Wzory dokumentacji DODO
w ramach szkolenia DODO od podstaw

Umowa powierzenia danych osobowych do przetwarzania stanowi mechanizm, dzięki któremu administrator jest w stanie zlecić wyspecjalizowanemu podmiotowi realizację usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych (m.in. archiwizacja dokumentów, obsługa IT, niszczenie nośników danych). Przygotowany dla Państwa dokument zawiera wszystkie elementy, o których mowa w art. 34 ustawy DODO, uzupełnione o szereg praktycznych, probiznesowych zapisów.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych stanowi wyraz woli administratora do określenia zakresu danych, do których dana osoba może mieć dostęp, oraz potwierdzenia, że zapewnia ona bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych.

Oświadczenie stanowi narzędzie, za pomocą którego osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych deklaruje, iż zachowa w poufności zarówno dane osobowe, do których uzyskała dostęp w trakcie wykonywania obowiązków na rzecz administratora, jak i znane jej środki ich ochrony (na poziomie technicznym i organizacyjnym).

Protokół zniszczenia informatycznych nośników danych dokumentuje proces ich utylizacji. Wskazuje on urządzenia, które zostały zniszczone, sposób ich dezintegracji lub usunięcia informacji oraz osoby, które brały w nim udział.

Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych to organizacyjny środek ochrony danych osobowych pozwalający zachować kontrolę nad procesem przetwarzania danych osobowych. Ewidencja obejmuje następujące pola informacyjne:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej,
• datę udzielenia i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
• identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie teleinformatycznym.

Porozumienie o współadministrowaniu to pisemne porozumienie pomiędzy poszczególnymi współadministratorami, określające podział obowiązków między nimi w zakresie wymaganym przez art. 33 ustawy DODO.

Wykaz kategorii czynności przetwarzania to dokument, który ma pomóc administratorowi danych usystematyzować procesy przetwarzania danych w organizacji i sprawować kontrolę nad ich przebiegiem. Art. 35 ustawy DODO precyzuje, że taki wykaz powinien wskazywać m.in. cele przetwarzania, kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, opis kategorii osób, których dane osobowe dotyczą, oraz kategorii danych osobowych, a także podstawę prawną operacji przetwarzania. Wykaz będzie musiał zostać udostępniony na każde wezwanie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a nieoficjalnie mówi się o nim jako o pierwszym dokumencie, o który organ nadzorczy z pewnością poprosi, przeprowadzając kontrolę w organizacji.

Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do prowadzenia wykazu kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora. Dokument porządkuje operacje przetwarzania wykonywane w imieniu poszczególnych administratorów, co pozwala skutecznie nimi zarządzać m.in. w sytuacji zaistnienia naruszenia ochrony danych osobowych.

Rejestr to dokument pozwalający sprawnie zarządzać procesem realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz wykazać realizację obowiązków administratora w tym zakresie (np. na potrzeby kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).