Outsourcing IOD – Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych

• •Dostęp do ekspertów – współpracujesz z zespołem specjalistów od RODO, prawa i bezpieczeństwa danych.
• •Pewność zgodności z RODO – masz gwarancję, że Twoja firma spełnia wymagania unijnego rozporządzenia.
• •Niższe koszty – nie musisz zatrudniać inspektora na stałe, płacisz tylko za usługę.
• •Niezależność i obiektywizm – zewnętrzny IOD nie podlega strukturze firmy, dzięki czemu unikasz konfliktu interesów.
• •Kompleksowe doradztwo – pomoc w analizie ryzyka, DPIA, incydentach, dokumentacji i audytach.
• •Reprezentacja przed UODO – zewnętrzny inspektor może kontaktować się i reprezentować Twoją firmę przed organem nadzorczym.

• •Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji RODO.
• •Przeprowadzanie audytów zgodności i raportowanie wyników.
• •Szkolenia dla pracowników i kadry menedżerskiej.
• •Doradztwo prawne i techniczne w zakresie ochrony danych.
• •Monitorowanie bieżącej zgodności z przepisami i procedurami firmy.
• •Stała współpraca i komunikacja z UODO.

Cena outsourcingu IOD jest zazwyczaj znacznie niższa niż koszt zatrudnienia wewnętrznego Inspektora Ochrony Danych. Zależy jednak od wielu czynników, takich jak: zakres usług, wielkość firmy, rodzaj przetwarzanych danych osobowych, branża, liczba pracowników i stopień złożoności procesów przetwarzania danych.

W zależności od powyższych czynników miesięczna cena usługi outsourcingu IOD może wynosić 1500 - 3500 zł miesięcznie. Zazwyczaj umowa zawierana jest na czas nieokreślony.

Outsourcing IOD może być bardziej opłacalny dla firm i innych organizacji, które nie przetwarzają dużej liczby danych osobowych w wielu często zmieniających się procesach. Aby wybrać optymalne rozwiązanie, warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania, a następnie poprosić o oferty od kilku firm, porównać doświadczenie, zakres, jakość i elastyczność usług oraz ceny.

Inspektor Ochrony Danych (IOD, ang. DPO-Data Protection Officer) pomaga administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu dane we wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych. Jego głównym zadaniem jest monitorowanie i kontrola zgodności działań firmy z prawem ochrony danych, udzielanie informacji i porad dotyczących przetwarzania danych oraz współpraca z organem nadzorczym ds. ochrony danych osobowych. Inspektora Ochrony Danych powołuje administrator.

Każda firma/organizacja, która jest administratorem lub podmiotem przetwarzającym, powinna wyznaczyć IOD, jeśli jej główna działalność obejmuje przetwarzanie danych wrażliwych na dużą skalę lub regularne i systematyczne monitorowanie osób na dużą skalę. Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych jest obowiązkowe w następujących przypadkach:

• •jeżeli organizacja jest organem lub podmiotem publicznym i przetwarza dane osobowe (z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości);
• •jeżeli główna działalność organizacji polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
• •jeżeli główna działalność organizacji polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO.

Jeżeli firma nie ma takiego obowiązku prawnego, może i powinna rozważyć powołanie Inspektora Ochrony Danych, ponieważ zwiększa to bezpieczeństwo danych przetwarzanych w organizacji.

Zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO, Inspektor Ochrony Danych może wykonywać inne zadania i obowiązki, jednak administrator lub podmiot przetwarzający powinni zapewnić, aby takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów. IOD nie może zajmować w organizacji stanowiska, na którym określa się sposoby i cele przetwarzania danych. Według Wytycznych Grupy Roboczej Art. 29, do takich stanowisk należą stanowiska kierownicze (dyrektor generalny, dyrektor ds. operacyjnych, dyrektor finansowy, dyrektor ds. medycznych, kierownik działu marketingu, kierownik działu HR, kierownik działu IT), ale również niższe stanowiska, jeśli sprawujące je osoby biorą udział w określaniu celów i sposobów przetwarzania danych.

Outsourcing polega na powierzeniu wykonania usług niepowiązanych z podstawową działalnością przedsiębiorstwa podmiotowi zewnętrznemu. Jeśli w umowie zapewniono równorzędność stosunków pomiędzy przedsiębiorcą zlecającym a przedsiębiorcą przyjmującym zlecenie, jest to oczywiście forma całkowicie legalna, bez konsekwencji w razie kontroli PIP lub ZUS. Aby uniknąć ryzyka pozorności umowy outsourcingu, należy jasno sprecyzować jej postanowienia dotyczące hierarchii pracowników, zakresu i sposobu świadczonych usług oraz odpowiedzialności obu podmiotów.

