Jakie dokumenty musimy sporządzić, aby moc monitorować pocztę służbową pracowników.

ODPOWIEDŹ

Co najmniej:

• Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie/regulaminie/obwieszczeniu
• Uprzednia informacja o wprowadzeniu monitoringu i przekazanie informacji na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.
• Oznaczenie sprzętu, że podlega monitoringowi (np. piktogram z informacją o monitoringu)
• Obowiązek informacyjny z RODO

Z punktu widzenia RODO może być konieczny:

• DPIA (np. raport)
• Test równowagi
• Uzupełnienie RCP

Rekomenduję wdrożenie całościowej procedury zarządzania dostępem, kontrolą i przekierowaniami. Procedury powinny określać, np.:

• cel, zakres, sposób monitoringu,
• zasady korzystania ze sprzętu służbowego w celach prywatnych,
• dopuszczalnych zastosowań,
• zasady dostępu do poczty,
• zasady przekierowania lub informowaniu o zakończeniu współpracy i dezaktywacji maila,
• uprawnienia pracownika,
• zasady archiwizacji, kopii zapasowych i retencji,
• zasady bezpieczeństwa,
• zasady przeglądów procedur,
• informacja o udziale pracowników w tworzeniu procedur