Współpraca deweloperów z agencjami nieruchomości

Na branżę nieruchomości składa się w szczególności działalność prowadzona przez deweloperów, pośredników w obrocie nieruchomościami, zarządców nieruchomości oraz wszelkie, szeroko pojęte kwestie związane ze wspólnotami mieszkaniowymi. Nie ulega wobec tego wątpliwości, iż branża nieruchomości jest jedną z większych gałęzi gospodarki, pozostających w stałym i nierozerwalnym związku z zagadnieniem ochrony danych osobowych. W niniejszym artykule, choć z pewnością nie uda się dogłębnie omówić wszystkich kwestii, omówionych zostanie kilka zagadnień związanych z relacją deweloper – pośrednik w obrocie nieruchomościami. Każdy proces budowlany styka się z zagadnieniami związanymi z ochroną danych osobowych na wielu płaszczyznach. Najbardziej newralgicznym punktem jest moment, w którym dochodzi do pierwszego kontaktu z potencjalnymi klientami. Początkiem całego procesu jest jednak kontakt dewelopera z pośrednikiem w obrocie nieruchomościami.

Jeżeli zainteresowana osoba nawiąże kontakt za pośrednictwem danych zawartych w ogłoszeniu, z pewnością trafi do jednego z biur pośrednictwa. W tym właśnie momencie, jeszcze nawet przed podpisaniem ewentualnej umowy obejmującej czynności pośrednictwa, pośrednik przekazuje dane osobowe potencjalnego klienta deweloperowi. Od tego zgłoszenia zależy czy pośrednikowi będzie należne wynagrodzenie z tytułu pośrednictwa. Jeśli bowiem okaże się, iż określona osoba znajduje się już w zbiorze klientów prowadzonym przez dewelopera, gdyby klient nabył od niego nieruchomość, pośrednikowi nie będzie należne wynagrodzenie za wyszukanie klienta..

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET

W konsekwencji cały proces sprowadza się do tego, iż im szybciej dane potencjalnego klienta zostaną przekazane przez pośrednika deweloperowi, tym większa pewność, iż w zbiorze danych klientów dewelopera określonej osoby (jej danych osobowych) jeszcze nie będzie i tym samym w przypadku kupienia przez daną osobę określonego mieszkania / domu wynagrodzenie pośrednikowi będzie należne. Właśnie w tym miejscu dochodzi najczęściej do naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, gdyż w ferworze poszukiwania potencjalnych klientów kwestie związane z ochroną  danych osobowych schodzą często na plan dalszy. W chwili gdy klient nawiązuje kontakt z pośrednikiem w obrocie nieruchomościami i ten ostatni decyduje się na przekazanie danych osobowych klienta deweloperowi, powinien on uzyskać na to zgodę osoby, której dane będą przekazywane. Zgodnie z ustawą z dnia29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182, dalej zwana „Ustawą”) przetwarzanie danych osobowych, a więc również ich przekazywanie, dopuszczalne jest w przypadkach wskazanych w tejże Ustawie, tj.  w art. 23. Jedną z podstaw upoważniających administratora danych do ich przetwarzania jest zgoda osoby, której dane będą przekazywane. W konsekwencji należy wskazać, iż jeżeli nie występuje żadna inna przesłanka przetwarzania, a więc także przekazania danych osobowych, konieczne jest uzyskanie zgody osoby, której dane dotyczą. W omawianym stanie faktycznym nie ulega jednak wątpliwości, iż proces przekazania danych osobowych odbywa się najczęściej poza wiedzą i wolą osoby potencjalnie zainteresowanej zawarciem umowy sprzedaży. Należy także zwrócić uwagę, iż w omawianym przypadku zdaje się nie zachodzić żadna inna z podstaw umożliwiających przekazanie danych niż właśnie uzyskanie zgody. Podstawy takiego przekazania nie może stanowić konieczność realizacji umowy (art. 23 ust. 1 pkt 3 Ustawy, tj. przetwarzanie danych jest dopuszczalne celem realizacji umowy gdy osoba, której dane dotyczą jest jej stroną), gdyż nawet w przypadku istnienia już zawartej umowy pośrednictwa z potencjalnym klientem trudno byłoby znaleźć uzasadnienie, iż przekazanie takie mieści się w celu, jakim jest jej realizacja. Przekazanie takie następuje bowiem w celu realizacji umowy zawartej pomiędzy biurem pośrednictwa a deweloperem, a więc umowy, której stroną nie jest klient zainteresowany zawarciem umowy sprzedaży. Przekazanie danych osobowych potencjalnego klienta deweloperowi staje się co prawda na pewnym etapie konieczne i jest działaniem podejmowanym w celu realizacji umowy pośrednictwa zawartej pomiędzy pośrednikiem a klientem, lecz działanie takie nie jest uzasadnione na samym początku współpracy, zwłaszcza, iż w rzeczywistości przekazanie to następuje często niezależnie od tego, czy umowa pośrednictwa w ogóle ostatecznie zostanie zawarta i czy zainteresowanie klienta wykroczy poza ramy uzyskania wstępnej informacji o ofercie.  

