Szkolenie – jak obsługiwać zgłoszenia sygnalistów?

Przeszkolenie członków zespołu obsługującego zgłoszenia sygnalistów pozwoli im skutecznie realizować swoje obowiązki – zgodnie z przepisami i z poszanowaniem prywatności osób, których dane przetwarzają.

Dopasowane do organizacji

Online lub stacjonarne

Dostęp do nagrania po szkoleniach

Szkolenie Zespołu ds. Rozpatrywania Zgłoszeń

Zamów szkolenie dedykowane pracownikom obsługującym zgłoszenia sygnalistów, aby zgodnie z przepisami i z poszanowaniem prywatności osób, których dane przetwarzają, skutecznie realizowali swoje obowiązki.

W trakcie około dwóch godzin intensywnego szkolenia pracownicy nabywają kluczową wiedzę z punktu widzenia ich organizacji a także, dzięki praktycznym przykładom, uczą się wykorzystywać ją przy obsłudze zgłoszeń sygnalistów.

Ilustracja szkolenia z obsługi zgłoszeń sygnalistów

Jak wygląda harmonogram szkolenia

Harmonogram

Jak obsługiwać zgłoszenia sygnalistów

Moduł 1

I. Sygnalista – kim jest i jak działa?

  • Czym jest zgłoszenie wewnętrzne i jakich spraw może dotyczyć?
  • Kim może być sygnalista – pracownik, były pracownik, współpracownik, podwykonawca?
  • Jak odróżnić zgłoszenie od skargi lub wniosku?

II. Prawa sygnalisty – co gwarantuje mu prawo?

  • Jakie uprawnienia przysługują osobie zgłaszającej nieprawidłowości?
  • Jakie działania organizacja musi podjąć, aby chronić sygnalistę przed represjami?
  • Czy sygnalista może być pociągnięty do odpowiedzialności?

Moduł 2

I. Ochrona danych i anonimowość – klucz do zaufania

  • Jak chronić dane osobowe sygnalisty na każdym etapie procesu?
  • Kiedy i jak zapewnić anonimowość – bezpieczne kanały zgłoszeń.
  • Obowiązki administratora danych a system zgłoszeń – czego wymaga RODO?

II. Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń – jak go powołać i jak działa?

  • Skład zespołu – kompetencje, bezstronność, poufność.
  • Przyjęcie zgłoszenia – jak reagować, by nie zniechęcić sygnalisty?
  • Zasady prowadzenia komunikacji z osobą zgłaszającą – kanały, terminy, styl.

Moduł 3

I. Postępowanie wyjaśniające – co dzieje się po zgłoszeniu?

  • Jak przeprowadzić sprawne i rzetelne postępowanie?
  • Zasada proporcjonalności i minimalizacji danych w praktyce.
  • Jak uniknąć błędów proceduralnych i naruszeń praw stron?

II. Uprawnienia zespołu – jakie ma możliwości działania?

  • Dostęp do informacji, rozmowy z pracownikami, wgląd w dokumenty – granice uprawnień.
  • Współpraca z innymi działami – HR, compliance, dział prawny.
  • Co w przypadku konfliktu interesów członka zespołu?

Moduł 4

I. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – jak prowadzić i co zawierać?

  • Jakie informacje należy dokumentować i jak długo je przechowywać?
  • Czy sygnalistę należy identyfikować w rejestrze?
  • Zasady rozliczalności i dostęp do rejestru – kto, kiedy, w jakim zakresie?

II. Odpowiedzialność zespołu – zadania i ryzyka

  • Kto odpowiada za naruszenia przepisów w systemie zgłoszeń?
  • Jakie konsekwencje grożą za brak reakcji lub niewłaściwe postępowanie?
  • Dlaczego system sygnalistów to nie tylko wymóg prawny, ale także element kultury organizacyjnej?
Karolina Langer

Szkolenie prowadzi

Karolina Langer

Karolina Langer – Radca prawny, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Katowicach. Swoje doświadczenie zawodowe związane z ochroną danych osobowych zdobywała, pełniąc funkcję inspektora ochrony danych w spółkach prawa handlowego. Absolwentka studiów podyplomowych na kierunku prawo w biznesie nowych technologii na Uczelni Łazarskiego w Warszawie oraz na kierunku compliance na Uniwersytecie Wrocławskim.

Korzyści ze szkolenia z obsługi zgłoszeń sygnalistów

Po szkoleniu z obsługi zgłoszeń sygnalistów, pracownicy:

  • checkwiedzą, jakie są ich obowiązki w zakresie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów;
  • checksą świadomi znaczenia ochrony danych osobowych sygnalistów oraz osób, których zgłoszenia dotyczą, co zminimalizuje ryzyko naruszeń prywatności;
  • checkpotrafią skutecznie wprowadzać zgłoszenia do rejestru, potwierdzać ich przyjęcie oraz udzielać informacji zwrotnej sygnalistom w wymaganych terminach;
  • checkwiedzą, jak efektywnie komunikować się z sygnalistami.

