Jak informować o przysługujących RODO-prawach?

RODO wyposaża osoby, których dane dotyczą w szereg praw. Dużo mówi się o każdym z nich, na czym polegają, z czym się wiążą, jak realizować je w praktyce. Często administratorzy mają problem nie tyle na etapie realizacji tych żądań, co już przy informowaniu osób fizycznych o przysługujących im prawach podczas wypełniania obowiązku informacyjnego. Czy każdorazowo powinniśmy informować o wszystkich prawach? Nawet tych, które w danej sytuacji nie przysługują? Jak sprawnie oceniać, które prawo i kiedy przysługuje? Czy takie działanie w ogóle ma sens i co na to nasz polski organ nadzorczy?

Co wynika z RODO?

Zgodnie z art. 13 ust. 2 RODO administrator podaje osobie, której dane dotyczą, następujące „niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania” informacje:

  1. informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
  2. jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) – informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Interpretując ten przepis literalnie, należy dojść do wniosku, że informujemy każdorazowo o wszystkich prawach, ale z jednym wyjątkiem – o prawie do wycofania zgody informujemy tylko wtedy, jeśli faktycznie przetwarzamy dane na zgodzie (art. 13 ust. 2 lit. c RODO).

Mylący jest natomiast fragment poprzedzający katalog informacji, które muszą znaleźć się w klauzuli informacyjnej, w którym ustawodawca zwraca uwagę na zapewnienie „przejrzystości przetwarzania”. Właśnie – gdzie tu przejrzystość, jeśli informujemy o prawach, które osobie fizycznej nie przysługują? Gdzie przejrzystość, jeśli klauzula informacyjna – i tak już zbyt długa dla zwykłego śmiertelnika – jest rozszerzana o dodatkowe i bezużyteczne informacje?

Jak informować o prawach, żeby nie zwariować?

W codziennej praktyce najczęściej spotykamy się z trzema podejściami do informowania osób fizycznych o prawach na gruncie RODO. Poniżej krótkie, subiektywne zestawienie – od najgorszego do najlepszego:

    1. Nie przejmujemy się niczym, informujemy o wszystkich prawach – w ten sposób jest najdłużej, mniej przejrzyście i delikatnie wprowadzamy w błąd. Plusy? Przynajmniej nikt nam nie zarzuci, że działamy niezgodnie z RODO, bo np. zapomnieliśmy poinformować o jednym z praw (co faktycznie może się zdarzyć, jeśli każdą z klauzul informacyjnych dostosowywalibyśmy do konkretnego stanu faktycznego/czynności przetwarzania).
    2. Informujemy o wszystkich prawach, ale w przypadku tych, które mają zastosowanie tylko przy przetwarzaniu danych w oparciu o konkretną podstawę prawną – tłumaczymy, kiedy ono przysługuje. Plusy? Na pewno jesteśmy zgodni z RODO, a osoby fizyczne będą wiedziały, co i jak. Minusy? Klauzula jest jeszcze dłuższa.

Przykład
Przysługuje Tobie:
a. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
c. prawo do usunięcia danych osobowych,
d. prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
e. prawo do przenoszenia danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda
(art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
f. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, gdy stanowi ona podstawę przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przy czym nie ma to wpływu na przetwarzanie przed terminem cofnięcia,
g. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
e. moje dane są przetwarzane niezgodnie z RODO. W obliczu braku odpowiedzi z Państwa strony lub niezrealizowania mojego żądania, nie zawaham się z niego skorzystać.

  1. I wreszcie najlepsze rozwiązanie – informujemy tylko o tych prawach, które faktycznie przysługują. Plusy? Najbardziej zrozumiała informacja dla osoby fizycznej i krótsza klauzula informacyjna. Minusy? Największy nakład pracy dla osoby przygotowującej klauzulę i ryzyko pomyłki przy określaniu, które prawa w danej sytuacji przysługują, a które nie.

Ciekawostka
Jeszcze jakiś czas temu UODO wybierał rozwiązanie nr 1 i informował o wszystkich prawach. Dziś UODO zmienił zdanie i w swoich klauzulach informuje tylko o przysługujących w danej sytuacji prawach (co widać np. w klauzuli znajdującej się w zakładce Kontakt: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt).

Które prawa i kiedy przysługują,
czyli jak ograniczyć ryzyko błędu?

Z pomocą przyszedł irlandzki organ nadzorczy, który stworzył najprostsze na świecie narzędzie,
które okazuje się bardzo pomocne przy codziennej pracy – zachęcamy do korzystania :)

  Prawo dostępu Prawo do sprostowania Prawo do usunięcia danych Prawo do ograniczenia przetwarzania Prawo do przenoszenia danych Prawo do sprzeciwu
Zgoda Nie, ale może wycofać zgodę.
Umowa
Przepis prawa
Żywotny interes
Interes publiczny
Uzasadniony interes

  Pobierz

Jeżeli powyższa tabela przydałaby Ci się w codziennej pracy, to nic prostszego!
Możesz ją pobrać klikając w ten link

Czytaj także:

Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Outsourcing, czyli przekazanie funkcji IOD to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów.

Zobacz więcej
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".