W tym miejscu należy również zaznaczyć, iż choć Ustawa nie stanowi o tym, w jakiej formie zgoda na przekazanie danych osobowych, w tym wypadku deweloperowi, powinna zostać wyrażona, to należy przyjąć, że rozsądnym działaniem, w najszerszy sposób zabezpieczającym interesy zarówno biura pośrednictwa jak i dewelopera, byłoby uzyskanie takiej zgody od klienta w formie pisemnej lub choćby mailowej. Można również dodać, iż wzór takiego oświadczenia klienta zawierającego zgodę stanowi nierzadko załącznik do umów zawieranych pomiędzy biurami pośrednictwa a deweloperami. Doświadczenie jednak wskazuje, że o istnieniu takiego oświadczenia zapominają zarówno osoby reprezentujące dewelopera jak i pośrednicy w obrocie nieruchomościami.

Inną kwestią, którą warto poruszyć, jest zakładanie przez deweloperów spółek celowych dla wykonania określonej inwestycji. Na tle ustawy o ochronie danych osobowych takie spółki stanowią odrębne podmioty gospodarcze, nawet jeśli występują pomiędzy nimi silne powiązania. W konsekwencji oznacza to, iż przekazywanie danych osobowych pomiędzy takimi podmiotami może mieć miejsce jedynie na zasadach ogólnych, a więc jeżeli klienci wyrażą na to zgodę, bowiem można przyjąć, iż żadna inna podstawa prawna przetwarzania nie znajdzie w tym przypadku zastosowania. Zagadnienie to może okazać się szczególnie problematyczne zwłaszcza, gdy spółka celowa chciałaby skorzystać z bazy danych klientów innego podmiotu z nią powiązanego dla własnych celów marketingowych.

Jedynie na marginesie można podnieść, iż zagadnienie ochrony danych osobowych w podmiotach ze sobą powiązanych charakteryzuje się znaczną doniosłością na tle aktualnego stopnia rozwoju gospodarczego. Traktowanie przez ustawę spółek, pomiędzy którymi istnieją silne powiązania, jak podmiotów zupełne ze sobą nie związanych wstrzymuje możliwość ich rozwoju. Ustawodawca nie dostrzegł również, iż takie podmioty nierzadko korzystają w ogóle z jednej bazy danych osobowych klientów, a co za tym idzie dostęp do danych osobowych zgromadzonych przez jeden podmiot mają również osoby upoważnione z innych podmiotów tworzących np. grupę kapitałową. Milczenie ustawy w tym przedmiocie powoduje, iż podmioty te, pomimo powiązań, muszą być traktowane jak spółki zupełnie sobie obce. Rozwiązania tej sytuacji w żadnym razie nie stanowi ewentualne zawarcie przez takie podmioty przewidzianej ustawą umowy powierzenia, gdyż na mocy takiej umowy podmiot, któremu dane do przetwarzania powierzono może je przetwarzać jedynie dla celów administratora danych i na jego rzecz, a w żadnym razie nie dla własnych celów.

RODO. Wspracie się przydaje!

Nie sposób nie zauważyć, że znaczenie ustawy o ochronie danych osobowych stale rośnie, co w konsekwencji prowadzi do wniosku, że ochrona danych osobowych staje się jedną w ważniejszych kwestii leżących w zakresie zainteresowania wszelkich podmiotów będących administratorami danych osobowych. Dla spółek z branży nieruchomości, zwłaszcza tych większych i bardziej znanych, zagadnienie to staje się również istotne z punktu widzenia ochrony ich wizerunku i renomy. Warto więc dołożyć należytej staranności celem jak najlepszego zabezpieczenia danych osobowych klientów i potencjalnych klientów, w tym dbać o to, aby dane osobowe były nie tylko zbierane zgodnie z prawem, ale również zgodnie z obowiązującym prawem przetwarzane.

Czytaj także:

-
4.36/5 (45) 1
Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-812) przy ul. Kamionkowskiej 45. Twoje dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi biuletyn informacyjny na zasadach określonych w Regulaminie ŚUDE. Więcej informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci praw uzyskasz w Polityce prywatności.
Potwierdź swój adres e-mail
Wejdź na swoją skrzynkę pocztową, otwórz wiadomość od ODO 24 i potwierdź adres e-mail, klikając w link.
Jeżeli nie znajdziesz naszej wiadomości - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Oznacz jako wiadomość pożądaną”).
Odbierz bezpłatny pakiet 4 poradników
i 4 szkoleń e-learningowych RODO
4x4 - Odbierz bezpłatny pakiet 4 poradników i 4 szkoleń RODO
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-812) przy ul. Kamionkowskiej 45. Twoje dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi biuletyn informacyjny na zasadach określonych w Regulaminie ŚUDE. Więcej informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci praw uzyskasz w Polityce prywatności.
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o. o. >>>