Opinie uczestników

Co mówią nasi klienci o usługach

Michał Stawarz

InsERT S.A

Branża IT

Zdjęcie_MS.jpg

„Udział w pierwszej edycji Akademii Ryzyka był dla mnie bardzo wartościowym doświadczeniem”

Na co dzień współpracuję z ODO 24 i bardzo wysoko oceniam profesjonalizm oraz poziom merytoryczny całego zespołu. Udział w pierwszej edycji Akademii Ryzyka był dla mnie bardzo wartościowym doświadczeniem. Zajęcia prowadzono rzeczowo, praktycznie i na wysokim poziomie. Szczególnie cenne były dyskusje oraz możliwość bezpośrednich rozmów z prowadzącymi, również w przerwach. Z pełnym przekonaniem polecam zarówno Akademię Ryzyka, jak i współpracę z ODO 24.

Diana Pilszak

ANGA Sp. z o.o.

Branża produkcyjna

pan.gif

„Chciałabym z czystym sumieniem zarekomendować szkolenie Akademia Analizy Ryzyka”

Chciałabym z czystym sumieniem zarekomendować szkolenie Akademia Analizy Ryzyka organizowane przez ODO24. Program w pełni spełnił moje oczekiwania. Kadra szkoleniowa wykazała się najwyższym profesjonalizmem i zaangażowaniem. Na szczególną uwagę zasługują także wysokiej jakości materiały dydaktyczne, które stanowią doskonałe wsparcie w dalszej pracy zawodowej. To świetna inwestycja w rozwój.

Jakub Wojtasik

EMCA SA

Branża energetyczna

1627062624643.jpg

„Akademia analizy ryzyka jako znakomite i kompleksowe szkolenie z zakresu ODO”

Na rynku można znaleźć wiele kursów i warsztatów poświęconych powyższej tematyce. Sam miałem okazję z takich korzystać. Jednak żadne do tej pory nie było tak kompletne, przyjazne i praktyczne. Nie tylko materiał podzielony był na lekkostrawne i treściwe porcje, ale także składał się z narzędzi, które niemal były gotowe do implementacji w organizacji. Każdy IOD wie, ile pracy wymaga konstrukcja prawidłowej oceny ryzyka, a Akademia ODO sprawia, że proces ten staje się nie tylko zrozumiały, ale i znacznie szybszy. Nie bez powodu mamy tutaj do czynienia z terminem "Akademia" - szkolenie to za mało, żeby oddać ilość wiedzy i umiejętności, które można tutaj zyskać.

Mariusz Perek

Wojas

Branża produkcyjna

foto-wojas.png

„Jestem pod dużym wrażeniem wysokiego poziomu merytorycznego kadry szkoleniowców”

W dniach 13 - 17 marca uczestniczyłem w "Kursie dla Administratorów Bezpieczeństwa Informacji" zorganizowanym przez firmę ODO 24 sp. z o.o. Jestem pod dużym wrażeniem wysokiego poziomu merytorycznego kadry szkoleniowców oraz rozbudowanego programu. Praca na stanowisku ABI wymaga znajomości nie tylko przepisów prawa ale również zagadnień informatycznych, co uwzględniło ODO 24. Godnym odnotowania jest program nauczania, który stopniowo wprowadza w coraz to bardziej zaawansowane niuanse ochrony danych osobowych. Zaczynając od podstaw prawnych a kończąc na praktycznych aspektach audytowania i pracy na dokumentach w firmie. Komplet materiałów, edytowalnych dokumentów i publikacji jakie otrzymałem ułatwią mi codzienną pracę na stanowisku ABI. Z całą pewnością mogę polecić firmę ODO 24 jako rzetelnego partnera oferującego usługi szkoleniowe na wysokim poziomie.

Zakres usług:

Szkolenie z obsługi zgłoszeń sygnalistów FAQ

Kim jest sygnalista i jaka jest jego rola?

Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości lub nieetyczne zachowania w miejscu pracy, takie jak oszustwa, nadużycia czy łamanie prawa.

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w promowaniu przejrzystości i odpowiedzialności w organizacjach. Dzięki ich działaniom możliwe jest ujawnienie problemów, które mogą zagrażać bezpieczeństwu lub interesom publicznym.

Warto wiedzieć, że sygnaliści często potrzebują ochrony przed działaniami odwetowymi. Dlatego w ODO 24 pomagamy firmom we wdrożeniu ochrony sygnalistów: /oferta/ochrona-sygnalistow

Jeśli w Twojej organizacji według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, to jesteś objęty ustawowym obowiązkiem. Pracodawcy są zobowiązani do stworzenia odpowiednich kanałów zgłoszeniowych oraz procedur, które umożliwią pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny.

