Dokumentacja medyczna ucznia a akcja szczepień na COVID-19 w szkołach

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Edukacji i Nauki, na wrzesień zaplanowana została akcja szczepień dzieci w wieku powyżej 12. roku życia. W związku z powyższym pojawiło się wiele wątpliwości odnośnie roli pielęgniarek środowiska nauczania lub higienistek szkolnych oraz prowadzonej przez nie dokumentacji medycznej uczniów, a w szczególności, czy po stronie podmiotu świadczącego na rzecz szkoły usługi z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej ucznia leżą szczególne obowiązki związane z dokumentowaniem szczepień na COVID-19 przeprowadzanych w ramach ww. akcji oraz przetwarzaniem danych osobowych związanych ze szczepieniami.

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Zgodnie z wytycznymi dla dyrektorów szkół i placówek opublikowanymi przez Ministerstwo Edukacji i Nauki, szczepienia są przeprowadzane przez punkty szczepień, tj. z reguły przez podmioty medyczne biorące udział w Narodowym Programie Szczepień. Do szczepień może dojść na terenie szkoły w trybie mobilnym lub w istniejącej już placówce stacjonarnej.

Akcja ta zostanie przeprowadzona zgodnie z następującym harmonogramem:

  • I tydzień września (01.09 – 05.09) - tydzień informacyjny,
  • II tydzień września (06.09 – 12.09) - tydzień przygotowania do szczepień,
    podczas którego zbierane są zgody opiekunów prawnych na szczepienia,
  • III tydzień września (13.09 – 19.09) - tydzień szczepień.

Dokumentacja z zakresu opieki zdrowotnej nad uczniami

W praktyce ukuło się pojęcie Karty zdrowia ucznia. Obecnie to jest nic innego, jak część dokumentacji medycznej przechowywanej przez pielęgniarkę środowiska nauczania lub higienistkę, na którą składa się karta profilaktycznego badania ucznia i dokumentacja indywidualna ucznia. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej ucznia będzie podmiot, w którym pielęgniarka lub higienistka jest zatrudniona lub wykonuje zawód.

Zakres powyższej dokumentacji reguluje rozdział VI rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2020 r. poz. 666 ze zm.). W związku z treścią tego aktu prawnego zakres tej dokumentacji kształtuje się następująco:

  1. Karta profilaktycznego badania ucznia zawiera:
    a. oznaczenie podmiotu;
    b. oznaczenie pacjenta;
    c. oznaczenie osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych oraz osoby kierującej na badanie diagnostyczne, konsultację lub leczenie;
    d. informacje dotyczące stanu zdrowia lub stanu funkcjonowania oraz procesu diagnostycznego, leczniczego, pielęgnacyjnego lub rehabilitacji;
    e. informacje dotyczące stanu zdrowia i istotnych chorób oraz problemów zdrowotnych ucznia, w szczególności występujących w okresie 12 miesięcy przed badaniem;
    f. informacje o problemach zdrowotnych zgłaszanych przez rodziców lub przedstawiciela ustawowego ucznia;
    g. informacje pielęgniarki środowiska nauczania i wychowania lub higienistki szkolnej o uczniu, w szczególności wyniki testów przesiewowych oraz informacje dotyczące wysokości i masy ciała ucznia, funkcjonowania narządu wzroku i słuchu, rozwoju układu ruchu, ciśnienia tętniczego krwi;
    h. wyniki badania lekarskiego ucznia, w szczególności dotyczące wzrastania i rozwoju ucznia, stanu odżywienia, dojrzewania płciowego według skali Tannera od klasy III szkoły podstawowej, rozwoju psychospołecznego, funkcjonowania układów i narządów, stwierdzone problemy zdrowotne;
    i. zalecenia dotyczące udziału ucznia w zajęciach wychowania fizycznego i ewentualnych ograniczeń w tym zakresie oraz inne zalecenia lekarza podstawowej opieki zdrowotnej.
  2. dokumentacja indywidualna ucznia prowadzona przez pielęgniarkę środowiska nauczania i wychowania lub higienistkę szkolną zawiera:
    a. oznaczenie podmiotu;
    b. oznaczenie pacjenta;
    c. oznaczenie osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych oraz osoby kierującej na badanie diagnostyczne, konsultację lub leczenie;
    d. informacje o przebytych chorobach i problemach zdrowotnych ucznia;
    e. informacje o innych problemach mających wpływ na zdrowie ucznia;
    f. wyniki przeprowadzanych testów przesiewowych.