Outsourcing to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów. Firma outsourcingowa zapewnia specjalizację i wiedzę, której nie ma w Twojej firmie. Zewnętrzni eksperci pracują tylko wtedy, gdy są Ci naprawdę potrzebni. Outsourcing jest mniej kosztowny niż dodatkowe etaty, możesz też zrezygnować z czasochłonnego procesu selekcji potencjalnych kandydatów do pracy, ich szkoleń i zakupu sprzętu. Uwalniając część środków i zasobów przedsiębiorstwa, możesz się skupić na podstawowej działalności i podnoszeniu efektywności. Dzięki temu uzyskujesz przewagę nad innymi konkurentami na rynku. W zależności od zakres usług, wielkości organizacji, rodzaju i ilości przetwarzanych danych osobowych, branży, liczby pracowników i stopienia złożoności procesów przetwarzania cena usługi outsourcingu IOD średnio waha się w przedziale 1500 - 3500 zł miesięcznie.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie (mediana) na stanowisku Inspektora Ochrony Danych wynosi 7 810 zł brutto. Co drugi inspektor ochrony danych osobowych otrzymuje pensję od 5 930 PLN do 10 330 zł. W przypadku zlecenia outsourcingu IOD jego koszt może wynosić 1500 - 3500 zł + VAT miesięcznie, w zależności od zakresu usługi.

Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych zgłasza się Prezesowi UODO w ciągu 14 dni. W zgłoszeniu należy wskazać imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD, a także:

• •imię i nazwisko oraz adres zamieszkania – gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna;
• •firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna, która prowadzi działalność gospodarczą;
• •pełną nazwę oraz adres siedziby;
• •numer identyfikacyjny REGON – jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

IOD może należeć do personelu organizacji lub wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług. Zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO, Inspektorem Ochrony Danych może być pracownik administratora/podmiotu przetwarzającego lub osoba spoza grona pracowników wyżej wymienionych podmiotów, działająca w ramach outsourcingu.

Przed wyborem firmy oferującej outsourcing usług warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania, a następnie porównać oferty różnych firm. W przeciwnym razie istnieje ryzyko niskiej jakości usług i zmniejszenia bezpieczeństwa organizacji. Należy również uwzględnić ryzyko uzależnienia biznesu od dostawcy danej usługi i wydłużonego czasu jej realizacji.

B2B, czyli Business-to-Business, to współpraca pomiędzy dwiema firmami, a nie między pracodawcą a pracownikiem. Outsourcing jest formą współpracy B2B i polega na powierzeniu wykonania usług niepowiązanych z podstawową działalnością przedsiębiorstwa podmiotowi zewnętrznemu.

Firmy korzystają z outsourcingu, ponieważ jest to zazwyczaj mniej kosztowne niż zatrudnienie pracownika na etacie, a jednocześnie mogą skorzystać z usług ekspertów w tych obszarach, w których nie mają wyspecjalizowanej wiedzy ani doświadczenia, np. w dziedzinie ochrony danych osobowych. Outsourcing to element nowoczesnej strategii zarządzania organizacją. Umożliwia wydzielenie zadań, które mogą być wykonane przez odrębny, wyspecjalizowany podmiot. Dzięki temu organizacja optymalizuje koszty i uzyskuje przewagę konkurencyjną.

Przedmiotem outsourcingu może być wiele usług, które jednak nie powinny być bezpośrednio związane z podstawową działalnością, czyli nie mogą stanowić tzw. core business. Przykłady usług zlecanych na zewnątrz w ramach outsourcingu to:

• •ochrona danych osobowych
• •audyt wewnętrzny
• •szkolenia
• •zarządzanie siecią informatyczną
• •kadry i rekrutacja
• •księgowość
• •marketing i reklama
• •ochrona
• •sprzątanie
• •gastronomia

W zależności od miejsca realizacji zadań, wyróżnia się dwa rodzaje outsourcingu:

• •Outsourcing zewnętrzny (kontraktowy) – zlecenie usługi zewnętrznemu podmiotowi gospodarczemu.
• •Outsourcing wewnętrzny (kapitałowy) – założenie tzw. spółki-córki, która przejmuje określony zakres działalności firmy, np. IT lub księgowość.

