Bolączki sektora ubezpieczeń na gruncie RODO

Nowe przepis w zakresie ochrony danych osobowych zmusiły organizacje do dostosowania realizowanych przez nie procesów biznesowych do nowej rzeczywistości prawnej. Ponieważ okres na wdrożenie wymogów RODO już minął a karty zostały przez ustawodawcę (w większości) rozdane, Urząd Ochrony Danych Osobowych ma teraz prawo powiedzieć „sprawdzam!”. Czas pokazał, że każda branża boryka się z licznymi problemami.

Dla sektora ubezpieczeń jest to przede wszystkich spełnienie wymogów w kontekście przetwarzania danych ubezpieczających i uprawnionych z tytułu umów ubezpieczenia. Ważnym elementem na gruncie RODO staje się przekazywanie danych poza organizację, zwłaszcza agentom czy firmom wspierającym zakład ubezpieczeń w procesie likwidacji szkody. Istotnym aspektem jest również realizacja żądań osób fizycznych jak i identyfikacja naruszeń ochrony danych osobowych, których w sektorze ubezpieczeń pojawia się sporo.

Powierzanie danych osobowych do przetwarzania

Zgodnie literalnym brzemieniem przepisów RODO zakład ubezpieczeń przed powierzeniem danych na zewnątrz (np. agentowi) musi być pewny, że podmiot ten (zwany potocznie procesorem) daje gwarancje wdrożenia u siebie wymogów RODO. Oznacza to, że samo podpisanie umowy powierzenia nie spełnia wskazanego powyżej wymogu. Zakład ubezpieczeń powinien bowiem jeszcze przed podpisaniem przedmiotowej umowy zbadać, czy procesor daje rękojmię zgodnościz RODO. Forma przeprowadzenia takiego badania jest dowolna. Zakład ubezpieczeń dysponuje więc sporym wachlarzem możliwości. Do czasu ukonstytuowania się mechanizmów certyfikacji bądź zatwierdzonych kodeksów postepowania, zakład ubezpieczeń może posiłkować się przykładowo ankietą bezpieczeństwa składającą się z listy pytań w zakresie dostosowania podmiotu do wymogów RODO. Odpowiedzi udzielone przez potencjalnego procesora wskażą stopień dostosowania do RODO konkretnego podmiotu. Niekiedy koniecznym środkiem może okazać się zdalny audyt w formie np. telekonferencji. Doświadczenie wskazuje, że analiza podmiotów zewnętrznych pod kątem zgodności z RODO jak i późniejsze zawieranie umów powierzenia są procesem żmudnym. Podmioty zewnętrzne często nie uznają się za podmiot przetwarzający jak i nie rozumieją wytycznych zawartych w przepisach RODO. Zakład ubezpieczeń musi niemniej pamiętać, że przymykając oko na realizacje powyższego wymogu to przede wszystkim on będzie odpowiadał za niezgodne z prawem powierzenie danych podmiotowi, który nie dawał wystarczających gwarancji zgodności z RODO.

Żądania realizacji praw osób, których dane dotyczą

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Sektor ubezpieczeń jest jednym z tych, do którego w większej mierze niż do innych organizacji zaczęły spływać żądania realizacji praw na gruncie RODO. Najczęściej pojawiają się żądania realizacji prawa do bycia zapomnianym, które w większości przypadków w sektorze ubezpieczeń będą rozpatrywane negatywnie z uwagi na obowiązujące terminy retencji danych. Istotne w przedmiotowym procesie jest to, aby w zakładzie funkcjonowała procedura postępowania w razie wpłynięcia tego typu żądań. Tak aby pracownicy i współpracownicy wiedzieli do kogo przekierować zapytanie, aby odpowiedzi były udzielane w terminach wskazanych przepisami RODO, o ile nie trafiają bezpośrednio do inspektora ochrony danych. W kontekście powyższego, ważna staje się konieczność stworzenia procedur retencji danych. Obecnie ubezpieczyciel musi się posiłkować m.in. terminami wskazanymi w Kodeksie cywilnym. Patrząc na zaproponowane zmiany do projektu ustawy o działalności ubezpieczenioweji reasekuracyjnej w przyszłości mogą one ulec zmianie, gdyż ustawodawca zamierza je określić w wyżej wymienionym akcie.

Inspektor ochrony danych jako kluczowa osoba w systemie ochrony danych

Jak wynika z przepisów RODO i Wytycznych Grupy Roboczej art. 29 w sprawie inspektora ochrony danych (WP 243 rew.01), zakłady ubezpieczeń, co do zasady, muszą wyznaczyć inspektora ochrony danych. Warto podkreślić, że przesłanki wyznaczenia inspektora odnoszą się również do procesorów co oznacza, że w niektórych sytuacjach również podmioty, którym dane są powierzane będą musiały powołać funkcję inspektora ochrony danych (np. agenci, multiagenci). Istotne, aby osoba piastująca tę funkcję znała przepisy branży ubezpieczeniowej i realia jej działalności. Funkcja ta ma znamienne znaczenie, gdyż inspektor winien stać na straży poprawnego funkcjonowania wdrożonego systemu ochrony danych osobowych.

Naruszenia ochrony danych osobowych

W sektorze ubezpieczeń częściej niż w innych organizacjach dochodzi do naruszeń ochrony danych osobowych. Ma na to wpływ między innymi fakt, że branża ta przetwarza duże ilości danych. W tym kontekście najczęstszym źródłem incydentów są pracownicy i agenci, dlatego  warto zadbać o ich edukację. Z kolei proces identyfikacji incydentu pozwoli uregulować wewnętrzna procedura, która jedocześnie zniweluje powstanie ewentualnego chaosu wywołanego naruszeniem ochrony danych osobowych. Praktyka pokazała, że zwłaszcza w sektorze ubezpieczeń istotne są cykliczne szkolenia personelu jak i stałe przypominanie zasad ochrony danych osobowych, zwłaszcza w kontekście przekazywania danych na zewnątrz.

Czytaj także:

-
4.46/5 (41) 1
Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".