Czy lista obecności na szkoleniu BHP może obejmować inne dane osobowe niż imię i nazwisko?
ODPOWIEDŹ PRAKTYCZNA
Propozycja listy obecności obejmującej dane osobowe w postaci nie tylko imienia i nazwiska pracownika, lecz także daty oraz miejsca urodzenia może narazić administratora danych na zarzut naruszenia ochrony danych osobowych, zdefiniowany w art. 4 pkt 12 RODO. Lista obecności powinna co do zasady obejmować jedynie imię i nazwisko osoby uczestniczącej w szkoleniu, ponieważ imię i nazwisko pracownika są danymi służbowymi, związanymi ściśle z zawodowym charakterem. Zamieszczenie oprócz imienia i nazwiska dodatkowo daty i miejsca urodzenia osoby fizycznej będzie oznaczało, że wszystkie osoby, które będą miały dostęp do listy, a zwłaszcza pozostałe osoby biorące udział w szkoleniu, będą mogły zapoznać się z tymi danymi, a nie będą do tego uprawnione przez administratora danych osobowych.
Naruszenie ochrony danych osobowych z art. 4 pkt 12 RODO oznacza m.in. nieuprawnione ujawnienie lub nieuprawniony dostęp do danych osobowych. W związku z tym należy uznać, że lista obecności powinna obejmować jedynie imiona i nazwiska osób uczestniczących w szkoleniu. Następnie osoba upoważniona przez administratora danych osobowych (pracownik administratora, np. kadrowa) powinna tę listę uzupełnić o dane w postaci dat i miejsc urodzenia pracowników. Dopiero na tej podstawie powinny zostać wystawione zaświadczenia o odbyciu szkolenia BHP.