Inny podział outsourcingu wynika z zakresu usług:

• •Outsourcing selektywny – powierzenie zewnętrznej firmie jedynie części zadań.
• •Outsourcing pełny – kompleksowa obsługa.

Najbardziej popularne są usługi outsourcingu w zakresie szeroko rozumianego wsparcia podstawowej działalności i rozwoju biznesu:

• •IT
• •księgowość
• •rekrutacja
• •doradztwo prawne
• •audyty
• •ochrona danych osobowych
• •marketing i reklama
• •zarządzanie nieruchomościami

Celem outsourcingu jest przede wszystkim optymalizacja kosztów poprzez powierzenie zewnętrznej firmie tych zadań, które nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością organizacji, a jednocześnie wymagają wyspecjalizowanej wiedzy i zasobów, które nie są dostępne w danej organizacji.

Według różnych badań, szacuje się, że już 70-80 % firm korzysta z outsourcingu IT w Polsce. To branża, która najczęściej oferuje tego typu usługi. Niewiele mniejszą popularnością cieszą się usługi księgowe, prawne i podatkowe oraz z zakresu ochrony danych osobowych.

Outsourcing niektórych zadań najczęściej zlecają duże firmy, które chcą się skoncentrować na swojej podstawowej działalności oraz średnie i małe firmy, którym nie opłaca się organizować odrębnych stanowisk pracy wymagających specjalistycznej wiedzy i kompetencji.

Outsourcing to skrót trzech angielskich słów – outside resource using, czyli wykorzystywanie zasobów zewnętrznych. Inaczej mówiąc, outsourcing to przejęcie przez specjalistyczną firmę niektórych zadań innego podmiotu, na podstawie odpowiedniej umowy.

Koncepcja biznesowa outsourcingu wywodzi się z lat 20. XX wieku. W tych czasach Henry Ford twierdził, że "jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my". Sam termin "outsourcing" był po raz pierwszy użyty w 1979 roku, w kontekście nabywania niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny.

Outsourcing zewnętrzny to zlecenie określonych usług zewnętrznemu podmiotowi gospodarczemu. Outsourcing zewnętrzny nazywany jest inaczej outsourcingiem kontraktowym.

Inspektor Ochrony Danych (IOD, ang. DPO-Data Protection Officer) to kluczowa funkcja w organizacji w obszarze danych osobowych. IOD pracuje dla swojego mocodawcy, informuje go o obowiązkach, które dotyczą przepisów o ochronie danych osobowych, i mu doradza. Inspektor szkoli pracowników, podnosi ich świadomość w zakresie danych osobowych. Obowiązkiem IOD jest to, aby monitować czy organizacja przestrzega przepisów z zakresu ochrony danych osobowych. Dlatego IOD przeprowadza audyty, udziela zaleceń i monitoruje wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych, a także na bieżąco ocenia zgodność organizacji z RODO. Na tej podstawie wskazuje najważniejsze pola do poprawy. IOD jest pierwszym kontaktem – zarówno dla UODO, jak i dla osób, których dane przetwarza organizacja.

Każda organizacja może powołać inspektora ochrony danych. Wyznaczenie go zawsze zwiększa bezpieczeństwo organizacji, przy czym w niektórych przypadkach jest to także obowiązek prawny. Artykuł 37 ust. 1 RODO przewiduje obowiązek wyznaczenia IOD w określonych przypadkach:

• •jeżeli organizacja jest organem lub podmiotem publicznym i przetwarza dane osobowe (z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości);
• •jeżeli główna działalność organizacji polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
• •jeżeli główna działalność organizacji polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO.

Gdy wyznaczysz Inspektora Ochrony Danych, masz 14 dni, aby zgłosić to Prezesowi UODO. W zgłoszeniu wskaż imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora, a także:

• •imię i nazwisko oraz adres zamieszkania – gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna;
• •firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna, która prowadzi działalność gospodarczą;
• •pełną nazwę oraz adres siedziby;
• •numer identyfikacyjny REGON – jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

Tak, możesz wyznaczyć jednego Inspektora Danych Osobowych dla kilku firm, które stanowią grupę kapitałową. W ODO 24 specjalizujemy się w outsourcingu IOD dla grup kapitałowych. Podpowiemy Ci, jak ustawić taki proces.

