Jak długo powinien być utrzymany dostęp do skrzynki byłego pracownika?

ODPOWIEDŹ

Sama skrzynka e-mail pracownika powinna być dezaktywowana w dość krótkim czasie po zakończeniu współpracy. W tym okresie przejściowym należy ustawić autoresponder informujący o zakończeniu współpracy i wskazujący z kim np. klienci mają się kontaktować (generyczna skrzynka lub imienna). Automatyczne przekierowania w tym czasie wymaga szczególnego uzasadnienia.

Istotną kwestią jest stworzenie i uprzednie zakomunikowanie zasad postępowania.

W zakresie dostępu do skrzynki po zakończeniu współpracy warto wskazać na Rekomendacje Rady Europy, nt. ochrony danych osobowych wykorzystywanych dla celów zatrudnienia, gdzie zaadresowano tę kwestię: „W przypadku odejścia pracownika z organizacji, pracodawca powinien podjąć konieczne środki organizacyjne i techniczne w celu automatycznej dezaktywacji konta Pracownika służącego do komunikacji elektronicznej. Jeżeli pracodawcy potrzebują odzyskać konta pracownika w celu skutecznego prowadzenia organizacji, powinni zrobić to przed jej lub jego odejściem oraz, jeżeli to wykonalne, w jej lub jego obecność”.

Pracownik powinien być świadomy zasad dostępu do skrzynki przed odejściem z pracy.