Firma szkoleniowa: umowa powierzenia?
ODPOWIEDŹ
Wyróżniamy dwa podstawowe modele organizacji szkoleń dla pracowników przy współpracy z zewnętrznymi firmami: zamknięte i otwarte. Szkolenia zamknięte polegają na skierowaniu trenera przez podmiot specjalizujący się w szkoleniach, aby przeszkolił on konkretną grupę osób wyznaczonych przez pracodawcę. W takiej sytuacji to pracodawca, jako administrator danych zatrudnianych przez siebie osób, decyduje o celu (a celem jest przeszkolenie pracowników) oraz o sposobie przetwarzania ich danych osobowych, m.in. poprzez wybór firmy, która takie szkolenie ma przeprowadzić. Pracodawca, czyli administrator danych, przekazuje, czyli powierza firmie szkoleniowej, jako podmiotowi przetwarzającemu, dane swoich pracowników, aby ta przetwarzała je w imieniu i na rzecz pracodawcy, zgodnie z jego instrukcjami. Stosunek ten powinien zostać uregulowany umową powierzenia, zawierającą wskazane w art. 28 RODO elementy. Z kolei szkolenia otwarte to szkolenia organizowane w całości przez zewnętrzny podmiot. Takie szkolenia nie są dedykowane pracownikom tylko jednej firmy, a zapisać może się tak naprawdę każdy. Wówczas dane najczęściej pozyskiwane są bezpośrednio od pracownika bądź przy niewielkim udziale pracodawcy (przykładowo: pracodawca, opłacając szkolenie dla paru swoich pracowników, przekazuje firmie informację o ich liczbie i – siłą rzeczy – ich miejscu zatrudnienia, natomiast wszelkie dane niezbędne do uzyskania zaświadczenia pracownik przekazuje samodzielnie). To po stronie firmy szkoleniowej leżą wówczas wszelkie kwestie organizacyjne, w tym decyzje, jakie dane osobowe uczestników przetwarzać, jak je przechowywać, komu udostępniać, czy po jakim czasie usuwać. W tym modelu firma szkoleniowa będzie odrębnym administratorem danych uczestników szkoleń. Podsumowując, jeśli podmiot przekazuje drugiemu podmiotowi wszelkie dane osobowe pracowników, niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, i jest to tzw. szkolenie zamknięte, dedykowane tylko określonym pracownikom danego podmiotu, to umowa powierzenia powinna być zawarta.