Istnieje kilka szczególnych sytuacji, kiedy to, aby wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych jest obowiązkowe. Musisz jednak mieć na uwadze, że pojęcia takie jak "główna działalność", "regularne i systematyczne monitorowanie" czy "na dużą skalę" pozostawiają duże pole do interpretacji. Dlatego rekomendujemy, aby każda organizacja kilkukrotnie zastanowiła się, czy nie jest dla niej bezpieczniej, aby wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych. Im większe są kwalifikacje i doświadczenie IOD, tym mniejsze ryzyko problemów, jakie mogą się pojawić w przedsiębiorstwie w kontekście danych osobowych.

Obowiązek powołania IOD jest obwarowany sankcją do 10 000 000 euro lub 2% całkowitego rocznego światowego obrotu. Dla niektórych podmiotów publicznych jest to niższa kwota – maksymalnie 100 000 złotych.

Gdy organ nadzorczy (Prezes UODO) będzie rozważał ewentualną karę administracyjną dla Twojej firmy, weźmie pod uwagę, czy wyznaczyliście osobę, która pełni funkcję IOD w organizacji. Najprawdopodobniej, Prezes UODO potraktuje to, jako oznakę, że podejmujecie w organizacji działania, których celem jest minimalizowanie ryzyka naruszenia przepisów prawa.

Bezsprzecznie ktoś, kto się na tym zna i komu będziesz w stanie zaufać. Musisz wziąć pod uwagę, że na podstawie rekomendacji właśnie tej osoby, będziesz decydować między innymi o tym:

• •co będzie zawierało pismo, które wyślesz do tysięcy swoich klientów,
• •czy zgłosić naruszenie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
• •jaki system informatyczny kupić lub co powinna zawierać Twoja aplikacja,
• •jakie zgody marketingowe odbierać od klientów.

Tak, Inspektor Ochrony Danych powinien mieć wiedzę z zakresu bezpieczeństwa IT. Jest to szczególnie ważne, gdy organizacja, dla której pracuje, przetwarza duże ilości danych lub korzysta z zaawansowanych technologii informatycznych. Wiedza o zagrożeniach dla bezpieczeństwa w obszarze IT jest bardzo ważna, ponieważ pozwala zrozumieć procesy i narzędzia, które dotyczą przetwarzania danych oraz ich zabezpieczeń. Dzięki temu IOD może sprawniej kontrolować działania z zakresu ochrony danych osobowych, a także zapobiegać incydentom bezpieczeństwa danych.

Wiedza o IT jest szczególnie ważna w kontekście cyfrowej transformacji, w której uczestniczą obecnie organizacje na całym świecie. Wraz z rozwojem technologii przetwarzanie danych staje się coraz bardziej złożone i wymaga bardziej zaawansowanych narzędzi. Dlatego też Inspektor Ochrony Danych powinien zrozumieć, jak działają narzędzia i jakie zagrożenia dla bezpieczeństwa danych oznaczają różne technologie.

Fundamentem usługi przejęcia funkcji IOD są takie elementy, jak coroczny audyt, analiza ryzyka i szkolenia personelu. Jest to zakres obowiązkowy. Natomiast, aby lepiej dopasować usługę do Twojej firmy, zawsze możemy rozszerzyć jej zakres o dodatkowe elementy. Na przykład: testy penetracyjne, audyty w podmiotach przetwarzających czy szkolenie, które kierujemy do zarządu.

Informacje, w tym dane osobowe, należą do najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Jeśli doprowadzicie w organizacji do utraty lub niezamierzonego udostępnienia danych osobom trzecim, możecie ponieść nieodwracalne konsekwencje. Takie przypadki mogą nadszarpnąć reputację Waszej organizacji, spowodować spadek zaufania klientów, a także ryzyko dotkliwych sankcji administracyjnych.

Dlatego, aby zadbać o bezpieczeństwo danych w organizacji, powinniście wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych. Jeśli w Waszej organizacji nie ma eksperta z tej dziedziny, skutecznym rozwiązaniem jest powierzyć tę funkcję ekspertom w ramach outsourcingu. Jeśli chcesz połączyć z nami swoje siły w tym zakresie, skontaktuj się z nami.

Brakuje jednoznacznych wytycznych, które wskazywałyby poziom wiedzy, jaką musi mieć Inspektor Ochrony Danych. Przy wyborze kandydata, organizacja powinna jednak uwzględnić jaki jest charakter, skomplikowanie i liczba danych, które przetwarza. Oznacza to, że Inspektor Ochrony Danych powinien znać zakres krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych osobowych oraz mieć praktykę w tej dziedzinie. Dogłębna znajomość procesów, które dotyczą przetwarzania danych osobowych, systemów IT oraz zabezpieczeń stosowanych w organizacji to wręcz podstawowe wymagania względem inspektora. Powinien on odznaczać się także wysokim poziomem etyki zawodowej. W przypadku organów i podmiotów publicznych IOD powinien również wykazywać się znajomością procedur administracyjnych i przepisów, które regulują zasady funkcjonowania jednostki.