Wewnętrzna procedura zgłoszeń dotyczy ustanowienia systemu, który umożliwia pracownikom zgłaszanie naruszeń prawa w sposób bezpieczny i poufny.

Celem procedury jest stworzenie bezpiecznego środowiska dla sygnalistów, aby mogli oni zgłaszać nieprawidłowości bez obawy o działania odwetowe ze strony pracodawcy.

Pracodawcy muszą informować pracowników o procedurze oraz zapewnić dostęp do niej, co powinno nastąpić po konsultacjach z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Zgodnie z artykułem 3 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa.

Oto przykłady naruszeń, które można zgłaszać:

  • Korupcja – wszelkie działania związane z przekupstwem lub nadużywaniem władzy.
  • Zamówienia publiczne – nieprawidłowości w procesach przetargowych i realizacji zamówień.
  • Usługi, produkty i rynki finansowe – naruszenia dotyczące regulacji w sektorze finansowym.
  • Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – działania niezgodne z przepisami mającymi na celu zapobieganie tym zjawiskom.
  • Bezpieczeństwo produktów – problemy związane z jakością i zgodnością produktów z normami.
  • Ochrona środowiska – działania szkodliwe dla środowiska naturalnego.
  • Ochrona prywatności i danych osobowych – naruszenia związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Ochrona sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa, została w Polsce uregulowana ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r.

Ustawa zabrania wszelkich działań odwetowych wobec sygnalistów.

🔹Sygnalista nie może być pozbawiony pracy ani doświadczyć negatywnych konsekwencji w zakresie zatrudnienia, takich jak obniżenie wynagrodzenia czy pominięcie przy awansach.

🔹Nie można nałożyć na sygnalistę kar dyscyplinarnych ani finansowych w związku z jego zgłoszeniem.

🔹Zgłoszenie dokonane przez sygnalistę nie może być podstawą do odpowiedzialności cywilnej ani dyscyplinarnej, pod warunkiem, że zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu ochrony sygnalistów? Skontaktuj się z naszymi ekspertami: /oferta/ochrona-sygnalistow

Skład zespołu do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów może obejmować:

  • 1.Pracownicy działu HR – pracownicy HR mają doświadczenie w obsłudze skarg i wniosków oraz znajomość struktury organizacyjnej.
  • 2.Przedstawiciele działu zarządzania ryzykiem – posiadają wiedzę na temat przepisów prawa oraz procedur wewnętrznych.
  • 3.Eksperci prawni – pomogą w interpretacji przepisów oraz zapewnią zgodność działań z obowiązującym prawem.
  • 4.Przedstawiciele pracowników – w ten sposób zapewnisz różnorodność perspektyw i unikniesz konfliktu interesów.

Warto zapamiętać:

  • Skład zespołu powinien być zróżnicowany, aby zapewnić obiektywną ocenę zgłoszeń.
  • Osoby rozpatrujące zgłoszenia nie powinny mieć bezpośredniego związku z sytuacją zgłaszaną przez sygnalistę.
  • Członkowie zespołu powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony sygnalistów i procedur zgłaszania naruszeń.

Poznaj efektywne sposoby na poinformowanie pracowników o procedurze ochrony sygnalistów:

  • Wywieś jasne i czytelne informacje na tablicy ogłoszeń w widocznym miejscu, aby każdy miał do nich łatwy dostęp.
  • Prześlij informacje mailem. Upewnij się, że wiadomość jest zwięzła i zawiera najważniejsze punkty.
  • Zamieść dokumentację na wewnętrznych zasobach informatycznych.
  • Zorganizuj szkolenia, podczas których pracownicy poznają procedurę ochrony sygnalistów oraz zdobędą odpowiedzi na dodatkowe pytania.
  • Przygotuj sekcję FAQ oraz broszury lub ulotki informacyjne, które będą dostępne w miejscach pracy.
  • Porusz temat ochrony sygnalistów podczas regularnych spotkań zespołowych, aby upewnić się, że wszyscy są świadomi procedur.
  • Zainicjuj kampanię informacyjną, wykorzystując plakaty, newslettery czy posty w mediach społecznościowych firmy, aby zwiększyć świadomość na temat ochrony sygnalistów.

Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi procedur ochrony sygnalistów i wiedzą, jak zgłaszać nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny.

Największą wartość stanowi zaufanie naszych klientów

W czym Ci możemy pomóc?

Napisz lub zadzwoń, znajdziemy rozwiązanie

Formularz ozdobnik

Skorzystaj z formularza

Administratorem przesłanych danych osobowych będzie ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kamionkowskiej 45. Twoje dane będą przetwarzane w celu przygotowania, przesłania oraz archiwizacji oferty współpracy. Więcej informacji na ten temat znajduje się w Polityce Prywatności