Czy sprawdzenie służbowej poczty pracownika należy traktować jak monitoring poczty elektronicznej z Kodeksu pracy?
PYTANIE SZCZEGÓŁOWE
Spółka posiada wdrożone narzędzia do prowadzenia monitoringu poczty i sieci wykorzystywanej przez pracowników, m.in. śledzenie logów oraz możliwość sprawdzenia poczty pracownika. Sprawdzenie to jednak jest incydentalne – prowadzone tylko w sytuacji, gdy jest uzasadnione podejrzenie nieprawidłowego działania pracownika, np. pojawia się konieczność zweryfikowania treści uzgodnień z klientem. Podobna sytuacja występuje w przypadku połączeń telefonicznych – spółka weryfikuje, czy pracownik faktycznie kontaktował się z klientem. Interesuje ją tylko fakt wykonania połączenia. Czy w takiej sytuacji mamy do czynienia z monitoringiem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy?
ODPOWIEDŹ
Monitoring poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu, jakie może stosować pracodawca, zostały uregulowane w ramach art. 223 Kodeksu pracy. Przez pojęcie monitoringu rozumiemy co do zasady stałą kontrolę czy obserwację, a nie jednostkowe dokonywanie kontroli lub weryfikacji w zależności od okoliczności danej sytuacji.
W komentarzu do przepisu art. 223 Kodeksu pracy wskazano:
Monitoring poczty elektronicznej został określony jako kontrola służbowej poczty elektronicznej. Mając na uwadze powszechną definicję monitoringu (rozumianego jako stała kontrola czy obserwacja), należy uznać, że tak jak w przypadku monitoringu wizyjnego, tak i w przypadku monitoringu poczty (ale i innych form monitoringu) kluczowy będzie element permanentności stosowanej przez pracodawcę kontroli (szerzej na temat definicji monitoringu zob. w uw. do art. 222). Tym samym monitoringiem poczty nie będą jednorazowe lub powtarzające się, ale nie w stałej konfiguracji, czynności kontrolne pracodawcy polegające czy to na weryfikacji poszczególnych maili, czy też na pobieżnym przeglądzie jej zawartości. Monitoringiem nie będzie również sam dostęp pracodawcy do zawartości skrzynki mailingowej zatrudnionego pracownika. Tym samym przeglądanie maili pracownika w razie jego nieobecności celem zapewnienia kontynuacji usług, wykonywania zadań służbowych czy prowadzenia bieżącej działalności pracodawcy, lub też kontrola konkretnego maila pod kątem jakości pracy nie mieści się w pojęciu monitoringu służbowej poczty. Zdarzenia te mają charakter okazjonalny i wiążą się z uprawnieniami nadzorczymi pracodawcy, które wynikają z istoty stosunku pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się bowiem do wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy (art. 22 § 1 KP). Są to zatem jak najbardziej dopuszczalne działania pracodawcy, przy czym także i w przypadku tej formy kontroli – niemającej statusu monitoringu, pracownik powinien zostać poinformowany o tym, że pracodawca ma prawo wglądu do jego służbowej skrzynki mailowej, a kontrola powinna być stosowana w zakresie proporcjonalnym (por. m.in. wyr. ETPC z 5.9.2017 r., 61496/08, Mihaia Bărbulescu v. Rumunia, Legalis).
Stąd też, opierając się na wyżej wskazanym stanowisku (które w mojej ocenie jest słuszne), należy uznać, że opisana sytuacja oraz jednorazowe kontrole pracowników przeprowadzane przez pracodawcę nie mieszczą się w pojęciu monitoringu w rozumieniu art. 223 KP, lecz stanowią formę uprawnionej kontroli.
