Privacy in team communication apps - what to look out for?

Team communication is the cornerstone of effective working, and the popularity of tools such as Teams, Slack and Zoom continues to grow. However, using communication apps comes with a significant challenge - protecting privacy and personal data. Do you know what risks may arise and how to prevent them in order to comply with the requirements of RODO?

Why is this important?

Many communication applications collect and process personal data such as email addresses, names, contact details and sometimes even call recordings. When employees exchange documents or discuss customer data, there is a risk of confidential information being disclosed to unauthorised parties. Without the right safeguards, your business could be exposed to privacy breaches and, as a result, hefty fines for violating the DPA.

What are the risks?

  • Unauthorised access to data
    Outsiders or unauthorised employees can gain access to confidential information if privacy and channel availability settings are incorrectly configured.
  • Recording and storing conversations
    Often meetings are recorded, creating privacy risks, especially if files are poorly secured or stored for too long.
  • Disclosure of data by accident
    Accidentally sending documents or messages with personal data to the wrong channel or to unauthorised people is one of the most common risks in communication applications.

What can you do?

  1. Secure access to channels
    Configure channels and groups so that only authorised users have access to confidential information. Employees should be aware that open channels can be viewed by a larger group of people.
  2. Control the recording of meetings
    Always inform participants before recording a meeting and store recordings in accordance with your data retention policy. Remember to delete them after the period that is actually necessary.
  3. Use encryption and strong passwords
    Privacy settings and encryption in communication applications increase data protection against unauthorised access. Use strong passwords and two-factor authentication (2FA).
  4. Be careful when sending documents
    Only send personal data files in secure environments - use encrypted sharing. Sending them in inappropriate locations may risk disclosure of data.

Remember

Communication apps are a convenient tool, but their careless use can lead to privacy breaches. Regular training and implementation of data protection policies are key steps to keeping your company's information secure.

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-812) przy ul. Kamionkowskiej 45. Twoje dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi biuletyn informacyjny na zasadach określonych w Regulaminie ŚUDE. Więcej informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci praw uzyskasz w Polityce prywatności.
Potwierdź swój adres e-mail
Wejdź na swoją skrzynkę pocztową, otwórz wiadomość od ODO 24 i potwierdź adres e-mail, klikając w link.
Jeżeli nie znajdziesz naszej wiadomości - sprawdź w folderze SPAM. Aby w przyszłości to się nie powtórzyło oznacz wiadomość jako pożądaną (klikniknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Oznacz jako wiadomość pożądaną").
Odbierz bezpłatny pakiet 4 poradników
i 4 szkoleń e-learningowych RODO
4x4 - Odbierz bezpłatny pakiet 4 poradników i 4 szkoleń RODO
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-812) przy ul. Kamionkowskiej 45. Twoje dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi biuletyn informacyjny na zasadach określonych w Regulaminie ŚUDE. Więcej informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci praw uzyskasz w Polityce prywatności.
Administratorem Twoich danych jest ODO 24 sp. z o. o. >>>