Funkcja IOD - to się dobrze przekazuje

Wpisów w karcie profilaktycznego badania ucznia dokonuje lekarz POZ wybrany przez ucznia albo jego przedstawiciela ustawowego oraz pielęgniarka środowiska nauczania i wychowania lub higienistka szkolna sprawująca profilaktyczną opiekę zdrowotną nad uczniami w szkole. Ponadto w karcie profilaktycznego badania ucznia znajdą się informacje lekarza POZ i lekarza dentysty – przekazywane za zgodą rodziców albo pełnoletnich uczniów – w zakresie niezbędnym do realizacji profilaktycznej opieki zdrowotnej i stomatologicznej.

Informacje przekazywane przez lekarza POZ dotyczą rozpoznania, sposobu leczenia, rokowania, ordynowanych leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobów medycznych, w tym okresu ich stosowania i sposobu dawkowania oraz wyznaczonych wizyt, udzielonych i zaplanowanych świadczeń opieki zdrowotnej, w tym w innych niż podstawowa opieka zdrowotna zakresach świadczeń opieki zdrowotnej, niezbędnych do realizacji profilaktycznej opieki zdrowotnej nad uczniami.

Czy istnieje obowiązek dokumentowania szczepień ochronnych w dokumentacji medycznej ucznia?

Należy w tym miejscu wskazać, że rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie zakresu i organizacji profilaktycznej opieki zdrowotnej nad dziećmi i młodzieżą z dnia 22 grudnia 2004 r. (Dz.U. Nr 282, poz. 2814), zawierało wprost obowiązek prowadzenia szczepień ochronnych przez pielęgniarki lub higienistki, w tym prowadzenie stosownej dokumentacji w tym zakresie. Rozporządzenie to zawierało wzór dokumentacji medycznej z rubrykami dotyczącymi przebytych szczepień ochronnych. Akt ten został zmieniony rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 21 marca 2007, które uchyliło jednostki redakcyjne zawierające obowiązek przeprowadzenia szczepień przez pielęgniarki lub higienistki oraz uchyliło część dotyczącą szczepień ochronnych.

Od wejścia w życie Ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o opiece zdrowotnej nad uczniami (Dz.U. z 2019 r. poz. 1078 ze zm.) kwestie związane z profilaktyką zdrowotną uczniów są regulowane tym aktem, a zakres świadczeń opieki zdrowotnej wykonywanych przez pielęgniarkę środowiska nauczania i wychowania albo higienistkę szkolną wskazany jest w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 24 września 2013 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej z dnia 24 września 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 1248 ze zm.). Kwalifikacja i przeprowadzanie szczepień ochronnych znajduje się w zakresie świadczeń lekarza POZ, a ustawodawca już nie zapewnia wzorów dokumentacji medycznej ucznia. Merytorycznie poprawne propozycje takich wzorów publikowane są np. przez Instytut Matki i Dziecka.

Analiza aktualnego stanu prawnego, w szczególności rozporządzenia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania wraz z zakresem świadczeń gwarantowanych pielęgniarki lub higienistki szkolnej prowadzi do konkluzji, że brak jest wyraźnego obowiązku wpisywania szczegółowych informacji o przebytych szczepieniach ochronnych (obowiązkowych i zalecanych). Nie wyklucza to jednak zawierania w dokumentacji medycznej ucznia informacji o stanie zdrowia, w tym odbytych szczepieniach lub niepożądanych odczynach poszczepiennych, zebranych przez lekarza POZ albo pielęgniarkę lub higienistkę w toku wywiadu medycznego w ramach profilaktyki zdrowotnej ucznia.

Ważne
Jak wskazuje się w dokumencie „Standardy postępowania i metodyka pracy pielęgniarki szkolnej. Podręcznik dla pielęgniarek i higienistek szkolnych” przygotowanym przez Instytut Matki i Dziecka: „Pielęgniarki szkolne nie mają aktualnie obowiązku zbierania informacji dotyczących przeprowadzonych szczepień ochronnych u dzieci i młodzieży, które znajdują się pod ich opieką. Warto jednak, by posiadały wiedzę na temat uodpornienia przeciw chorobom zakaźnym uczniów, uczęszczających do szkoły, w której pielęgniarka sprawuje opiekę, dokonując analizy wpisów z książeczki szczepień. W przypadku braku obowiązujących szczepień u ucznia należy zachęcić rodziców, aby zgłosili się ze swoim dzieckiem do poradni w celu uzupełnienia szczepienia” (str. 216).