Wybór osoby, która ma pełnić funkcje IOD, nie jest łatwy dla żadnej organizacji. Kandydat idealny powinien mieć wiedzę i doświadczenie, które dotyczy zarówno obszaru prawa, jak i IT. To cechy, które pozwolą zapewnić właściwy nadzór nad sposobem, w jaki organizacja przetwarza dane osobowe. Co ważne, Inspektorem Ochrony Danych może zostać zarówno pracownik organizacji, jak i osoba z zewnątrz (outsourcing).

Jeśli zależy Ci na tym, aby zapewnić najwyższą jakość wykonania zadań IOD, możesz zatrudnić zespół pracowników. Alternatywnym i racjonalnym rozwiązaniem jest skorzystać z outsourcingu. Niezaprzeczalną zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do ogromnej wiedzy i doświadczenia wyspecjalizowanej firmy doradczej. Warto pamiętać, że w przypadku outsourcingu organizacja zyskuje wsparcie nie jednego, lecz wielu ekspertów, którzy specjalizują się w różnych aspektach ochrony danych.

Outsourcing to współpraca z firmą zewnętrzną, której Twoja firma zleca usługi, aby realizować konkretny cel biznesowy. Specjalizacja stanowi kluczową zaletę firmy outsourcingowej. Jeśli więc w Twojej organizacji brakuje wyspecjalizowanej wiedzy, na przykład w dziedzinie ochrony danych osobowych, outsourcing jest świetnym rozwiązaniem. To również efektywniejsze wykorzystanie czasu– zewnętrzni eksperci pracują tylko wtedy, gdy są Ci naprawdę potrzebni, niekoniecznie na pełnym etacie. To także optymalizacja kosztów – outsourcing jest mniej kosztowny niż dodatkowe etaty. Co więcej, w przypadku outsourcingu możesz zrezygnować też z czasochłonnego procesu selekcji potencjalnych kandydatów do pracy, ich szkoleń i zakupu sprzętu.

Cel to uwolnić część środków i zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki temu organizacja skupia się na swoim podstawowym przedmiocie działalności oraz na tym, aby podnosić efektywność. To dobry sposób, aby uzyskać przewagę nad innymi konkurentami na rynku.

Ceny outsourcingu IOD (RODO) są zazwyczaj znacznie niższe niż koszty zatrudnienia wewnętrznego Inspektora Ochrony Danych. Gdy wynajmiesz zewnętrzną firmę, która oferuje specjalistyczne usługi, możesz liczyć na to, że dzięki wieloletniej praktyce będzie realizowała zadania szybko i na wysokim poziomie merytorycznym.

Miesięczna cena outsourcingu IOD (RODO) różni się z uwagi na zmienność wielu czynników. Są nimi na przykład: zakres usług, wielkość firmy, rodzaj przetwarzanych danych osobowych, branża, liczba pracowników czy też stopień złożoności przetwarzanych danych. Jeśli wybierasz ofertę wyłącznie na podstawie ceny, musisz pamiętać, że może być ona wprost proporcjonalna do ceny. Niektóre firmy mogą oferować niższe ceny, ale mogą nie mieć odpowiedniego doświadczenia lub oferować mniejszy zakres usług. W dłuższej perspektywie może prowadzić to do wyższych kosztów lub generować poważne ryzyka.

Profesjonalny outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych oraz bieżące wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych zwiększają bezpieczeństwo Twojej organizacji. Dzięki temu masz większą pewność, że spełniasz restrykcyjne wymogi w zakresie ochrony danych osobowych. To dobry sposób, aby zyskać więcej czasu na działania operacyjne.

Pamiętaj: wsparcie ekspertów może okazać się kluczowe w krytycznych sytuacjach. To takie przypadki, jak incydent naruszenia ochrony danych, wyciek danych i inne zagrożenia w zakresie cyberbezpieczeństwa czy kontrola organu nadzorczego.

Skorzystaj z formularza kontaktowego i prześlij nam swoje pytanie. W dni robocze, odpowiedź otrzymasz w ciągu 24 godzin.