także możliwość udokumentowania konkretnych twierdzeń pracownika przez przedłożenie odpowiedniego zaświadczenia potwierdzającego stan faktyczny. Takie działanie wzmocni ochronę danych osobowych nie tylko pracownika, lecz także jego rodziny, gdyż pracodawcy powinni odejść od praktyki kopiowania dokumentów zawierających np. historię choroby.

RODO. Wspracie się przydaje!

Obowiązek informacyjny spełniany przez mikroprzedsiębiorców

Nowym elementem, który wprowadza ustawa z 21 lutego 2019 r., jest wskazanie sposobu spełnienia obowiązku informacyjnego przez mikroprzedsiębiorców. Przepisy ustawy o prawach konsumenta pozwalają mikroprzedsiębiorcy spełnić obowiązek informacyjny przez wywieszenie niezbędnych informacji w widocznym miejscu w jego lokalu lub ich udostępnienie na jego stronie internetowej. Należy zauważyć, że nie wyłączono stosowania obowiązku informacyjnego wobec takich przedsiębiorców, a jedynie wskazano możliwy sposób jego spełnienia.W zakresie obowiązku informacyjnego przewidziano też możliwość odroczenia jego wykonania przez organy administracji publicznej (np. centralne organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego). Tacy administratorzy danych mogą spełnić obowiązek informacyjny przez przekazanie stosownych informacji przy pierwszej czynności skierowanej do strony postępowania, np. w pierwszym piśmie czy wezwaniu.

Zmiany w Kodeksie Karnym

Dla każdego przedsiębiorcy ważna jest nowelizacja definicji groźby bezprawnej. Jej rozszerzony katalog będzie dotyczył także groźby spowodowania postępowania, w którym może zostać nałożona administracyjna kara pieniężna. Ta zmiana ukróci działania wszystkich oszustów wykorzystujących zamieszanie związane z RODO, którzy przesyłali w ostatnich miesiącach informacje reklamowe wskazujące, że niewykupienie drogiego audytu czy gotowych polityk ochrony danych osobowych spowoduje nałożenie wielomilionowych kar przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Pozostałe, liczne zmiany w poszczególnych ustawach mają na celu m.in. wskazanie wprost podmiotu będącego administratorem danych (w wielu przypadkach wskazanie administratora było problematyczne), wyznaczenie okresów przechowywania danych osobowych przez administratorów czy uregulowanie problematyki ochrony danych, odnoszącej się do przedstawicieli samorządów zawodowych.

Autorzy:
Marcin Zadrożny, ekspert ds. ochrony danych.
Piotr Liwszic, specjalista ds. ochrony danych.

Czytaj także:

-
4.57/5 (47) 1
Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Outsourcing, czyli przekazanie funkcji IOD to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów.

Zobacz więcej
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".