Jak możemy spełniać obowiązek informacyjny względem zgłoszeń otrzymanych np. drogą telefoniczną?
ODPOWIEDŹ
Jeżeli mamy dedykowaną infolinię dla sygnalistów, to obowiązek informacyjny można spełnić w sposób, który jest powszechnie stosowany przez biura obsługi klienta, tj. poprzez wgranie klauzuli do odsłuchania jeszcze przed połączeniem (może być realizowana w sposób warstwowy, zgodnie z Wytycznymi dotyczące przejrzystości na mocy rozporządzenia 2016/679 str. 21).
Proszę też mieć na uwadze, że zgodnie z artykułem 18 ust. 2 dyrektywy „Jeżeli zgłoszenie dokonywane jest za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy mają prawo, za zgodą osoby dokonującej zgłoszenia, udokumentować zgłoszenie ustne w jeden z następujących sposobów:
- dokonując nagrania rozmowy w formie trwałej i możliwej do wyszukania; lub
- za pomocą kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez członków personelu odpowiedzialnych za rozpatrzenie zgłoszenia.”
