Zgłoszenie naruszenia odbywa się poprzez link dla sygnalistów, dedykowany dla danej firmy. Strona jest praktycznie pozbawiona grafiki, dominuje tekst, ale można ją dodatkowo obrandować logo firmy. Przykładowe zgłoszenie zawiera wyłącznie rubrykę przeznaczoną na szczegółowy opis zdarzenia lub problem, który sygnalista chciałby ujawnić (anonimowo). W praktyce to pracodawca decyduje, jaką ostateczną formę przybierze formularz.
Wszystkie dodatkowe elementy, takie jak dane osobowe, czas i miejsce zdarzenia czy kategorie naruszeń można w prosty sposób dodać samodzielnie w systemie (są odpowiednie instrukcje, jak redagować formularz w zależności od wybranej opcji, o czym później). Można dodać załączniki. Przed wysłaniem zgłoszenia trzeba wpisać chyba zbyt prosty tekst z obrazka (captcha). To standardowe zabezpieczenie, stworzone przez twórców systemu na potrzeby narzędzia. Podstawowa informacja wzbogacona jest o link na stronę pomocdlasygnalisty.pl, na której można dowiedzieć się więcej na temat sygnalistów i uzyskać bezpłatną poradę prawną.
Po wysłaniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje poniższe potwierdzenie z kodem i hasłem do zapisania, może też pobrać PDF. Jednocześnie administrator otrzymuje powiadomienie mailowe o nowym zgłoszeniu.
A tak wygląda skrzynka Sygnalisty. Można sprawdzić status zgłoszenia, pobrać PDF, napisać kolejną wiadomość, dodać dowolny dowód jeśli sygnalista chciałby przekazać coś jeszcze. Komunikacja jest również w tę stronę szyfrowana E2E.
Przesłane zgłoszenia trafia na panelu administratora do zakładki Nowe. Po kliknięciu w dane zgłoszenie należy odszyfrować jego treść, podając hasło.
Na tym poziomie można oznaczyć suwakiem zgłoszenie jako ważne, spam lub przenieść do archiwum oraz oczywiście odpowiedzieć sygnaliście. Są przygotowane wzory odpowiedzi. Można pobrać paczkę .zip zawierającą treść zgłoszenia wraz z załącznikami i korespondencją, zobaczyć historię zgłoszenia i protokół końcowy.
Menu jest dość rozbudowane, zawiera nie tylko zgłoszenia nowe, ważne, otwarte, zamknięte, spam, archiwum i wszystkie, ale także oddzielną zakładkę z nowymi wiadomościami (w ramach korespondencji z sygnalistą) oraz informacje o abonamencie, użytkownikach, kategoriach naruszeń, raportach, ustawieniach oraz platformę wdrożeniową (instrukcję obsługi aplikacji) i formularz zgłoszenia naruszenia.
W zakładce Użytkownicy można przypisać konkretne uprawnienia głównego odbiorcy zgłoszeń, odbiorcy zgłoszeń, administratora oraz audytora. Główny odbiorca zgłoszeń pełni najważniejszą rolę w systemie, otrzymuje powiadomienia o wszystkich zgłoszeniach oraz może odczytać zgłoszenie, zmienić jego status, korespondować z sygnalistą, zarządzać kategoriami i użytkownikami. Odbiorca zgłoszeń otrzymuje powiadomienia o zgłoszeniach tylko z kategorii, które zostały mu przydzielone, może odczytać takie zgłoszenie, zmienić jego status i korespondować z sygnalistą. Odbiorca zgłoszeń może również odczytać inne zgłoszenie (z innej kategorii), które zostało mu udostępnione przez głównego odbiorcę zgłoszeń. Administrator pełni rolę zarządzającą użytkownikami i kategoriami. Może to być tzw. osoba techniczna, np. pracownik działu IT. Audytor ma tylko i wyłącznie wgląd w zgłoszenia (może je odczytać).
W poniższej zakładce wprowadza się różne kategorie (np. kategorie naruszeń), które możemy dodać na formularzu zgłoszenia naruszenia.
Poniżej przedstawiono raport zgłoszeń (rejestr zdarzeń) z możliwością filtrowania zgłoszeń pod kątem określonych parametrów.
W zakładce Ustawienia można zredagować formularz zgłoszenia naruszenia: wprowadzić pola danych osobowych i kontaktowych sygnalisty, spersonalizować formularz dla danej firmy: dodać logo, stopkę oraz włączyć dwuetapowe logowanie (które odbywa się poprzez powiązany z systemem adres email, dzięki czemu nie musimy mieć telefonu służbowego, aby skorzystać z tej opcji).
Na uwagę zasługuje platforma wdrożeniowa. To bardzo rozbudowana instrukcja, jak korzystać z systemu i jak zgłaszać naruszenia. Są tam materiały video (tutoriale, prezentacje PDF), instrukcja dla pracowników jak dokonać zgłoszenia, instrukcja dla firm jak zredagować różne wersje formularza zgłoszenia, a także dodatkowe poradniki oraz gotowe plakaty i ulotki dla pracowników. Dodano także specjalną platformę wiedzy dla odbiorców zgłoszeń, przygotowaną we współpracy z doświadczonymi praktykami z branży prawnej, RODO i compliance.
Zapisz się na biuletyn ODO 24
Biuletyn z nowościami z obszaru ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji wysyłamy raz w miesiącu.
Potwierdź swój adres e-mail
Tylko jedno kliknięcie dzieli Cię od bezpłatnego pakietu poradników i szkoleń. Potwierdź swój adres e-mail klikając w link, który znajdziesz w wiadomości od ODO 24.
Jeżeli e-mail do Ciebie nie dotrze - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Oznacz jako wiadomość pożądaną”).