Szczególna dokumentacja szczepień na COVID-19

Co do zasady szczepienia ochronne obowiązkowe dokumentuje się w karcie uodpornienia, książeczce szczepień oraz dokumentacji medycznej; w przypadku szczepień zalecanych będzie to dokumentacja medyczna, karta uodpornienia (jeśli znajduje się w placówce, w której się szczepimy) oraz fakultatywnie, na wniosek pacjenta, Międzynarodowa Książeczka Szczepień.

E-learning RODO to już standard!

Pracownicy zdobywają wiedzę o ochronie danych, przystępnie i praktycznie. Testy końcowe potwierdzają efekty szkolenia,a zaświadczenie je dokumentuje.
ZOBACZ WIĘCEJ
Co się tyczy szczepień na COVID-19, oprócz ogólnej dokumentacji prowadzonej przez punkt szczepień, przepisy przewidują szczególną dokumentację, która składa się ze skierowania na szczepienie, Karty Szczepień oraz zaświadczenia o szczepieniu. Dodatkowo rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/954 z 14 czerwca 2021 r. w sprawie ram wydawania obywatelom państw trzecich legalnie przebywającym lub zamieszkującym na terytoriach państw członkowskich w czasie pandemii COVID-19 interoperacyjnych zaświadczeń o szczepieniu, o wyniku testu i o powrocie do zdrowia w związku z COVID-19 (unijne cyfrowe zaświadczenie COVID) oraz weryfikowania i uznawania takich zaświadczeń (tekst mający znaczenie dla EOG)( Dz.U. L 211 z 15.6.2021, str. 24–28) wprowadziło unijne cyfrowe zaświadczenie COVID, które umożliwia wydawanie zaświadczenia o szczepieniu uznawanego przez pozostałe państwa członkowskie UE.

Dokument ten faktycznie zastąpił zaświadczenie, o którym mowa w krajowych przepisach o dokumentacji medycznej. Wszystkie te dokumenty mają przede wszystkim postać elektroniczną i prowadzone są za pomocą Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych lub Internetowego Konta Pacjenta (w przypadku skierowania, które można pobrać przez IKP i zaświadczenia), gdzie administratorem danych osobowych jest Minister Zdrowia. Wystawienie Karty Szczepień zwalnia z obowiązku zamieszczenia informacji o szczepieniu w karcie uodpornienia i wykazie zabiegów, a zamieszczenie w niej wpisu o kwalifikacji na szczepienie zwalnia z obowiązku wystawienia zaświadczenia o zakwalifikowaniu.

Oznacza to, że niezależnymi administratorami danych osobowym szczepionych pacjentów w ramach akcji szczepień w szkołach (uczniów, pracowników szkoły i najbliższej rodziny ucznia) są podmiot prowadzący punkt szczepień oraz Minister Zdrowia.

Podsumowanie

W konsekwencji powyższej analizy należy wskazać, że nie ma wyraźnego obowiązku odnotowywania szczepień na COVID-19 w dokumentacji medycznej ucznia, a także podstawy do przekazywania takich informacji pomiędzy podmiotem prowadzącym punkt szczepień a podmiotem sprawującym opiekę zdrowotną nad uczniami. Do odnotowania tej informacji może dojść w toku wymiany informacji pomiędzy pielęgniarką lub higienistką szkolną a zespołem bądź lekarzem POZ lub w ramach wywiadu medycznego przeprowadzonego w ramach podstawowej opieki zdrowotnej przez lekarza POZ lub profilaktyki zdrowotnej ucznia. Informacje te nie mogą jednak posłużyć np. do segregacji uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych.

Administratorem danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej ucznia będzie podmiot odpowiedzialny za opiekę zdrowotną nad uczniami w danej placówce, a administratorami danych związanych z procesem szczepienia na COVID-19 będą: podmiot prowadzący punkt szczepień oraz Minister Zdrowia w zakresie dokumentacji przetwarzanej w dedykowanych systemach teleinformatycznych.

Czytaj także:

Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".