Bolączki sektora ubezpieczeń
na gruncie RODO

Podsumowanie 2018

Nowe przepis w zakresie ochrony danych osobowych zmusiły organizacje do dostosowania realizowanych przez nie procesów biznesowych do nowej rzeczywistości prawnej. Ponieważ okres na wdrożenie wymogów RODO już minął a karty zostały przez ustawodawcę (w większości) rozdane, Urząd Ochrony Danych Osobowych ma teraz prawo powiedzieć „sprawdzam!”. Czas pokazał, że każda branża boryka się z licznymi problemami.

Dla sektora ubezpieczeń jest to przede wszystkich spełnienie wymogów w kontekście przetwarzania danych ubezpieczających i uprawnionych z tytułu umów ubezpieczenia. Ważnym elementem na gruncie RODO staje się przekazywanie danych poza organizację, zwłaszcza agentom czy firmom wspierającym zakład ubezpieczeń w procesie likwidacji szkody. Istotnym aspektem jest również realizacja żądań osób fizycznych jak i identyfikacja naruszeń ochrony danych osobowych, których w sektorze ubezpieczeń pojawia się sporo.

Powierzanie danych osobowych do przetwarzania

Zgodnie literalnym brzemieniem przepisów RODO zakład ubezpieczeń przed powierzeniem danych na zewnątrz (np. agentowi) musi być pewny, że podmiot ten (zwany potocznie procesorem) daje gwarancje wdrożenia u siebie wymogów RODO. Oznacza to, że samo podpisanie umowy powierzenia nie spełnia wskazanego powyżej wymogu. Zakład ubezpieczeń powinien bowiem jeszcze przed podpisaniem przedmiotowej umowy zbadać, czy procesor daje rękojmię zgodnościz RODO. Forma przeprowadzenia takiego badania jest dowolna. Zakład ubezpieczeń dysponuje więc sporym wachlarzem możliwości. Do czasu ukonstytuowania się mechanizmów certyfikacji bądź zatwierdzonych kodeksów postepowania, zakład ubezpieczeń może posiłkować się przykładowo ankietą bezpieczeństwa składającą się z listy pytań w zakresie dostosowania podmiotu do wymogów RODO. Odpowiedzi udzielone przez potencjalnego procesora wskażą stopień dostosowania do RODO konkretnego podmiotu. Niekiedy koniecznym środkiem może okazać się zdalny audyt w formie np. telekonferencji. Doświadczenie wskazuje, że analiza podmiotów zewnętrznych pod kątem zgodności z RODO jak i późniejsze zawieranie umów powierzenia są procesem żmudnym. Podmioty zewnętrzne często nie uznają się za podmiot przetwarzający jak i nie rozumieją wytycznych zawartych w przepisach RODO. Zakład ubezpieczeń musi niemniej pamiętać, że przymykając oko na realizacje powyższego wymogu to przede wszystkim on będzie odpowiadał za niezgodne z prawem powierzenie danych podmiotowi, który nie dawał wystarczających gwarancji zgodności z RODO.

Przejęcie IOD

Żądania realizacji praw osób, których dane dotyczą

Sektor ubezpieczeń jest jednym z tych, do którego w większej mierze niż do innych organizacji zaczęły spływać żądania realizacji praw na gruncie RODO. Najczęściej pojawiają się żądania realizacji prawa do bycia zapomnianym, które w większości przypadków w sektorze ubezpieczeń będą rozpatrywane negatywnie z uwagi na obowiązujące terminy retencji danych. Istotne w przedmiotowym procesie jest to, aby w zakładzie funkcjonowała procedura postępowania w razie wpłynięcia tego typu żądań. Tak aby pracownicy i współpracownicy wiedzieli do kogo przekierować zapytanie, aby odpowiedzi były udzielane w terminach wskazanych przepisami RODO, o ile nie trafiają bezpośrednio do inspektora ochrony danych. W kontekście powyższego, ważna staje się konieczność stworzenia procedur retencji danych. Obecnie ubezpieczyciel musi się posiłkować m.in. terminami wskazanymi w Kodeksie cywilnym. Patrząc na zaproponowane zmiany do projektu ustawy o działalności ubezpieczenioweji reasekuracyjnej w przyszłości mogą one ulec zmianie, gdyż ustawodawca zamierza je określić w wyżej wymienionym akcie.

Inspektor ochrony danych jako kluczowa osoba w systemie ochrony danych

Jak wynika z przepisów RODO i Wytycznych Grupy Roboczej art. 29 w sprawie inspektora ochrony danych (WP 243 rew.01), zakłady ubezpieczeń, co do zasady, muszą wyznaczyć inspektora ochrony danych. Warto podkreślić, że przesłanki wyznaczenia inspektora odnoszą się również do procesorów co oznacza, że w niektórych sytuacjach również podmioty, którym dane są powierzane będą musiały powołać funkcję inspektora ochrony danych (np. agenci, multiagenci). Istotne, aby osoba piastująca tę funkcję znała przepisy branży ubezpieczeniowej i realia jej działalności. Funkcja ta ma znamienne znaczenie, gdyż inspektor winien stać na straży poprawnego funkcjonowania wdrożonego systemu ochrony danych osobowych.

Naruszenia ochrony danych osobowych

W sektorze ubezpieczeń częściej niż w innych organizacjach dochodzi do naruszeń ochrony danych osobowych. Ma na to wpływ między innymi fakt, że branża ta przetwarza duże ilości danych. W tym kontekście najczęstszym źródłem incydentów są pracownicy i agenci, dlatego  warto zadbać o ich edukację. Z kolei proces identyfikacji incydentu pozwoli uregulować wewnętrzna procedura, która jedocześnie zniweluje powstanie ewentualnego chaosu wywołanego naruszeniem ochrony danych osobowych. Praktyka pokazała, że zwłaszcza w sektorze ubezpieczeń istotne są cykliczne szkolenia personelu jak i stałe przypominanie zasad ochrony danych osobowych, zwłaszcza w kontekście przekazywania danych na zewnątrz.

-
Najpopularniejsze

Najnowsze


Adw. Anna Dmochowska
26 lutego 2019
Biuletyn
informacyjny
Biuletyn ODO 24

Raz w miesiącu wysyłamy subiektywny przegląd najważniejszych informacji i wydarzeń oraz naszych promocji i nowości. Wystarczy poniżej podać swój adres e-mail.

Zobacz poprzednie wydanie.